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Möglichkeit Mails im Eingang zu kategorisieren?

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Richard Eder:
#1 Der Agent sorgt dafür, dass eine andere (kategorisierte) Inbox verwendet wird (bzw. Ordner). Die Kategorisierung funktioniert dort wohl eher automatisch (siehe Spalte #3 in dem Ordner). Es werden Dinge wie Kalendereintrag, Spam-Info, Prio und dgl. zur Kategorisierung verwendet (eine manuelle Kategorisierung konnte ich nicht erkennen).

#2 Die von mir und ronka angesprochene Methode beschreibt eine neue Ansicht/Ordner, die man so auch in einer beliebigen DB verwenden kann.

CarstenH:
Notes hatte bis zu Release 3 ausschließlich kategorisierte Views in den Datenbanken (und Postfächern). Ordner gab es nicht, durch die Verschlagwortung aka "Kategorisierung" war alles leicht zu ordnen und zu finden. Für alles andere gab es die (Volltext)-Suche.

Mit R4 gab man (leider) dem massiven Wunsch der Nutzer nach, die unbedingt Ordner haben wollten, wie bei Microsoft.
Also wurden alle kategorisierten Ansichten der Postfächer bei der Migration zu Ordnern (heute noch im Convert-Befehl als Option -c).

20 Jahre später hat man dann (auch bei Microsoft) eingesehen, dass Ordner nicht der Weisheit letzter Schluss sind und "erfindet" das Kategorisieren.
Eigentlich müsste Convert jetzt eine neue Option bekommen um die Ordnernamen wieder in Categories umzuwandeln ;)


--- Zitat von: schroederk am 16.02.22 - 14:56:32 ---Was auch immer der Agent gemacht hat, ich sehe weder eine neue Spalte noch die Aktion Kategorisieren.

--- Ende Zitat ---

Du siehst vermutlich über der ersten Mail das Wort Normal
Sortiert man irgendeine eine Spalte um verschwindet das, da Umsortieren jede Kategorisierung aufhebt.


--- Zitat ---Müsste nach Ausführen des Agenten im Mail View Frame als Ordner nicht mehr ($Inbox) sondern ($Inbox-Categorized1) stehen?

--- Ende Zitat ---

Nein, der Ordnername bleibt gleich, es wird nur das bisherige Design mit dem eines anderen Ordners überschrieben.

Hinweis 1: weder der Agent noch die versteckte "kategorisierte Inbox" sind das, was ein O365-Nutzer kennt oder erwarten würde.
Und mit den Categories aus alten Noteszeiten hat das noch viel weniger etwas zu tun.
Die ($Inbox-Categorized1) kennt nur 5 vorgefertigte Kategorien:
Probable Spam | Hohe Dringlichkeit | Normal | Masken - Aktion erforderlich | Kalenderereignisse
Wobei 1 klar ist (anhand vorgefertigter Betreffmarker), 2 und 3 die Mailprio sind, 4 und 5 sind Aufgaben und Kalendermails.
In einer Testmailbox mit ein paar sinnlosen Testmails steht nur einfach "Normal" in der ersten Zeile. Erst wenn man Mails mit hoher Dringlichkeit oder Einladungen hat fängt das ganze an wenigstens minimal Sinn zu ergeben.

Hinweis 2: der Agent bietet von Hause aus nur die One-Way-Änderung zur kategorisierten Inbox, der Rückweg ist nicht per default vorgesehen, kann aber mit wenig Aufwand und ohne Designerclient(!) ergänzt werden indem man zuallererst eine Kopie der Original ($Inbox) anlegt über Erstellen eines neuen Ordners mit dem Namen (z.B.) ($Inbox-Standard). Dann taucht der in der Auswahl später auf. Macht man das nicht: um ohne einen Designer-Client die Ausgangslage wieder herzustellen muss ein Standard Mailtemplate über die DB gezogen und die Ordnergestaltung auf Basis der normalen Inbox aktualisiert werden!

Aber jetzt erst einmal das technische wie und wo. Ich teile das in zwei Antworten, zuerst der einfache Part (der Agent und die ($Inbox-Categorized1)):

Der Agent an sich funktioniert nach wie vor, also auch in der 12.0.1 und mit aktuellstem Mailtemplate.
Voraussetzungen:
- Erweiterte Menüs müssen aktiv sein (Ansicht > Erweiterte Menüs) und
- der Nutzer braucht Designer-Rechte (leider, da der Agent versteckt ist - alternativ muss jemand mit minimal Designer-Rechten den Agenten sichtbar machen indem die Klammern um den Namen entfernt werden, aber das nur nebenbei).
Nebeneffekt der Designer-Rechte: der Nutzer kann die Inboxkopie wie oben beschrieben auch mit Copy&Paste anlegen.

Sind die Voraussetzungen erfüllt öffnet der betreffende Nutzer seine MailDb und wählt dann Ansicht > Agenten.
Jetzt sucht er in der Liste der - nun sichtbaren - Agenten nach "(Pick Inbox Style)" - per Rechtsklick und Starten wird er ausgelöst.
Eine Dialogbox bittet jetzt den Nutzer zur Auswahl des Designs - eine Liste aller Ordner mit "$Inbox-" im Namen, das ist im Original Template nur einer: ($Inbox-Categorized1).

Sobald das bestätigt wird übernimmt der Agent das Design des ausgewählten Ordners und überschreibt damit permanent das Design der bisherigen Inbox.
Daher auch mein Tipp oben, das originale Design in eine Ordner-Kopie zu retten die dann auch gleich als Auswahl dient wenn man wieder auf das ursprüngliche Design zurück will.

Das war's - wenn man jetzt die DB einmal schließt und wieder öffnet hat man den sogenannten kategorisierten Eingang (und erkennt das höchstens daran, dass über der obersten Mail "Normal" steht). Man verliert übrigens dadurch die Möglichkeit der Datumsgruppierung (nurtze ich persönlich gern).

Kategorisieren und Farben
Hier kommt jetzt die eigentliche Antwort - Kategorisieren und Farbzuordnung.

Notes hat ja auch seit längerer Zeit die farbliche Hervorhebung von Mails und Kalender in den Benutzervorgaben möglich gemacht. In Mails nur nach Absender und im Kalender wahlweise nach Typ, Kategorie (!) oder ebenfalls Absender. Die Kategorien entsprechen hier 1:1 dem, was Microsoft macht.

Da das alles über 2 Profildokumente (Colorprofile bei Mails und CalColorProfile beim Kalender) gesteuert wird dürfte eine Anpassung einer eigenen ($Inbox-ColorCategorized) im Rahmen des Machbaren liegen, insbesondere wenn man auf die Farb-Kategorien im CalColorProfile zurückgreift. Die Systemaktion "Kategorisieren" funktionierte bei mir im Test auch mit einer Spalte @Trim(Categories:$$Categories) damit man wahlweise auf die Propertybox zurückgreifen kann statt nur über "Kategorisieren".

HTH
Carsten

Links: hier habe ich einen älteren Blogpost zu der Thematik gefunden, da finden sich schon einige Punkte meiner Liste oben wieder:

https://www.notesonproductivity.com/ICA/NOP.nsf/dx/help-or-hindrance-categorized-or-standard-inbox-in-lotus-notes#:~:text=When%20you%20open%20the%20mail%20file%20in%20the,messages%20the%20next%20time%20the%20folder%20is%20used

schroederk:
Erstmal ein riesiges Dankeschön für die tolle ausführliche Erklärung!  :knuddel:
Da könnte man glatt einen Knowledgebase-Artikel draus machen  ;)

Ich hatte mir eigentlich erhofft und beinahe auch erwartet, dass mit dem Agenten die Inbox so umgestellt wird, dass das Kategorisieren mindestens ähnlich wie im Kalender möglich sein würde.
Der User somit manuell selber beliebige Kategorien und Farben erstellen kann und diese beliebigen Mails zuordnen kann.
So wie es offenbar bei Outlook zu gehen scheint: https://www.buero-kaizen.de/outlook-kategorien/
Da der User eingegangene Mails nicht nach Absender sondern nach Inhalt kategorisieren möchte, funktioniert das nicht mit den im Standard nutzbaren Absender-Vorgaben.

Der Eingang meiner Test-DB hat sich tatsächlich Null verändert. Kein "Normal" über einer Spalte, keine hinzugekommenen Spalten. Alles wie in allen anderen "alten" DBs.
Da ich das an meinem PC und meiner ID teste, habe ich "erweiterte Menüs" aktiviert und verfüge definitiv über alle erforderlichen Berechtigungen.

So etwas selber zu bauen klingt für einen Entwickler wahrscheinlich trivial, aber ich bastel allenfalls ein wenig an Agenten rum, "größere" Designänderungen traue ich mir da nicht zu. (Obwohl mich das schon irgendwie reizen würde, es zu probieren).
Es müsste ja eine Spalte hinzugefügt, ein neuer Button "Kategorien" in die ActionBar aufgenommen und bei Klick ein Dialogfenster mit Auswahl einer bestehenden Kategorie oder Anlegen einer neuen Kategorie erstellt werden. Die Aktion gibt es idealerweise auch über die rechte Maustaste. Die Daten müssten im CalendarProfil gespeichert werden. Das Ganze funktioniert dann auch im Webmail.
Aber was mache ich, wenn der User auch Absenderfarben eingestellt hat? Soll die Kategorie-Farbe nur in der Kategorie-Spalte angezeigt werden, der Rest in der Absenderfarbe? Oder ist eine Einstellung dominant und überschreibt die andere?

CarstenH:

--- Zitat von: schroederk am 18.02.22 - 08:02:54 ---Erstmal ein riesiges Dankeschön für die tolle ausführliche Erklärung!  :knuddel:
Da könnte man glatt einen Knowledgebase-Artikel draus machen  ;)

--- Ende Zitat ---

Sofern man merkt, dass man sich die Mühe nicht umsonst gemacht hat - immer gerne.
Einen Knowledgebase-Artikel dazu finde ich eher unnötig, da das in der vorliegenden Umsetzung m. E. keine wirklich sinnvolle Bereicherung der Arbeit mit Notes ist. Ich sehe das eher als ein Proof-of-Concept was man alles machen könnte, wenn man etwas Mühe investiert. Nicht umsonst hat der Beispiel Ordner ($Inbox-Categorized1) eine 1 hinten, das signalisiert, dass man da noch viele weitere dazu bauen kann. Was wohl die Entwickler hinter dem (im meinem letzten Post verlinkten) Artikel auch gemacht haben. Siehe Screenshots auf deren kommerzieller Website: https://www.eproductivity.com/dx/screenshots


--- Zitat von: schroederk am 18.02.22 - 08:02:54 ---Ich hatte mir eigentlich erhofft und beinahe auch erwartet, dass mit dem Agenten die Inbox so umgestellt wird, dass das Kategorisieren mindestens ähnlich wie im Kalender möglich sein würde.
Der User somit manuell selber beliebige Kategorien und Farben erstellen kann und diese beliebigen Mails zuordnen kann.
So wie es offenbar bei Outlook zu gehen scheint: https://www.buero-kaizen.de/outlook-kategorien/
Da der User eingegangene Mails nicht nach Absender sondern nach Inhalt kategorisieren möchte, funktioniert das nicht mit den im Standard nutzbaren Absender-Vorgaben.
--- Ende Zitat ---

Wie in meinem letzten Post schon erwähnt finde ich persönlich es schade, wenn einfach versucht wird Konzepte aus anderen Produkten 1:1 auf Notes zu übertragen (nachdem vor über 20 Jahren genau das Konzept mal vorhanden war aber für Unverständnis gesorgt und ein Wechsel gefordert wurde).

Aber sei es drum - dass es prinzipiell funktioniert zeigt ja die vorhandene Kategorie-Farb-Funktion im Kalender.


--- Zitat von: schroederk am 18.02.22 - 08:02:54 ---Da der User eingegangene Mails nicht nach Absender sondern nach Inhalt kategorisieren möchte, funktioniert das nicht mit den im Standard nutzbaren Absender-Vorgaben.
--- Ende Zitat ---

Das ist, auch jetzt schon im Kalender, eine Entweder-Oder-Einstellung. Wobei man, wenn man eh an die Sache geht, das problemlos kombinieren könnte.


--- Zitat von: schroederk am 18.02.22 - 08:02:54 ---Der Eingang meiner Test-DB hat sich tatsächlich Null verändert. Kein "Normal" über einer Spalte, keine hinzugekommenen Spalten. Alles wie in allen anderen "alten" DBs.
--- Ende Zitat ---

Wie hast du den Agenten gestartet? Hast du die Dialogbox mit der Frage überhaupt gesehen? Ich packe jetzt unten mal ein paar Screenshots mit rein.
Der erste zeigt die Abfrage mit der kategorisierten Inbox, der dort zu sehende zusätzliche Eintrag mit der Standard Inbox ist nur dann zu sehen, wenn man den Rat aus meinen letzten Post beherzigt und sich eine Sicherheitskopie der "normalen" Inbox mit dem dort zu sehenden Namen angelegt hat (oder irgendeinem anderen sprechenden Namen der die Zeichenkette "$inbox-" beinhaltet).


--- Zitat von: schroederk am 18.02.22 - 08:02:54 ---So etwas selber zu bauen klingt für einen Entwickler wahrscheinlich trivial, aber ich bastel allenfalls ein wenig an Agenten rum, "größere" Designänderungen traue ich mir da nicht zu. (Obwohl mich das schon irgendwie reizen würde, es zu probieren).
Es müsste ja eine Spalte hinzugefügt, ein neuer Button "Kategorien" in die ActionBar aufgenommen und bei Klick ein Dialogfenster mit Auswahl einer bestehenden Kategorie oder Anlegen einer neuen Kategorie erstellt werden. Die Aktion gibt es idealerweise auch über die rechte Maustaste. Die Daten müssten im CalendarProfil gespeichert werden. Das Ganze funktioniert dann auch im Webmail.
Aber was mache ich, wenn der User auch Absenderfarben eingestellt hat? Soll die Kategorie-Farbe nur in der Kategorie-Spalte angezeigt werden, der Rest in der Absenderfarbe? Oder ist eine Einstellung dominant und überschreibt die andere?

--- Ende Zitat ---

Genau so, wie du es gerade machst, wird eine sinnvolle Sache draus. Ideen aus beide Welten kombinieren statt einfach nur zu kopieren.
Bestimmte Stellen wie die Kalenderprofil-Maske und bereits vorhandene System-Views würde ich, aus Gründen der Kompatibilität und des geringeren Aufwands, erstmal gar nicht anfassen. Es reicht (für's Erste) vollkommen wenn man die Funktionalität in den Ordnern hat und ggf noch 2-3 zusätzliche Views für Kategorien oder Alle Mails zur Verfügung stellt.

Und damit wird der Aufwand durchaus überschaubar:
- 1 neuer Ordner als Vorlage für den Wechsel-Agenten
- 1 Agent für die Kategorisieren-Funktion
- 1 View nach Kategorien
- 1 View für Alles

Fehlt nur eins um das anzugehen: Zeit
(Böcke hätte ich aber auch)

Carsten

schroederk:
Nochmals vielen Dank  :knuddel:

Ich denke, ich werde mich mal da ranwagen, wenn ich etwas Zeit bekomme (wird dann wohl eher in Freizeit werden müssen  :-\).
Da kommt dann bestimmt die eine oder andere Frage im Entwicklung hier im Forum  ;)

Soweit ich das gesehen habe, sucht der (Pick Inbox Style)-Agent alle Ordner, die mit $inbox- beginnen.
Der Agent ist bei mir sichtbar gestartet, d.h. die Dialogbox wurde geöffnet, ich habe den einzigen Eintrag $Inbox-Categorized1 ausgewählt und es kam am Ende eine Statusmeldung zurück.
Aber vielleicht war es falsch, dass ich den Agenten über den Designer gestartet habe und hätte ihn erst sichtbar machen und über die DB starten sollen?

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