Agent "Ausgewählte Dokumente löschen" will nicht

[koelle]

Hallo,

ich beziehe mich auf diesen Post: http://atnotes.de/index.php/topic,23813.0.html

Ich kann den Agenten schon mal gar nicht abspeichern, es erscheint die Meldung:

Der Speichervorgang konnte nicht abgeschlossen werden. Ursache: Interner Fehler beim Verarbeiten der XML-Anforderung.

Der Agent reagiert auch nicht beim Aufruf.

Leider habe ich keine Ahnung von der Programmierung in Notes. Vielleicht kann mir trotzdem jemand helfen, vielleicht den kompletten Agenten mal posten. Ganz Toll wäre es, wenn auch noch eine Verlinkung in der Mail hinterlassen werden würde. Vielen Dank !

[koelle]

...vielleicht kann mir jemand auch einen Tipp geben, wo so etwas herzubekommen ist. Die Plugins aus openntf.org. kann ich nicht installieren, da wir keinen Zugriff auf das Programmverzeichnis von Notes haben.

[Tode]

Deine Fehlermeldung deutet auf ein Problem in Deinem Designer hin...das hat erst mal nix mit der Programmierung zu tun.

Und ich halte es für keine gute Idee, einfach Code zu kopieren, ohne auch nur Ansatzweise zu verstehen, was da vor sich geht...
der Agent löscht Dokumente... Mit dem falsche Trigger für Deinen Agenten machst Du damit mal eben die ganze Datenbank leer...

Sag vielleicht erst mal, was Du erreichen willst, dann kann man Dir besser helfen...

Ach ja: das ist hier ein Board, in dem fast alle beruflich unterwegs sind... Da schaut kaum einer am Wochenende rein... Also am Samstag ein Thema zu eröffnen und am Sonntag schon wieder nachzufragen ist...suboptimal....

[koelle]

Ja, sorry für meine Ungeduld. Ist ein Fehler von mir, weil ich die Aufgabe lösen muss. Ich wollte lediglich mitteilen, dass ich mich natürlich schon umfassend informiert und gesucht habe. Und natürlich bin ich in einer Testdatenbank unterwegs, damit nichts passieren kann.

Ich bin auf der Suche nach einem Agenten, der die Anhänge in markierten Mails auf das Filesystem kopiert und dann anschließend löscht und dabei den Namen der Datei in der Mail hinterlässt.

Hintergrund: Die Datenbanken der Benutzer sind viel zu groß. Wir führen eine Größenbeschränkung ein und es soll die Möglichkeit gegeben werden, bestehende Dateien auf das Filesystem kopieren zu können.

[smokyly]

Wie wäre es mit DAOS?

[Tannibal]

oh oh, da wäre ich sehr vorsichtig. Ich glaube auch nicht, dass dies Zielführend ist.

Warum hast du kein Zugriff? Vlt solltest du das Thema weitergeben, wenn du nicht der Admin bist?

Ich werfe mal den Begriff DAOS in den Raum.

[koelle]

Keinen Zugriff, weil das die Rechenzentrale so will. Auch keinen Zugriff mit unseren administrativen Rechten! DAOS ist leider auch keine Alternative, weil nicht Supportet durch die Rechenzentrale und auch keine Ahnung davon. Notes ist nicht gerade unsere Kernkompetenz.

[Tode]

Dann solltet Ihr Euch das einkaufen. Ganz ehrlich (und nicht nur, weil ich Dienstleister bin)...
Hier nur mal ein paar Dinge, die nicht abgefangen sind (vom fehlenden ErrorHandling mal ganz abgesehen:

- Werden Ordnername + Dateiname zu lang, dann kann nichts gespeichert werden (>255 Zeichen)
- Gibt es doppelte Attachments (weil das Dokument z.B. mit verschiedenen Versionen hin und hergeschickt wurde), dann bleibt nur eins übrig (ob das erste oder letzte müsste ich jetzt ausprobieren)
- Mit dem Code aus dem verlinkten Post wird das Dokument gelöscht, nicht das Attachment
- von wegen "Text im Body hinterlassen": Das ist nochmal ne ganz andere Baustelle, und nicht so einfach zu lösen...
- Stimmen die Rechte auf den Zielordner nicht, geht gar nix
- Die Funktion BrowseFolder ist KEIN Standard, aber leider im geposteten Code nicht vorhanden... Die müsstest Du komplett neu schreiben
- Rechtlich ist das nachträgliche verändern von Mails zumindest bedenklich...

Mit Euren von Dir beschriebenen Möglichkeiten halte ich das -entschuldige- "Rumpfuschen" in den Benutzer- Mailfiles für äusserst gefährlich.

[koelle]

vielen Dank für die Hinweise, diese Schwächen sind ja durchaus bekannt. Deswegen soll ja der Agent auch nur auf markierte E-Mail laufen.

...und natürlich muss der Benutzer die Sache selber durchführen. Zentral kann nicht beurteilt werden, was gelöscht und was gespeichert werden muss. Aber die Möglichkeit dies möglichst einfach und rasch zu tun, muss ich liefern. Jede Mail öffnen, "Speichern und Löschen" auswählen und dann wieder speichern ist einfach zu umständlich.

"Text im Body hinterlassen" habe ich mir nicht schwer vorgestellt. Notes macht das ja auch bei dem Befehl: "Speichern und Löschen".

[smokyly]

...und natürlich muss der Benutzer die Sache selber durchführen.

Naja, dann könnte man aber auch lokale Archivierung mal andenken...

[koelle]

nicht möglich, da die Arbeitsplätze nicht fest zugeordnet sind und auch die Dienstsitze je nach Terminen wechseln (Finanzgewerbe).

[smokyly]

Verstehe ich jetzt nicht so ganz. Bedeutet das, es handelt sich eher um sowas wie "Gruppenpostfächer"?

Gut, eine Idee habe ich noch: Als EML per Drag and Drop raus ziehen und im Dateisystem ablegen, Mail dann löschen / Archivieren lassen.

[koelle]

das ist doch schon mal eine gute Lösung. Kann man den Dateinnamen für die EML Datei irgendwie konfigurieren?

[smokyly]

Ist mir nichts bekannt.

[koelle]

Schade. Notes erstellt jedesmal eine Datei namens unbenannt, unbenannt (1), unbenannt (2) usw. Wenn wenigstens ein Datum der E-Mail dabei wäre. Gibts weitere Möglichkeiten, bitte?

[smokyly]

Konnte ich so heute morgen nicht sehen. Die Datei hieß so wie "betreff".eml...

[smokyly]

Es wäre hilfreich, du würdest mal das ganze Szenario in mehr als zwei Sätzen aufzeichnen.  Mir deucht, da wird lotus mal wieder nicht so genutzt, wie es sollte.
Wer legt die Quoten fest und warum?
Wie arbeiten die Benutzer am System?
Was soll schlussendlich erreicht werden?

[Peter Klett]

Ich hatte mir eigentlich vorgenommen, mich nicht an dieser Diskussion zu beteiligen, aber irgendwie kann ich nicht anders...

Also, Ihr seid im "Finanzgewerbe", habt keinen Einfluss auf die Größe von persönlichen Maildatenbanken und wollt, eh Ihr Euch mit Eurem Dienstleister auseinandersetzen sollt, Mails oder deren Inhalte lieber irgendwo auf irgendwelchen Laufwerken ablegen.

Vermutlich habt Ihr Euch auch noch nicht darüber Gedanken gemacht, wie Ihr Euren Aufbewahrungspflichten nachkommen, den Zugriffsschutz sichern oder sonstigen Ansprüchen einer Revision genügen wollt.

Ich denke, Ihr solltet Euch erst einmal ein vernünftiges Konzept machen, wie Ihr arbeiten wollt. Wie sollen welche Dokumente organisiert werden, wer soll die lesen oder bearbeiten können, wielange müssen die aufbewahrt werden usw.?

Mit den Erkenntnissen baut Ihr Euch ein vernünftiges Dokumentenmanagement auf, das nicht auf persönlichen Maildatenbanken basiert, denn die haben mit verantwortungsvollem Umgang mit Dokumenten nichts zu tun (weder in Notes, noch in konkurrierenden Systemen). Dafür werdet Ihr dann auch nicht von der Revision oder anderen Aufsichtsorganen "an die Wand gestellt".

Soweit meine 5 Cent, mehr sage ich dazu nicht...

[koelle]

Ich versuche das mal im erträglichen Rahmen zu definieren, aber trotzdem mehr als "2 Sätze" zu verfassen.

Erstmal vielen Dank für die Hinweise. Mir ist aber durchaus bewusst, dass ich mich im Rahmen von Vorgaben, Regularien, internen Anweisungen, Gesetzen, insbesondere dem Datenschutz und aufsichtsrechtlichen Gegebenheiten bewegen MUSS. Desweiteren haben wir unser Dokumentenmanagement durchaus organisiert und entsprechend mit einem Archivierungssystem hinterlegt.

Bei Lotus Notes läuft das jedoch anders. Die E-Mail Kommunikation dient lediglich der Beschleunigung der Kommunikation und allenfalls der Geschäftsanbahnung. Eigentliche Geschäfte unterliegen sehr stark der Regulation und bedarfen einer umfangreichen Dokumentation, z.B. Wertpapierhandelsgesetz und eines nicht minder umfangreichen Vertragswerkes. Weitere Gesetzesgebungen finden sich im bürgerlichen Gesetzbuch, dem Kreditwesengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und periphär noch weiteren legal gebenden Schriften. Rechtsgeschäfte per E-Mail schließen wir jedoch kategorisch aus, weil wir das auch müssen.

Alle Prüfungsinstanzen, sowohl unsere Datenkontrolle, die interne Revision als auch die externe Prüfung, die Aufsicht und alle staatliche Institutionen hätten uns schon lange erlegt, wenn wir hier "schlampern" würden. Aufbewahrungspflichten sind nicht nur genau definiert, sondern werden auch ständig überwacht (siehe obere Instanzen).

Warum den Speicherplatz nun beschränken? Der Notes Server wird nun an die Rechenzentrale verlagert und virtualisiert. Für den Speicherplatz muss dann bezahlt werden. Deshalb muss hier eine Regelung rein, um die Kosten entsprechend klein zu halten. Bevor Fragen kommen: Auf dem Filesystem gibt es eine Pauschale und da haben wir noch mächtig Platz, hier kann also noch viel reinverlagert werden.

Meine Bitte: Es ist nicht schlimm, wenn mir hier keiner helfen kann, das kann man ruhig sagen, ich finde das nicht schlimm. Aber dann sollte das man auch sagen. Ich habe hier ein Problem gepostet in der Hoffnung, dass jemand hilft, mehr nicht. Ich wollte eine technische Lösung, keine organisatorische. Die habe ich bereits.

[smokyly]

Schade. Notes erstellt jedesmal eine Datei namens unbenannt, unbenannt (1), unbenannt (2) usw. Wenn wenigstens ein Datum der E-Mail dabei wäre. Gibts weitere Möglichkeiten, bitte?

Ist in den Vorgaben "Beim Ziehen und Ablegen als EML-Datei speichern" aktiviert?