Vorlage ähnlich der Telefonnotiz einrichten

[Seterra]

Hallo

Ich habe eine Ablauf/Prozess-Frage.

Wir möchten einen Adressänderungsablauf einführen, welcher die verschiedenen Abteilungen über Adressmutationen informiert.

Wir stellen uns das so vor: Die Mutationen werden an einer Stelle gesammelt, welche dann die übrigen Abteilungen informiert. Ist die Änderung schriftlich vom Kunden gekommen, wird sie eingescannt und per Mail und Workflow verteilt. Ist die Änderung mündlich eingetroffen, sollten ebenfalls alle anderen per Mail informiert werden. Dazu wäre eine Vorlage im Mail am besten, in die man die wichtigsten Sachen (Adresse alt, Adresse neu, Kundennummer etc.) eintragen kann. Dieses Formular sollte, wie die Telefonnotiz, im Mailtemplate drin sein.

Meine Frage, ist so etwas machbar und/oder sinnvoll? Gibt es andere Wege?

[koehlerbv]

Sicher kann man das machen, aber ob es dann was taugt ... Einen Workflow hast Du damit dann nämlich nicht. Der Auftraggeber weiss nie, in welchem Status sein Auftrag gerade ist, Dir fehlt mindestens eine Ansicht, ob diese Aufträge zu verfolgen etc. pp.
Nur eine weitere Maske in das Mailtemplate einzubauen, ist nicht das Ding, aber es so umbauen, dass es tatsächlich einen Workflow erlaubt, würde ich mir nicht antun.

Mein Tipp: Baue lieber eine eigene Datenbank hierfür auf.

Bernhard

[klaussal]

Ich würde wahrscheinlich eine eigene DB daraus machen.
 
Von der Mail-DB lasse ich möglichst die Finger (wir müssen da bei einem Update schon genug Änderungen anderer Firmen nachziehen).

Bernhard war schneller.....

[Seterra]

OK. Mailtemplate scheint sehr heikel zu sein. Gut.

Eine eigene DB zu erstellen für die Mutationen hmmm. Gibt es denn da Datenbank-Vorlagen, welche geeignet wären?

Ansonsten müssen wir wohl ein Word-Formular für einfache Dateneingabe kreieren und dass dann per Mail versenden.

[koehlerbv]

Das Mail-Template ist heikel, und dies vor allem aus zwei Gründen:
Um dort sicher Änderungen durchführen zu können, muss man sich damit wirklich *sehr* gut auskennen.
Und: Jede Änderung muss bei jedem Update *sicher* nachgezogen werden. Da kommt Freude auf - bei oft zweifelhaftem Nutzen in der Praxis.
Ich biete auch Änderungen an Mail-Templates an, allerdings mit der Kunst, diese extrem zu kapseln. Wenn eine Kapselung nicht möglich ist, rate ich von derartigen Änderungen ab (und lehne auch den Auftrag ab, es sei denn, es geht um eine ab dem Zeitpunkt eigenständige Lösung, die niemals ein Update erfährt ausser durch interne Massnahmen - IBM müsste dann aussen vor sein. Das hat aber noch niemand gebucht  ).

Aber zum eigentlichen Thema: Den Kern des problems hast Du offensichtlich noch nicht durchschaut. Der Einsatz eines Attachments statt einer eigenen Maske verschlimmert das Ganze nur noch, Du hast damit überhaupt nichts gekonnt. Bitte lies nochmals meine erste Antwort.

Und: Notes ist zur Lösung von solchen Aufgaben wie der von Dir geschilderten absolut prädestiniert. Man muss es aber richtig anwenden (als Middleware).

An einer weiteren Diskussion zu diesem Thema / Deinem Problem werde ich mich sehr gerne beteiligen.

Bernhard

PS: Vielleicht noch einen Hinweis. Wenn man Verbesserungen erreichen will, muss man dafür meist investieren. Irgendwas: Zeit, Geld, eine andere Ressource. Bei Software im allgemeinen und Notes im speziellen ist das nicht anders.

[Seterra]

Also ich habe das begriffen, Mailtemplate ist aussen vor, begreife ich.

Wenn ich eine eigene Datenbank für die Adressmutationen erstellen muss, sollte ich mir wohl zuerst überlegen, was in die DB rein muss und was ich nachher mit der DB anstelle.

Ich überlege jetzt einfach mal:

Definierter Mailverteiler:
Ist vorhanden (einige Empfänger müssen etwas erledigen, andere wiederum nur als Info.
Workflow:
Muss noch erstellt werden (wer, was bis wann und wohin die Rückmeldungen)
Was muss in die Datenbank hinein:

• Informationen vom Kunden bezüglich Adressänderungen -> Brief/Fax. Müssen eingescannt und in der DB abgespeichert werden.
• Informationen per Telefon, das heisst, ich brauche eine Erfassungsmaske, um die Informationen eintragen zu können, möglichst einfach und als Notesdokument. (Attachement: Laufblatt)

Datenbank-Design
Jetzt wird's schwierig.
Hätte jemand ein Beispiel, wie das Design aussehen könnte?

Bin ich auf dem Holzweg?
Manchmal verfluche ich, dass ich nicht einfach um Admin gehen kann..........

[koehlerbv]

Die Informationen vom Kunden und die per Telefon - das ist datenbanktechnisch das gleiche. WIE Du zu den Anforderungen gekommen bist, ist doch egal - Du musst sie eh einklimpern.

Datenbank-Design
Jetzt wird's schwierig.

Hierfür bräuchten wir konkretere Fragen, einen Grundkurs gibt es hier nicht (aber Leute, die sowas anbieten - auch speziell an Hand einer solchen Datenbank).

In erster Lesung brauchst Du eine Erfassungs- und Darstellungsmaske. Diese beinhaltet die Daten zur Änderung, den aktuellen Status und Buttons, hinter denen der Code steckt, der bei den einzelnen Statuswechseln erforderlich ist (Statusfeld setzen, Zuständige ermitteln, früher verantwortliche aus dem Autorenfeld nehmen und die aktuellen einsetzen, ggf. Mails versenden etc.).

Dann noch ein paar Ansichten, damit man den Überblick behält - das wäre schon mal ein Anfang.

HTH,
Bernhard

EDIT: Ein vergessenes, aber wichtiges "nicht" eingefügt.

[Seterra]

Hallo und guten Abend.

So, ich habe jetzt eine Datenbank erstellt (Vorlage TeamRoom) und die Felder, welche ich benötige eingefügt. Auch habe ich einige Ansichten erstellt und bin soweit ganz zufrieden damit.

Ich habe auch ein Statusfeld eingefügt mit den Inhalten "Offen", "In Bearbeitung" und "abgeschlossen".
Wie kann ich es anstellen, dass, wenn der Wert "abgeschlossen" ist, das Dokument nicht mehr bearbeitet werden kann? Nur noch die in der ACL definierten Personen sollen das Dokument wieder bearbeiten können.

Kann ich dem Feld eine Formel hinterlegen?

Vielen Dank für einen Tipp.

Peter

[koehlerbv]

Es ist doch zu hoffen, dass nur die der ACL festgelegten Personen Dokumente überhaupt bearbeiten dürfen. Sonst würde da ja "-Default-" ... aber das glaube ich jetzt nicht, Peter.

Was die Bearbeitbarkeit angeht: Beschäftige Dich mit Autorenfeldern - mindestens ein solches musst Du programmatisch belegen (und allen in Frage kommenden Personen in der ACL nur Autorenrechte zuweisen), um Dein Ziel zu erreichen. Wenn Du uns noch aufmalst, wer wann welches Dokument bearbeiten können soll, dann können wir Dir da auch Tipps geben. Mit dem Rechtetyp und der Item-Property IsAuthors solltest Du Dich aber schon halbwegs auskennen.

Bernhard

[Seterra]

vielen Dank. Werde ich mich damit beschäftigen. Natürlich hast Du recht.

Die Personen in der ACL gemäss ihren Rechten sollen damit arbeiten.

Das Verfahren der ACL ist mir bekannt, auch die Rechtevergabe und die jeweiligen Rollen. Das habe ich schon gemacht. Da muss ich auch den nicht existenten Admin fragen.

In wie weit es Sinn macht, wenn das Dokument abgeschlossen (Status Abgeschlossen) ist, nachher das Dokument überhaupt noch bearbeitet werden muss, kläre ich mit dem Besitzer DB ab.