Abwesenheitsagent funktioniert nicht

[macom111]

Hallo zusammen,

habe folgendes Problem mit dem Abwesenheitsagent eines Users:
Hr. (nennen wir in XY) XY hat sich korrekterweise einen Agenten
mit folgenden Optionen erstellt:
Alle 10 min.
Alle neuen und geänderten Dokumente seit dem letzten Start.

Angeblich bekommen die Absender, Intern wie Extern, keine
Abwesenheitsnachricht zugestellt.
Die log.nsf sagt aber, daß der Agent korrekt ausgeführt wird.

Frage 1:
Angenommen der Agent ist aktiviert vom 25.12.04 – 10.01.05.
Wenn während dieser Zeit Mails eingehen und Hr. XY liest eine der Mails,
schickt der Agent an den Absender der gelesenen Mail dann noch eine
Abwesenh.nachricht raus, od. schickt der Agent überhaupt keine
Nachrichten mehr raus, da er ja der Meinung ist, Hr. XY ist ja gar nicht mehr Abwesend?

Frage 2:

Wenn Hr. XY eine Mail von seiner Privatadress. XY@aol.com an seine Firmenadress.
XY@gruma.de sendet, müßte er dann ebenfalls eine Abwesenh.nachricht bekommen,
oder erkennt der Agent anhand des Absenders, daß es sich ja um dieselbe Person handelt
und versendet deshalb keine?

Danke für Eure Hilfe.

Gruß Siggi

Domino und Notes 5.0.9

[koehlerbv]

Uips, hier geht wohl wild was durcheinander, Siggi.

Hat sich Herr XY selber einen Agent erstellt ? Oder hat er seinen Abwesenheitsagent aktiviert ? Das wären ja zwei vollkommen unterschiedliche Dinge.
Zu ersterem könnten wir gar nichts sagen. Logisch.
Hat er seinen Abwesenheitsagent aktiviert: Alle 10 Minuten kommt in R5 schon mal ganz schlecht. Der Standard-OoO-Agent ist so programmiert, dass er genau einmal am Tag läuft.

In Beantwortung Deiner beiden Fragen gehe ich jetzt mal davon aus, dass es um den Standard-OoO geht:

Zu 1) Ob Herr XY in seinem Mail-File rumgrabbelt oder nicht, spielt absolut gar keine Rolle.

Zu 2) Der Standard-OoO kann überhaupt gar nicht erkennen, dass es sich hier um ein und den selben Menschen handelt hinter der maschinellen Adresse.

Jetzt zwei Fragen meinerseits:
1) Wie oben schon erwähnt - hat sich Her XY selber einen Agent geschnitzt oder geht es um den Standard-OoO-Agent ?
2) Was sagt der Dienstleister Eures Vertrauens zu diesem Problem ? Euch fehlt da ja offenbar jegliches Know-How.

Bernhard

[Heiggo]

Keine Ahnung, ob ich das wirklich verstanden habe. Aber trotzdem muss ich mal was mit meinen bescheidenen Admin-Kenntnissen dazu senfen.
Hat er sich wirklich einen Abwesenheitsagenten erstellt? Denn nach den Angaben würde mich noch interesieren, was denn bei dem periodischen Ablauf alle 10 Minuten passiert.

Oder hat er den bestehenden Standardagenten einfach nur verändert und die Ablaufzeit "korrigiert" (aber das Teil vieleicht überhaupt nicht aktiviert, was aber unerheblich ist)

In dem Fall dürfte die Sache recht klar sein... der Design-Task hat des nächtens wieder zurückkorrigiert und ohne es probiert zu haben würde ich schätzen., das damit der Agent wieder "disabled" wurde.

[koehlerbv]

Du bestätigst meine Fragen, Heiko. Danke.

Bernhard

[Heiggo]

Du bestätigst meine Fragen, Heiko. Danke.

Bernhard

Ein gewisser Zwang *kicher* die gemeinsame Vergangenheit in einer großen Firma ohne identische "Filialzugehörigkeit" verpflichtet dennoch zur Kameradschaft, ääääh Kolegialschaft 

By the way... ich tendiere sehr stark zu Fallbeispiel 2.

Was ich nicht erwähnte... tritt Fall 1 in Kraft und ein Nutzer bastelt sich einen eigenen Agenten, dann würde ich dem seinen Kopf (sinnbildlich) abreissen. Ich denke da immer mit Grauen an eventuelle Newsletters. OK, alle 10 Minuten ist nicht so gefährlich für den Server selber, aber Newslettergenerator schickt XY seine Info, MailDB-XY schickt nach einigen Minuten eine Abwesenheitsinfo zurück, Newslettergenerator schreibt zurück: Hey, ich bin ne Maschine, wenn du Fragen hast wende dich an ABC@newsletterheinz.de (oder geh zu OBI). MailDB XY schickt.......... so kann man eine MailDB in 3 oder 4 Wochen Firmenabstinenz auch vollpumpen. OK, ist in der regel nur Text, aber ob mein Chef das witzig findet, wenn ich am 10.01.2005 auf der Arbeit erscheine und erstmal 3 Wochen lang den selbstproduzierten Spam zwischen den wichtigen Dingen herausfiltern muss und mich nicht auf meine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann? Ider ich lösche gar eklatant wichtige Infos inmitten der generierten Mails.. und und und... in meinen Augen unverantwortlich. Für XY hoffe ich in dem Fall, das Fall 1 eintritt :-) anderenfalls, das er nicht in meinem Bereich "anonym" arbeitet :-) und am Ende ein Supportantrag bei mir erscheint *kicher*

[macom111]

Also,

es handelt sich um den Standard OoO-Agent, der dementsprechend geändert wurde und auch aktiviert ist!
Da es sich um unseren Verkaufsleiter handelt, dürfen die Mails keinesfalls bis zum nächsten Tag unbeantwortet bleiben, sondern müssen so schnell wie möglich, in diesem Fall mit dem Agenten, beantwortet werden.
Bei uns wird "Service" wörtlich genommen.
Der Agent hat aber vor einiger Zeit, auf seinem alten Notebook (ebenfalls Win2000) immer funktioniert.
Jetzt habe ich gestern meinen Agenten mit der Option "Nach Eingang neuer Mails" aktiviert und er funktioniert ebenfalls nicht mehr; auch nicht mit zeitlicher Eingabe (z.B. alle 2 Stunden). Als oberster Muffti habe ich aber alle Rechte und auch dieser lief in der Vergangenheit einwandfrei.
Die log.nsf sagt aber immer, daß alles einwandfrei ist.

Gruß Siggi

[koehlerbv]

Siggi, am OoO kannst Du so nicht schrauben - der ist in R5 fix so programmiert, dass er genau einmal am Tag läuft.
Hier müsst Ihr Euch einen anderen Weg einfallen lassen. Die Mails werden doch sicher von einem Vertreter gelesen - den könnte man auch automatisch informieren.

Bernhard

PS: Auf dem Notebook kann der Agent nie gelaufen sein - das geht nur auf einem Server.

[macom111]

Hallo Bernhard,

Die Mails sollen bewußt nicht umgeleitet, od. von anderen gelesen werden.

Ist es nicht so, daß, wenn ich meinen Agent aktiviere und dann unter Ansicht --> Agenten --> Ooo öffne, diesem aktivierten Agenten entspricht und dieser wiederum den Agent auf dem Server veranlaßt seine Pflicht zu tun?
Dieser ist richtigerweise voreingestellt auf 01:00 Uhr den ich aber jederzeit ändern kann. Mein Kollege hat genau diesen geändert auf "Nach Eingang neuer Mails" und er funktioniert.

Gruß Siggi

[Semeaphoros]

Siggi, Bernhard da nicht zu glauben ist nachlässig. Aenderungen am OOO-Agenten in R5 führen zwingend zu irgendwelchen Problemen, insbesondere die Zeiteinstellungen sind da besonders kritisch. Das Ding macht Unsinn, wenn man ihn mehrmals täglich laufen lässt.

[koehlerbv]

Jo. Der 5er OoO liefert bestenfalls zufällige Ergebnisse, wenn man an ihm anders herumschraubt als unter "Werkzeuge - Abwesenheit". Der Agent ist schlicht und ergreifend exakt so programmiert, dass er einmal am Tag laufen soll. Der Aufwand, das zu ändern, wäre erheblich.

Um Euren Servicegedanken zu leben, müsst Ihr Euch also etwas anderes einfallen lassen (wegen der Komplexität der Sache kann ich wieder nur zum Dienstleister Eures Vertrauens raten) - vor allem, um den Service in diesem Fall überhaupt erst einmal zu gewähren:

Herr AB schreibt an Euren Herrn XY. Bei Eurem gegenwärtigen Vorhaben passiert servicemässig erstmal nichts vernünftiges: Herr AB bekommt eine unpersönliche Mail, das Herr XY nicht da ist. Vermutlich soll er sich an Frau GH wenden. Toll - Herrn AB ist nicht geholfen. Ausserdem vergisst Herr AB, das Herr YX bis zum DD.MM. nicht im Haus ist - beim zweiten anmailen bekommt er aber nun tagelang gar keine Antwort, da der OoO ja nur einmal pro Absender reagiert.

Ihr müsst hier also noch prinzipiell an Eurem Service arbeiten. Und Ihr könnt nur perfekten Service bieten, wenn Ihr die dazu benötigten perfekten Fachleute habt. Aber das habe ich in diesem Thread ja schon zweimal geschrieben.

Bernhard

[ascom40]

Siggi, schau dir mal die iQ.Suite von Group-Technologies an, speziell organiziQ.Clerk, da lässt sich dein/euer Service-Gedanke recht gut realisieren.

Der OoO-Agent ist so, wie ihr das wollt, nicht programmiert.

ascom

[macom111]

Herr AB schreibt an Euren Herrn XY. Bei Eurem gegenwärtigen Vorhaben passiert servicemässig erstmal nichts vernünftiges: Herr AB bekommt eine unpersönliche Mail, das Herr XY nicht da ist. Vermutlich soll er sich an Frau GH wenden. Toll - Herrn AB ist nicht geholfen. Ausserdem vergisst Herr AB, das Herr YX bis zum DD.MM. nicht im Haus ist - beim zweiten anmailen bekommt er aber nun tagelang gar keine Antwort, da der OoO ja nur einmal pro Absender reagiert.

Ich verstehe was Du meinst. Aber heute ist es bei den meisten Firmen nach meiner Erfahrung so:
Wenn der Mitarbeiter z.B. in Uralub od.Krank ist, werden Deine Anfragen auch nicht von Kollegen beantwortet, ja, man bekommt nicht mal einen Hinweis. Sollte ein Anrufbeantworter geschaltet sein, wird auch dieser nicht abgehört. Und genau um das geht es hier. Die mail wird zwar nicht direkt beantwortet, aber der Absender soll informiert sein, daß seine Nachricht angekommen ist und sie spätestens nach der Rückkehr beantwortet wird. So fühlt er sich bestimmt nicht vergessen.
Ich weiß, darüber könnte man jetzt wieder Stundenlang Diskut., aber so wird es halt mal bei uns gewünscht.

Es sieht also nun folgendermaßen aus:
Der Standard OoO-Agent bietet mir zwar die Möglichkeit an, ihn auf meine Bedürfnisse anzupassen ......... was aber nur zufällig zum richtigen Ergebnis führt (da hatte Hr. XY und ich beim letzten Mal einfach Glück und mein Kollege im Moment auch noch). Wer weiß, ob´s beim nächsten mal auch noch funktioniert?
Wie nennt sich das doch gleich noch mal: It´s not a Bug, it´s a Feature!
Es bleibt also nur das Fachmännische umstricken des Agenten.
Na das freut mich aber.
Besten Dank für Eure Tipps.

Gruß Siggi

[ascom40]

Siggi, denk aber dran, dass du den OoO bei jedem neuen Release erneut fachmännisch umstricken musst 

Ich werde nicht von Group gesponsert, aber denke, in deinem Fall könnten diese Tools schon helfen. Kosten natürlich auch dauerhaft Geld, aber bevor du dich jedesmal völlig neu in ein Mail-Template eindenken musst um den OoO zu ändern....

ascom

[Semeaphoros]

Man denke an einen Upgrade auf D6, weil dort der OoO mehrmals am Tage laufen kann. Dürfte die einfachste und in meinen Augen der vernünftigste Weg sein

[koehlerbv]

Jo, sehe ich auch so Jens, vor allem unter den von Siggi genannten Rahmenbedingungen.

Bernhard

[ascom40]

korrekt, aber auch der ND6-Agent informiert nur einmalig den jeweiligen Absender ?!

Wenn Siggi die Benachrichtigung bei jedem Mail braucht/realísieren will, kommt er aber an externen Tools nicht vorbei. Oder eben den OoO "fabsolut achmännisch" verändern. IMHO nicht unbedingt empfehlenswert.

ascom

[macom111]

Danke ascom für Deinen Tipp. Werde mir das Tool mal ansehen.

Im übrigen genügt es vollkommen, wenn jeder Absender nur einmal informiert wird, denn dann ist er ja informiert. Es darf halt nur nicht sein, daß der Kunde bis zum nächsten Tag auf irgendeine Antwort warten muß, weil der Agent erst um 01:00 Uhr die Antwort versendet.

@all:
Ich wollte eh schon Fragen, ob D6 diese Problem behebt? Denn ich möchte einfach die Möglichkeit, die mir der Agent bietet (Periodisch: Mehrmals am Tag, Nach Eingang neuer Mails usw.) auch nach Bedarf nutzen können. Denn wie soll ich unserem Verkaufsleiter erklären, daß der Agent zwar die Option bietet, aber der Server nur mit der Standardeinstellung zuverlässig zurechtkommt? Und glaub´ mir eins: Das ist unmöglich! Er sagt, es hat vorher funktioniert, dann will er es jetzt auch wieder haben. Außerdem bekommt er auch von anderen  bereits nach wenigen Minuten eine Abwesenheitsnachricht.

Dazu noch eine Frage:
Genügt hier der Update des Servers, od. macht es nur Sinn, auch die Clients upzudaten?

Gruß Siggi

[Semeaphoros]

Um den neuen OOO nutzen zu können, muss der Server gehoben, die Clients nachgeführt und als letztes das Mailfile auf die neueste Version gebracht werden. Das macht aber eminent Sinn, denn da sind schon eine ganze Reihe auch andere Goodies mit drin.

[koehlerbv]

Dazu noch eine Frage:
Genügt hier der Update des Servers, od. macht es nur Sinn, auch die Clients upzudaten?

Okay, ich sag' es dann das dritte Mal in diesem Thread: Holt Euch professionelle Hilfe. Sucht dabei gut aus. Diese Hilfe sollte vor allem Hilfe zur Selbsthilfe bieten. Und dann als permanenter Ansprechpartner (Thema "kurzer Anruf") dauerhaft zur Verfügung stehen.
Das kommt Euch - wenn ich Eure Anforderungen mal so gesammelt anschaue - viel günstiger als irgendwelche Tools, die an einer Stelle mehr bieten, als Ihr braucht, an anderer Stelle vielleicht weniger.

Möge es nützen.

Bernhard

[Ute]

hi @ll,

wir haben hier ähnliche Anforderungen gehabt. Ich habe in der 5er Mailschablone den OoO auf alle  Stunde gesetzt (das sollte reichen). Einziger Nachteil ist, daß er die "Schalt mich ab Meldung" auch alle  Stunde sendet und das dann uU zu erhöhtem Mailaufkommen kommt, wenn der User nicht als letzten Tag den Tag des Wiederkommens eingetragen hat (Z.B. den Freitag statt des Montags).

Gruß
Ute