Domino 9 und frühere Versionen > ND8: Administration & Userprobleme

Löschen der gesammelten Adressen zulässig?

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Micha B:
Andreas, wir reden hier über die Recent Contacts. Ich bin immernoch der Meinung, dass dieses 'Feature' absolut unwichtig ist. Wie war es denn davor? Die Adressen, die man oft brauchte, hat man in den Kontakten gehabt. Und für mich sollte es auch so heute immernoch sein. Wieso sollte man alles sammeln?

DigitDani:
Hallo Andreas,

wir haben bisher ein nicht nur geringes Aufkommen an Anfragen gehabt, die Recent Contacts (Letzte Kontakte) mit MarvelClient zu bereinigen.
Zuerst ist es mir also nochmals wichtig zu erwähnen, dass wir hier ausschließlich über diese Art von Kontakten und nicht über die eigentlichen persönlichen Kontakte sprechen. Persönliche Kontakte zu löschen/bereinigen, wäre in der Tat ein Eingriff, der nicht so ohne weiteres als sinnvoll zu erachten wäre.

Die letzten Kontakte selektiv zu bereinigen kann durchaus Sinn machen und hier lässt sich oft auch ein Muster ermitteln, welche denn bereinigt werden sollten. Bspw. macht es überhaupt keinen Sinn, Adressen der eigenen im Unternehmen genutzten Internetdomäne(n) darin zu haben. Hier sind für Lookups serverseitige Adressbücher zu verwenden, bzw. sauber aggregierte lokale Verzeichniskataloge. Da Notes bekanntermaßen, je nach Einstellung, diese Adressen wieder den Letzten Kontakten hinzufügt, dürfen diese ruhig immer wieder bereinigt werden. Dadurch erschlägt man auch gleich diejenigen, die durch Schreibfehler des Benutzers erzeugt wurden und forthin für Zustellfehler gesorgt haben.


--- Zitat von: ascabg am 10.07.14 - 14:42:46 ---Und wer soll entscheiden, diese Adresse ist fuer User A wichtig und diese Adresse ist es nicht.
Zumal fuer User B die fuer A unwichtige Adresse ja schon wieder wichtig sein koennte oder ist.

--- Ende Zitat ---
Das ist nicht möglich, da gebe ich Dir Recht, war aber auch nicht Ziel meiner Aussage. Damit wollte ich nur aufzeigen, dass die technische Anforderung der Bereinigung durchaus Sinn machen kann. Die Holzhammermethode, bei der einfach alles gelöscht wird, heiße ich grundlegend auch nicht unbedingt gut. Vor allem empfehle ich aber die Einstellungen für die letzten Kontakte zu überdenken. Persönlich füge ich z. B. nur Adressen hinzu, an die ich selbst eine Email versendet habe. Adressen aus eingehenden Emails, möchte ich nicht darin finden. Wem ich nicht selbst geschrieben oder geantwortet habe, der ist selten von weiterer Bedeutung.

Am Ende sei aber auch trotzdem noch erwähnt, dass andere Kunden durchaus auch regelmäßig einfach alle Letzten Kontakte bereinigen wollen. Die Anforderung ist mir also nicht fremd.

Viele Grüße
Daniel

WildVirus:
Wir haben den Unfug mit diesem "Feature" erfreulicherweise in der Testphase erkannt und per Policy abgeklemmt.

Es hat auch noch kein Anwender danach gefragt, auch nicht die privat so'n komisches Auskuck haben  ;)

Nachträglich das rauszunehmen, ist kritisch. Sollte vorher offen mit Datenschutz...., Betriebs-/Personalrat abgestimmt und allen Mitarbeitern kommuniziert werden.

Idealerweise werden alle firmen-/konzerneigenen Domänen gelöscht, die anderen drin gelassen, wenn es denn nicht möglich ist, das komplett abzuschalten.

CU,
Axel

Sascha Seipp:
Moin allerseits,

zur Datenschutz-Sicht kann ich auch nix beitragen (außer der Meinung, daß automatisiert gesammelte Adressen aus meiner Sicht da auch eher nicht relevant sein sollten - ist ja auch nicht viel anders, als wenn ich z.B. nen Browser-Cache lösche o.ä.). Das ist, so denke ich, eher eine Frage, wie nett man mit seinen Usern umgeht bzgl. Funktionalitäten, die erst da und dann weg sind.

Das grundsätzliche Problem der veralteten Adressen in den Recent Contacts läßt sich aber eigentlich recht simpel lösen:
Mal vorausgesetzt, es geht eigentlich nur um Adressen aus dem eigenen NAB, und die eigene Notes-Domain oder Organisation hat einen Namen, der im Internet eher nicht auftritt (und falls doch, ist das dann halt tragisch für die paar Adressen), kann man dem Notes-Client recht simpel sagen, daß er Adressen, die einen bestimmten String (oder mehrere) im Namen haben, aus den Recent Contacts raushalten soll:
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21415228

(Parameter DPABRemoveRule bzw. DPABRemoveRuleSetting)

Da bin ich auch erst vor kurzem drübergestolpert - wir haben den Standard Client bisher noch nicht allzuweit verbreitet, aber ohne jene Option wären die Recent Contacts potentiell tödlich wg. diverser Probleme - so ist das aber recht schick. (Und diese beiden Einträge kann man z.B. mit dem MarvelClient schön verteilen - oder halt mit ner Notes-Policy).

Damit sollte die Administration dann entspannter sein, und die User können ihre gesammelten Adressen trotzdem behalten. (Für Adressen, die sich in der weiten Welt außerhalb des eigenen Systems ändern, nutzt einem das aber natürlich nix).

Ciao
Sascha

D. Maute:
Hallo zusammen,

lag ein paar Tage flach und komme jetzt erst hier zum lesen/antworten.

@Daniel: Momentan sieht es erst mal so aus, dass einfach alles gelöscht werden soll - weils am einfachsten ist und die Order einfach so lautete: Funktion abschalten, Adressen alle löschen...

@Andreas: Ja, man müsste jetzt eben Zeit haben, die vielen Adressen durchzukämmen und alle relevanten ins Adressbuch zu kopieren - aber den möchte ich sehen, der das mit tausenden von Adressen macht...

@Micha B: Und ich bin der Meinung, dass dieses Feature nützlich ist, und mit den richtigen Einstellungen - siehe weiter unten auch super gebraucht werden kann.

@Axel: Outlook betreibe ich privat nicht, aber egal ob Seamonkey, Thunderbird oder sonst ein Mailclient (auch mein iPad macht das), merkt sich bekannte Adressen - und ich bin froh darüber und möchte das Feature auf gar keinen Fall mehr missen - so wenig wie alle meine Kollegen!
Aber in einem hast Du Recht: Idealerweise werden alle firmeneigenen Domains gelöscht - dann kollidiert auch nichts mehr mit dem Server-Adressbuch.

@Sascha: Wenn man das so einstellen kann, dass wirklich nur Domain-fremde Adressen gesammelt werden, und man die Domain-eigenen erst mal alle rauslöscht, dann wäre das die beste Lösung - das klingt richtig gut. Werde das mal so intern kommunizieren - vielen Dank!

Gruß Dietmar

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