Automatische Zuordnung ankommender Emails

[Bruce Willis]

Hallo,

wir wollen eine Art News- bzw. Mail-In-Datenbank einrichten, wo die Benutzer gemeinsame Dokumente erstellen und dann ihre Meinungen zu den Dokumenten per Email schicken können.

Diese Emails sollen in den Dokumenten automatisch verlinkt werden.

Also:

1. Jedes Dokument kriegt im Feld "Nummer" beim Erstellen eine eindeutige - aber keine fortlaufende !    - Nummer.

2. Jedes Dok hat ein zusätzliches RichTextFeld "Links", wo die Verknüpfungen zu den entsprechenden Emails (evtl. mit ein paar anderen Daten, wie z.B. Datum, Subject etc.) eingefügt werden sollen.

3. Die Benutzer sollen irgendwo im Subject ihrer Emails eine entsprechende Dokument-Nummer schreiben, damit die Zuordnung überhaupt funktionieren kann.

Ich habe mir folgendes vorgestellt:

Eine Email kommt. Die Dok-Nummer steht irgendwo im Subject in Klammern - z.B. [AB123]. Der Agent liest den Subject, sucht nach einer Nummer, findet diese, sucht in allen Dokumenten nach dieser Nummer, findet das Dokument, fügt die Verknüpfung ein.

Fragen:
1. Kann es so funktionieren?
2. Hat jemand das oder etwas ähnliches schon realisiert?
3. Gibt's andere Methoden?

Für jegliche Hilfe wäre ich sehr dankbar!
 

Gruß
Leo

[koehlerbv]

Hallo Leo,
so ganz steige ich da noch nicht durch - aber es ist spät in der Nacht, ich habe heute den ganzen Tag in Wien gearbeitet und mich dann auch noch 300 km durch den Pfingstverkehr wieder nach Oberbayern gequält (obwohl das gen Westen gut aussah, die Gegenrichtung war schlimmer  )

Meine These derzeit: Du hast eine DB (Mail-in oder was auch immer), in der die User News einstellen. Über diese News sollen andere Benutzer informiert werden via eMail.

In diesem Fall mein - erstmal vollkommen unausgereifter - Vorschlag (mir fehlen einfach noch Infos):

- MailIn-DB
- Diese verarbeitet neue (MailIn-)Docs automatisch (nach Erstellung oder Modifikation) und wandelt diese in das "Format" der DB um.
- Über neue / modifizierte Docs werden die vorgesehenen User per eMail informiert. DocLink ist dann ja easy - der Agent hat das neue / modifizierte Doc ja im Zugriff.
- Gleiches passiert, wenn User direkt in der DB neue Docs erstellen / bestehende verändern.

Hierfür brauchst Du überhaupt keine eigene UNID des Dokuments, insbesondere

3. Die Benutzer sollen irgendwo im Subject ihrer Emails eine entsprechende Dokument-Nummer schreiben, damit die Zuordnung überhaupt funktionieren kann.

ist ziemlich tödlich - da kann soviel schief gehen. Und es ist unnötig.

Bitte: Mal Deinen Plan mal noch genauer auf. Aus dem, was ich bisher aus Deiner Frage gelesen habe, klingt das gewünschte genau nach dem, wofür Notes geschaffen wurde.

Bernhard

[Bruce Willis]

Hallo Leo,
so ganz steige ich da noch nicht durch - aber es ist spät in der Nacht...

... und es ist Freitag und 13.


Hallo Bernhard,

danke für die schnelle Antwort!

Ich raffe allerdings nicht ganz:

> - MailIn-DB

OK

> - Diese verarbeitet neue (MailIn-)Docs automatisch (nach Erstellung oder
> Modifikation) und wandelt diese in das "Format" der DB um.

Nicht wirklich... Die News-Dokumente werden manuell durch die Benutzer selbst per eine spezielle Maske erstellt

> - Über neue / modifizierte Docs werden die vorgesehenen User per eMail
> informiert. DocLink ist dann ja easy - der Agent hat das neue / modifizierte
> Doc ja im Zugriff.

Die Links zu Doks in den ausgehenden Emails sind bestimmt easy. Wir brauchen aber Links in den Doks zu den ankommendenen Emails...

> - Gleiches passiert, wenn User direkt in der DB neue Docs
> erstellen / bestehende verändern.

Eh... Wie "gleiches"?...

Ich versuche bildhaft zu erklären:

1. Du hast eine Datenbank, wo Du in einzelnen Dokumenten Deine schmutzigen Geschichten über Wien, Wilden Westen, Ruhigen Osten etc beschreibst. 
2. Jedes Dok hat eine Nummer wie z.B. AB123
3. Alle User von atnotes.de können auf die DB zugreifen und die Dokumente lesen sowie evtl. ihre Kommentare in die Doks eintragen.
4. Die User können aber auch Emails an diese DB schicken.
5. Ich z.B. sende eine Email mit Subject "You are my best lover from Wien - AB523"
6. Diese Email wird automatisch im Dok "Meine heißen Wiener Nächte" (das die  Nummer AB523 hat) verlinkt.

Stehst Du jetzt auf dem Schlauch?
 

Gruß
Leo

[koehlerbv]

6. Diese Email wird automatisch im Dok "Meine heißen Wiener Nächte" (das die  Nummer AB523 hat) verlinkt.

Jo, ich stehe nach wie vor auf dem Schlauch. Warum sollen die User denn eMails schicken, wenn sie denn schon in der betreffenden DB sind ? Warum kann man dies - wenn schon - denn nicht aus dieser Db heraus erledigen ? Antwortdokumente, Mails aus der DB selber und und und ... Vielleicht ist es zu spät nach Tagen mit wenig Schlaf, aber ich kapiere es wirklich noch nicht (will aber wirklich gerne helfen, Leo !).
Zum "auf dem Schlauch stehen" hat aber auch Wien beigetragen - ausser in den absoluten Nachtstunden rumpelte die Tram Nummer 43 alle vier oder fünf Minuten unter meinem Fenster vorbei. Dazu noch die #9 - wie oft diese fährt, habe ich jetzt keinen konkreten Plan. Oft war es aber auch. Dazu derzeit noch frühlingsgeile Moppedfahrer mit aufgebohrtem Auspuff, die sich insbesondere nach Mitternacht produzieren mussten - insofern war es wild 
Ansonsten: Wien hat wirklich was. Auch der Fünf-Minuten-Takt der 43 

Bernhard

PS: Morgen weiter ...

[Bruce Willis]

Warum sollen die User denn eMails schicken, wenn sie denn schon in der betreffenden DB sind ? Warum kann man dies - wenn schon - denn nicht aus dieser Db heraus erledigen ? ...

Morgen weiter ...

MORGEN IST GEKOMMEN!

Also nochmals:

1. Jeder User soll in der Lage sein, Info-Dokumente zu erstellen.
2. Andere User sollen diese Dokumente lesen und kommentieren können.
3. Falls von jeweiligem User gewünscht, soll er über neue Dokumente und/oder über die neue Kommentare zu existierenden Dokumenten informiert werden (z.B. per Email mit dem Link zum neuen Dokument oder Kommentar).

Bis jetzt is alles easy und ähnelt sogar dem weltbekannten Forum AtNotes.de
Nicht war?

OK, jetzt kommt's...

IN DIESER WELT LEBEN LEIDER AUCH NOTES-HASSER !!!

Und diese wünschen sich die Möglichkeit, ihre Kommentare bloß per Email zu senden ohne die DB zu öffnen. Das wäre so ähnlich wie Microsoft News-Forum...

Daher will ich diese Emails bestimmten Dokumenten zuordnen und in den Dokumenten die Links zu diesen Emails einfügen.

Oder gibt's dafür eine elegantere Lösung?

Kommtst Du langsam auf den Trichter?
 

Gruß
Leo

[Marinero Atlántico]

ist das nicht eine klassische Aufgabe für eine Mail-In Datenbank?

[Bruce Willis]

ist das nicht eine klassische Aufgabe für eine Mail-In Datenbank?

könnte gut sein... 

wie heißt die klassische Schablone und die entsprechende View mit Zuordnungen der Emails zu den Doks?

hast Du sowas ähnliches?

[Semeaphoros]

Aha Leo

Nein, Bernhard kommt nicht auf den Trichter, da bin ich jetzt nämlich grad draufgekommen, da ich es jetzt auch begriffen habe .... 

Axel, das ist eine Mail-In DB, hat Leo schon im ersten Posting gesagt.

Leo:
Das braucht einen After-Mail-Arrives Agenten, der folgendes macht:

a) feststellen, ob das Mail auch tatsächlich noch nicht vom Agenten bearbeitet wurde
b) das Subject parsen, ob dort eine gültige Message-Nummer drin ist, heisst, suchen nach der linken [, suchen nach der rechten ] und  dann schauen, ob dazwischen eine bestehende Dokument-Nummer vorhanden ist.
c) falls b) ein gültiges Dokument liefert, in diesem Dokument den Doclink generieren
d) im eingegangenen Mail dieses als bearbeitet markieren.

Machbar

[Semeaphoros]

Leo, dazu gibt es keine klassische Schablone, eine Mail-IN Datenbank entsteht dadurch, dass man ihr via Directory eine Mailadresse zuordnet. Der Rest ist Frage der Anwendung. Die DB scheint ja - wenn ich Dich richtig verstehe, zu existieren, nur die Mail-In Möglichkeit fehlt -- oder?

[koehlerbv]

Ich befürchte, ganz so einfach wird es nicht gehen.

Folgende Idee - vereinfacht ausgedrückt:
- DB hat zwei Forms: Beitrag und Memo. Memo sind neu eingegangene eMails.
- Neue Beiträge in der DB werden mit Form = Beitrag erstellt.
- Kommen in die Mail-in-fähige DB Beiträge als eMail, werden diese untersucht (siehe unten) und ggf. umgestrickt, um mit der Form = Beitrag gespeichert zu werden.
- Neue Beiträge werden an die Diskussionsteilnehmer per eMail versandt. An das Subject wird die UNID oder eine eigene ID angehängt - beispielsweise in eckigen Klammern.

Ein möglicher Vorgang:
- User A erstellt neuen Beitrag in der DB.
- Agent "Wenn Dokumente erstellt oder geändert wurden" springt an und stellt fest: Das ist ein neues, hier erstelltes Dokument.
- Dieses Dokument wird jetzt als Memo an die Teilnehmer versandt (ID steht ans Subject angehängt) - Achtung, dafür muss der Absendername gefaked werden, damit er der Mail-in-DB entspricht
- Ein Teilnehmer antwortet per eMail.
- Agent erkennt: Neue Mail. Die ID wird geparsed, das Hauptdokument in der DB gefunden. Der Kommentar zum Beitrag wird gewandelt in Form = Beitrag, das Dokument wird zum Antwortdokument des Hauptbeitrags gemacht. Auch dieser Kommentar wird wieder gemailt (und ermöglicht so Kommentare zum Kommentar)

Ein anderer möglicher Vorgang:
- User sendet einen neuen Beitrag an die DB.
- Agent erkennt, dass dies wegen fehlender ID kein Kommentar ist und generiert daraus einen neuen Beitrag.
Dies würde auch passieren, wenn ein Kommentator die ID aus dem Subject löscht !!

Links sind in diesem Zusammenhang m.E. gar nicht notwendig - vor allem, da es ja um Leute geht, die Notes gar nicht einsetzen und daher auch die DB nie öffnen / sehen werden. Die Notes-Nutzer haben dann eine Hauptdokument / Antwortdokument (/ Antwort auf Antwortdokument)-Struktur, die anderen haben das Gerödel in ihrer Mailbox.

Irgendwie ist die Sache aber auch ein wenig windig und nicht ganz sicher (Dok-ID kann vom Mail-Benutzer entfernt werden).

Bernhard

[Semeaphoros]

Ich befürchte, ganz so einfach wird es nicht gehen.

... hab ich auch nicht behauptet, hab das Prinzip skizziert, um Dir noch ein wenig Platz zu lassen, das etwas ausführlicher zu schreiben .... 

Klar, das ist im Detail vertrackt, besonders wenn dann noch ein New-Agent dazu kommt, die springen uU nämlich dann beide an, der New/Mod-Agent und der New-Mail-Agent und beide sind nicht davor sicher, Dokumente mehr als einmal zu bekommen ....

[Bruce Willis]

Leo, dazu gibt es keine klassische Schablone, eine Mail-IN Datenbank entsteht dadurch, dass man ihr via Directory eine Mailadresse zuordnet.

genau so hatte ich auch immer gedacht...
bis ich das Posting um 12:12:13 gelesen und angefangen zu zweifeln habe...

Die DB scheint ja - wenn ich Dich richtig verstehe, zu existieren, nur die Mail-In Möglichkeit fehlt -- oder?

ja, die DB und sogar die Mail-In Möglichkeit existiert...
und eigentlich die Email-Zuordnungen auch - allerdings im Moment nur manuell...

[Semeaphoros]

Naja, dann ist meine Skizze gar nicht soo weit weg von dem, was gemacht werden muss. Aufpassen muss man dabei vor allem, dass keine falschen Docs behandelt werden und dass Docs nicht mehr als einmal behandelt werden.

[Bruce Willis]

Ich befürchte, ganz so einfach wird es nicht gehen.

Folgende Idee - vereinfacht ausgedrückt...

Bernhard,

Deine Idee finde ich toll!
Die von Semeaphoros eigentlich auch. Sieht einfacher zu realisieren aus...

Könntest Du evt. ein paar Zeilen Code hier posten? 
Gibt's evtl. irgendwo ein Template, dass die o.g. Anforderungen erfüllt?
Oder gab es solche noch nie?...

Die Notes-Nutzer haben dann eine Hauptdokument / Antwortdokument (/ Antwort auf Antwortdokument)-Struktur, die anderen haben das Gerödel in ihrer Mailbox.

klingt gut und gefällt mir 
was bedeutet aber das Wort "Gerödel"?

[eknori]

hmm, guckt euch doch mal an, wie Thomas Schulte das in http://www.atnotes.de/index.php?topic=22940.new#new gelöst hat.
Da kannst du jetzt auch zu einem Ticket eine Mail an einen AusGuck Jünger schreiben; wenn er drauf antwortet, wird seine Antwort dem entsprechenden Ticket zugeordnet.

[Bruce Willis]

wie Thomas Schulte das in http://www.atnotes.de/index.php?topic=22940.new#new gelöst hat.

ist "!!HELP!! Version 1.0.8 released" gemeint?
warum dann Thomas Schulte ?

Da kannst du jetzt auch zu einem Ticket eine Mail an einen AusGuck Jünger schreiben; wenn er drauf antwortet, wird seine Antwort dem entsprechenden Ticket zugeordnet.

SEHR INTERESSANT!
danke!

[eknori]

warum dann Thomas Schulte ?

weil er den Code für diese Routinen geschrieben hat  ...

[eknori]

gucke dir ausgehend von folgendem Code im Agent Dispatch die restlichen Routinen an

   For i = 1 To col.Count
      Set doc = col.GetNthDocument (i)      
      ' check if there is a number that could be found
      foundparentdocument= checkforAnswercode(db,doc)
      If foundparentdocument = "" Then
         ' create a new ticket
         newticketunid = createnewticket(db,doc)
      Else
         ' this is a mail that can be sorted to another document
         newticketunid = movetootherdocument(db, doc, foundparentdocument)

[Bruce Willis]

gucke dir ausgehend von folgendem Code im Agent Dispatch ...

D A N KE !!!
Ich schaue mir an.

Kannst Du evtl. diesen Code mit erklärungen auf Deiner Seite allen zur Verfügung stellen?

[koehlerbv]

Hallo Leo,
meiner Meinung nach (und schon mit kurzem Blick auf die zitierten Routinen) hat Ulrich da ein hervorragendes Beispiel gepostet, wie das erforderliche Prinzip aussehen kann - Anpassungen sind dann nur noch marginal, aber eben nicht mehr prinzipiell erforderlich.
Was ich jetzt nicht verstehe: Warum sollte er das auf seiner Seite posten ? Warum sollte er sich neben der Zeit für "!HELP!" auch noch Zeit für das Auseinanderflöhen des ohnehin schon zur Verfügung gestellten Codes nehmen ?
Schau' Dir einfach das praktische Beispiel von Ulrich und Thomas an. Und wenn Du konkrete Fragen hast: Ich denke, die beiden werden antworten, und ich bin da auch gerne bereit, mich zu beteiligen.
Da aber auch Du letztendlich kommerziell im Notes-Umfeld unterwegs bist, sollte jeder von uns jeweils das notwendige Schärflein beitragen, oder 

Bernhard