Dokumenten Verwaltung

[alex@lübeck]

Hallo,
beim durchsuchen der vielen interessanten Beiträge habe ich leider keine Anwort auf meine Frage gefunden, deswegen versuche ich es mal hier.
Lotus Notes 6.5 kenne ich erst seit ca. 3 Monaten, mein Wissen beschränkt sich also momentan noch auf die "Basics".

So zu meinem Problem    :

- ca. 3000 Produktdatenblätter als pdf wollen auf aktuellem Stand gehalten werden
- Der Zugriff erfolgt von mehreren Arbeitsplätzen (Werke/Standorte)

Was ich versuche:

- Datenblätter nach Hersteller sortiert ablegen
- Datenblätter versch. Standorten/Abteilungen zuordnen (nicht jeder Standort/Abteilung hat alle Produkte)
- Über ein Formular? - Dokumentendatum und Datum der letzten Revision eingeben
- Eine Abteilungsabhängige "Inventurliste" erstellen können

Geht so etwas überhaupt? Ich werde es mal weiter versuchen....

Vielen Dank, zumindest fürs Lesen ;-)

[DerAndre]

Ja, das geht.

Erste Frage:

Ich gehe mal davon aus, das diese Dateien im Filesystem liegen.
Sollen die Dateien danach in der Notesdatenbank zur verfügung stehen?

[alex@lübeck]

Wow, das ging schnell! DANKE!

Ja, die Datenblätter sollen von allen Arbeitsplätzen aus abrufbar und auch austauschbar sein (für den Fall einer neuen Version).
Wievel MB kann ich denn in so eine Datenbank packen ohne das Netzwerk lahmzulegen?

grüsse

[DerAndre]

Das hängt von eurem Netzwerk ab. Bei einem 1MBit Netzwerk...

Falls Dich die Dominolimits interessieren: Genii Software

Hast Du Dir schon Gedanken um die Versionierung gemacht? Was ist mit alten Versionen? Müssen die weiterhin Abrufbar sein?
Oder soll einfach nur der Anhang gelöscht und durch ein neues Ersetzt werden? Was nicht sehr glücklich wäre.

[alex@lübeck]

Danke für den Genii Link....auf den ersten Blick, werde ich mich wohl innerhalb der Limits bewegen.

Das Netzwerk würde ich jetzt mal als "durchwachsen" bezeichnen. Gerade unsere kleineren Niederlassungen hängen eher an einem ISDN als an einem DSL Anschluss...aber damit muss ich leben. Es werden bei der Replizierung aber hoffentlich nur die geänderten Daten übertragen, oder?

Der Plan ist wirklich so, die alten Dokumente vollständig durch die neuen zu ersetzen, auch um die DB Größe in Grenzen halten zu können.

Es gib da so eine "Beipiel DB" (Dokumentenbibliothek) in Notes...so als Grundlage finde ich das gar nicht schlecht. Was meint der Experte?

[m3]

Gerade unsere kleineren Niederlassungen hängen eher an einem ISDN als an einem DSL Anschluss...aber damit muss ich leben. Es werden bei der Replizierung aber hoffentlich nur die geänderten Daten übertragen, oder?

Ja. Und mit einer lokalen Replik entweder auf dem Server in der Niederlassung bzw. auf den PCs ebendort sollte es an und für sich kein Problem sein.
Man muss sich halt nur überlegen, wann und wie oft man die Daten repliziert, damit die Leitungen nicht überlastet werden.

Ad alte Dokumente durch neue ersetzen:
Processing Lots of Documents - Must You?
 

[DerAndre]

Die kenn ich so jetzt nicht.
Das sollte aber mit Basics auf jeden Fall machbar sein, da mir im Moment bei der gegebenen Beschreibung keine Probleme, ausser vllcht. beim Replizieren, auffällt.

[alex@lübeck]

Okay, ihr habt mir auf jeden Fall mal Mut gemacht um einige Stunden Zeit zu investieren und mich mal an die Erstellung der DB mit dem Lotus Designer zu machen.

Vielen Dank für die schnellen und kompetenten Antworten!

@m3: Ja, der Artikel muss zum Nachdenken anstoßen...trotzdem verfallen wir immer wieder ins beschriebene Chaos Muster!

Eine letzte Frage noch...gibt es eine empfehlenswerte Lektüre zum Thema DB Erstellung und Gestaltung mit Lotus Designer? Egal ob Buch, Html oder pdf.

Danke und Grüsse aus Lübeck

alex

[klaussal]

Gibt es beim Herdt-Verlag.

[alex@lübeck]

Guten Morgen,

ist denn das Buch beim Herdt-Verlag die einzige Quelle? Habe jetzt nach eingen guten Beispielen den Versuch gestartet selber eine Dokumenten Datenbank auf die Beine zu stellen, leider im Augenblick nach dem Try&Error Prinzip :-(
Erste Schritte....mit Lotus Notes/Domino/Datenbanken etc. wäre nicht schlecht.

Grüsse

[klaussal]

Zu den Büchern beim Herdt-Verlag gibt es ja auch die entsprechenden Beispiel-DBs (soweit ich mich erinnern kann). Das ist für den Einstieg schon ganz gut.
Und gleichzeitig die Designer-Hilfe lesen.

Am besten wäre natürlich ein Lehrgang, wo man das von der Pike auf lernt.

[ata]

... in den Herdt-Unterlagen sind nachvollziehbare Aufgabenstellungen enthalten - damit liegst du sicherlich ganz richtig. Es gibt auch Bücher zum Thema, ob die allerdings mehr bringen ist fraglich, denn hier hast du Erklärung und Anleitung und Praxisaufgaben in einem...

Toni