Wo kann eine laut Log zugestellte Email abgeblieben sein?

[maxritti]

Hallo Notesgemeinde,

die Tage bekam ich ein Ticket auf den Tisch, wo ein Benutzer eine Email in seinem Postfach nicht findet, die ihm aber zugesendet wurde, so versicherte der Absender.
Da habe ich brav in der log.nsf des Mailservers für den Benutzer gesucht und da steht brav drin:

Router: Message 004A4991 delivered to Benutzername/ORG

Daraufhin habe ich mal mit dem Benutzer geschaut.
Die Mail von dem Zeitpunkt ist nicht da. Und er versichert, dass er die nicht gelöscht hat, da er zu dem Zeitpunkt Urlaub hatte.
Daraufhin holte ich die DB mal aus der Datensicherung von dem Abend als die Mail zugestellt wurde (laut Log) lokal auf einen Klient.
Und auch da ist die Mail nicht drin, auch nicht im Trash. Dort hätte sie ja sein müssen, wenn er diese doch gelöscht hätte.
Denn 48 Stunden werden die Mails vorgehalten.

Als nächsten Schritt habe ich eine Ansicht gebaut, die die letzten 8 Zeichen der DocumentUniqueID anzeigen.
Denn das soll dann die id aus der Log.nsf sein:

http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21158584

Aber auch damit ist die Mail nicht auffindbar.

Regeln und Agenten gibt es in der DB nicht. Auch haben andere Benutzer keine Rechte auf das Postfach von dem Benutzer.

Hat dazu jemand einen Tipp, wo die Mail abgeblieben ist?
Bin momentan ein wenig ratlos... 

[Tode]

Das könnte eine per Regel gelöscht Mail sein...

[(h)uMan]

Hat der Benutzer eventuell Zugriff via mobilen Client (Traveler) und dort gelöscht?

Mail deleted on a mobile device does not appear in the Trash folder on a Notes client with a local replica.
   
This issue applies to IBM Traveler 9.0.1.3 and higher versions.

If you are using a Notes client with a local replica (or a managed mail replica), then mail deleted on the mobile device may not appear in the Trash folder on your local mail replica. If you are using a local replica and cannot find a mail message in the Notes client trash, you should be able to find it in the Trash folder of the same mail database on your Domino server. This case only exists for messages that are deleted by a client other than the Notes client (such as an IBM Traveler client or an iNotes client) prior to the message replicating to the local Notes client replica.

siehe https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/de/SSYRPW_9.0.1/GeneralLimitations.html

[maxritti]

Danke für Eure Ideen.

Das könnte eine per Regel gelöscht Mail sein...

Eine Regel im Postfach gibt es nicht.
Serverregeln werde ich morgen mal schauen. Kann ich mir aber nicht wirklich vorstellen. Die hätten wir dann das erste mal.

Hat der Benutzer eventuell Zugriff via mobilen Client (Traveler) und dort gelöscht?

Mail deleted on a mobile device does not appear in the Trash folder on a Notes client with a local replica.
   
This issue applies to IBM Traveler 9.0.1.3 and higher versions.

If you are using a Notes client with a local replica (or a managed mail replica), then mail deleted on the mobile device may not appear in the Trash folder on your local mail replica. If you are using a local replica and cannot find a mail message in the Notes client trash, you should be able to find it in the Trash folder of the same mail database on your Domino server. This case only exists for messages that are deleted by a client other than the Notes client (such as an IBM Traveler client or an iNotes client) prior to the message replicating to the local Notes client replica.

siehe https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/de/SSYRPW_9.0.1/GeneralLimitations.html

Korrekt. Er nutzt den Traveler, allerdings mit der SecurePIM Lösung.
Da habe ich es allerdings nachvollziehen können. Mail mit SecurePIM gelöscht, landet im Notesclient im Trashfolder.
Auch setzen wir keine lokalen bzw managed Replicas ein.

Eingesetzt wird der aktuellste Traveler 9.0.1.21.

Der Benutzer sagt natürlich nicht gelöscht zu haben. 

[eknori]

Da kommt die delete log funktion in Domino 10 leider zu spät. Da sieht man aber, wer / welcher Prozess wann was gelöscht hat.

[stoeps]

Du könntest mit 3rd party tools den Deletion Stub suchen / ansehen. Kann z.B. Ytria ScanEZ.

Mal in die DB Eigenschaften geschaut, ob es am betreffenden Tag Löschungen gab und von wem?

[umi]

Mailtracking ist nicht zufällig aktiviert?

[maxritti]

Du könntest mit 3rd party tools den Deletion Stub suchen / ansehen. Kann z.B. Ytria ScanEZ.

Mal in die DB Eigenschaften geschaut, ob es am betreffenden Tag Löschungen gab und von wem?

Die User Details reichen leider nicht bis zu dem Tag zurück.

Wie finde ich denn den betreffenden Deletion Stub?
In der Übersicht denke ich, dass dort das Erstellungsdatum des Deletion stubs steht.
Sehe ich denn irgendwo in den Deletion Stubs die ID, welche ich in der Log.nsf sehe?
Das ist doch mein einziger Anhaltspunkt, den ich so sehe.

Mailtracking ist nicht zufällig aktiviert?

Ist aktiv.
Aber da sehe ich nicht die Mails, welche aus dem Internet zugestellt.
Gebe ich den Benutzer im Trackingcenter als Empfänger an, so sehe ich da nur Notesmails.
Keine von Internetbenutzern.
Was mache ich da falsch?

[eknori]

Die deletion stubs kannst Du dir in ScanEZ ansehen. Da kannst du nach Zeitpunkt der Löschung suchen und siehst dann auch, wer das Dolument gelöscht hat

[CarstenH]

Gebe ich den Benutzer im Trackingcenter als Empfänger an, so sehe ich da nur Notesmails.
Keine von Internetbenutzern.
Was mache ich da falsch?

Beim Mailtrace werden die tatsächlich verwendeten Adressen protokolliert, nicht jedoch andere Alias-/Notes-Adressen.

Du musst also nach der Absender- oder Empfänger-Internet-Adresse suchen.

Tipp: es reichen in den meisten Fällen auch Namens-Teile, z.B. kann man nach Mails für 'kontakt' suchen. Wenn sowohl Notes- als auch Internetadresse mit diesem Wort beginnen erhält man sowohl die Notes- als auch die Internetmails an diese Adresse(n).

Hinweis: wenn nichts gefunden wird kann es sein, dass im An-Feld eine andere Adresse steht als die, die tatsächlich verwendet wurde. Der Mailrouter löscht die tatsächlich für die Zustellung verantwortliche Mailadresse samt dem dazugehörigen Feld 'Recipients' am Ende der erfolgreichen Zustellung aus dem Maildokument. Das Mailtrace bezieht sich ebenfalls immer auf diese Adresse.

Noch ein Hinweis: sollte die Mail im Trace mit dem Mailboxstatus 'Unbekannt' auftauchen so bedeutet das, dass sie entweder während (Mailrule) oder nach der Zustellung gelöscht und aus dem Papierkorb gelöscht wurde. Nur Mails im Papierkorb bekommen tatsächlich im Trace den Status 'Gelöscht'. Ob tatsächlich Löschungen stattfanden kann man im Aktivitätslog der DB sehen, leider aber nicht welche Dokumente gelöscht wurden. Hier hilft nur noch der bereits gegebene Tipp den Deletion Stub ausfindig zu machen.

[maxritti]

Keine Ahnung, was ich im Tracking Center falsch gemacht habe.
Aber nun sehe ich die Mail auch und zwar mit "Delivery Status" "Delivered". Somit sollte diese ja im Postfach angekommen sein.

Interessant ist nun aber, dass wenn ich das zurückgesicherte Postfach vom Abend der Mailzustellung zurücksichere, genau diese Mail nicht in der Inbox (oder über die Alle Dokumente Ansicht) finde. Andere zu ungefähr dem Zeitpunkt aber schon.

Mit scanEZ sehe ich an dem fraglichen Tag diverse Deletion Stubs. Allerdings alle mit Zeitpunkt vor der Mailzustellung der Mail.
Unter "Soft Deletion" sehe ich gar keine Stubs zu dem fraglichen Zeitpunkt.

Was ist der Unterschied zwischen "normalen" und Soft Deletion stub?

[CarstenH]

Was ist der Unterschied zwischen "normalen" und Soft Deletion stub?

Die einfache Erklärung in deinem Fall:

Mail im Papierkorb = Soft Deletion
Mail endgültig [aus dem Papierkorb] gelöscht = Deletion Stub.

Genau genommen ist die Soft Deletion kein "Stub" (deutsch: Rumpf oder Rest) sondern das komplette Dokument mit einem Zusatz-Flag, daher lassen sich soft deleted Dokumente problemlos wiederherstellen.

Ein echter Deletion Stub beinhaltet nur noch die Dok[unique]Id, Time Stamps des Dokuments wie Erstellung und Löschung und die Sequence Nr der letzten Änderung (die gleichzeitig die Löschung ist). Er enthält nicht mehr die restlichen Informationen und auch nicht den Namen der Person, die gelöscht hat. Deswegen heißt er auch Lösch Rumpf

Mehr Details z.B. hier: http://www.ytria.com/NotesDomino/helpsite/scanEZ-features-deletion-stubs

[maxritti]

Schon mal schönen Dank für Eure Hilfe und die Erläuterungen.
Da muss ich mich wohl noch was einarbeiten/einlesen.

Aber kurz und knapp müsste doch das klappen:

Nachdem ich die Mail ja im Message Tracking Center gefunden habe, habe ich mir da mal die UniqueID der Mail kopiert. Und da wirklich die 32 Zeichen, also kein Doppelpunkt oder Leerzeichen. 

Die verwende ich nun in ScanEZ um den Deletion Stub zu finden.
Da gibt es aber kein Ergebnis. Heisst für mich, dass die wohl nicht gelöscht wurde.

Ob dann das was (h)uMan geschrieben hat vielleicht auch gilt, wenn es keine Replika gibt?

Denn nach den bisherigen Kenntnissen ist das Dingen weg. 

[it898ur]

Hallo,

es wird zwar von Internetmails gesprochen - aber theoretisch möglich - und in Notes leider auch in der Praxis vorkommend wären noch Leserfelder im eingehenden Mail - die sieht man dann nur mit FullAccessAdmin.

Gruß

André

[ronka]

Ist in der zurück gesicherte datenbank den User Details noch vorhanden, sprich ist dort zu sehen WER dokumente geschrieben hat (eine löschung ist auch einen schreib aktion).

[CarstenH]

Nachdem ich die Mail ja im Message Tracking Center gefunden habe

Der Zustellstatus ist ja gut und schön aber viel, viel interessanter - was sagt denn der Mailbox-Status direkt darunter? Der sollte dich interessieren!

Desweiteren habe ich noch nicht eindeutig herausgelesen ob es mehr als eine Replik der DB oder sogar einen Cluster gibt. Dann kann es sogar sein, dass die Mail nie in der aktuellen Replik angekommen ist.

@Ronka: Löschungen werden mit ND9 separat angezeigt. Nur bei älteren Formaten gab es das noch nicht. Ich hatte auf diese Aktivitätsprotokollierung bereits hingewiesen, ist der TE aber nicht drauf eingegangen.

[maxritti]

Und es geht weiter.   

Sorry, da habe ich wirklich etwas unterschlagen.
Das Postfach liegt in der Tat in einem Dominocluster auf zwei Servern.

Unter Mailbox Status sehe ich in der Tat "Deleted".
Und in dem Aktivitätslog der DB vom Abend nachdem die Mail hätte ankommen sollen, sehe ich eine Löschung des Benutzers und 4 Löschungen des Clusterpartners, wo das Postfach liegt. Also nicht der eigentliche Mailserver.

Schaue ich nun mit der Unique Msg Id mit scanEZ in den Deletion Stubs, so ist da nichts zu finden.

[CarstenH]

Das Postfach liegt in der Tat in einem Dominocluster auf zwei Servern.

Unter Mailbox Status sehe ich in der Tat "Deleted".

Dann wirst du (höchstwahrscheinlich) die Mail auf dem anderen Server im Papierkorb der Mail-DB finden. Zumindest wenn seit Beginn unserer Diskussion der Papierkorb noch nicht entleert wurde

Hintergrund: Wenn ein Dokument per Soft Deletion gelöscht wird bevor es der Cluster repliziert hat so findet erst gar keine Replikation der Softdeletion statt!

[maxritti]

Dort ist die Mail auch nicht.
Auch nicht via ScanEZ und auch nicht in der Datenrücksicherung vom Abend des Mailankommens.
Das fragliche Datum liegt aber auch schon 22 Tage zurück.

Ich glaube ich gebe es auf. 
Mittlerweile hat der User sich die Mail auch noch mal zustellen lassen.

Aber eigentlich wüsste ich schon gerne was/wie das passiert ist.

[eknori]

Evtl mal Ben Menesi von Ytria anfragen. Evtl hat er noch eine Idee. Mail adresse über PM, wenn nicht vorhanden.