Hi Kinga!
Danke, dass Du hier fragst und nicht einfach mit "Notes ist sch...." lebst. Prinzipiell kann ich mich Todes ausfuehrungen hinsichtlich Schulung, ... nur anschliessen.
Zu Deinen konkreten Fragen:
Farbliche Markierungen
Gibt es in Lotus wirklich keine Möglichkeit (außer dieser dringend, normal, unwichtig-Funktion) Mails irgendwie farblich zu markieren oder sonstwie zu kategorisieren? Taggen vielleicht, wenn Farben nicht gehen? Ich hab in Outlook aus organisatorischen Gründen immer viel mit Farben gearbeitet.
Ja, es gibt über die Vorgaben die Möglichkeit, Mails nach Absender gesteuert, farblich zu markieren. Gleiches gilt für unterschiedliche Kalenderdokumente. Nach Kategorien oder einfach per Knopfdruck geht das nicht.
Es gibt jedoch eine Möglichkeit, Mails als gelesen / ungelesen zu markieren (Einfügentaste probieren). Allerdings sei gewarnt - das ist m.E. nur eine Krücke und macht auch Probleme. Wenn Du z.B. Deinen Namen änderst (Heirat, Scheidung, etc.), danRecipient Iconsn sind die Markierungen weg. Oder wenn Ihr den Abteilungsnamen in der Noteskennung mitführt, dann kann auch eine Umstrukturierung oder Versetzung dazu führen. Ich rate immer davon ab, sich darauf zu verlassen. Zu leicht wird man verlassen :-)
Zum Thema Absenderfarben siehe auch:
http://www.alanlepofsky.net/alepofsky/alanblog.nsf/dx/tips-for-colour-coding-emailEs gibt dann auch noch die
Quickflags, die Du wie auch die Abesenderfarben ueber die Vorgaben anpassen kannst. Zuweisen kannst Du diese "Nachfassen"-Faehnchen uber die Flagge oben in Deiner Inbox oder ueber die Rechte Maustaste, wenn Du auf einer Mail stehst.
Wenn Du schon in den Mail-Vorgaben bist, solltest Du auch gleich einen Blick auf die "
Recipient Icons" werfen, die finde ich persoenlich sehr praktisch.
Freigaben
Gibt es tatsächlich keine Möglichkeit bspw. den Posteingang oder den Kalender -und zwar *nur* den Posteingang oder *nur* den Kalender einer anderen Person freizugeben? Ich finde nur Funktionen, wie man entweder das KOMPLETTE Mailfach oder das KOMPLETTE Mailfach inkl. Kalender und überhaupt alles freizugeben. Kann das sein? Problem: Kollegin und ich bekommen Mails zum gleichen Thema, Kollegin ist aber Halbtagskraft, daher ist es schon notwendig da mal nachmittags ins Postfach zu gucken.
Nein, es gibt nur diese Möglichkeiten über das Vertretungsprofil.
Nur einen Ordner/View geht nicht, hier ist Notes architektonisch einfach anders als Outlook. Wenn Du Mail-Zugriff hast, dann kannst Du alle Mails (bis auf die verschluesselten) sehen.
Aber "nur den Kalender" geht (siehe Screenshot). Eine gute Anleitung/Uebersicht dazu gibt es auf Developerworks:
Discover the power of Calendar Delegation in Lotus NotesIst zwar fuer Version 7 geschrieben, gilt aber immer noch.
Ich hab schon mal festgestellt, dass man neue Ordner anlegen und diese als PRIVAT festlegen kann, aber bestehende Ordner (die automatisch aus Outlook implementiert worden sind) kann ich nicht nachträglich als PRIVAT festlegen. Auch den Ordner mit den gesendeten Mails kann ich für den anderen nicht unsichtbar schalten.
Das geht nicht, da "Gesendet" kein Ordner, sondern eine Ansicht ist. Ein Ordner enthält nur die Dokumente, die Du reinschiebst, eine Ansicht "holt" sich die Dokumente per Formel. Ein Dokument kann in n Ordnern und m Ansichten zu sehen sein, ist aber nur ein Dokument.
Was man hier noch erwaehnen sollte ist, dass Du zwar "private" Folder anlegen kannst, die dann nur Dir zur Verfuegung stehen, aber jeder Benutzer, der Leseberechtigung auf Deine Maildatenbank hat, kann die Mails, die in dem "privaten" Folder liegen, immer noch ueber die "All Documents" Ansicht finden und ansehen. Daruber hinaus ist der Ordner so "privat", dass er Dir nur auf der Workstation zur Verfuegung steht, auf dern Du ihn angelegt hast (ausser ihr habt Roaming) aktiviert. Die Details, warum dem so ist, erspare ich Dir.
Wenn Du das Beduerfnis hast, Deine E-Mail wirklich privat zu halten, musst Du
a) Deinen Admin anweisen/bitten, dass er Dir die Option "When receiving unencrypted mail, encrypt before storing in your mail file," in Deinem Personendokument am Server setzt
b) in deinen File -> Preferences -> Mail -> Send and Receive Mail die Option ""Encrypt saved copies of sent Messages" setzen
Das impliziert aber, dass Dir und Deinem Admin klar ist, was es bedeutet, dass alle Deinem Mails verschluesselt sind (ID File backup, ...). Da gibts ein paar Implikationen, ueber die mal nachdenken sollte. U.a. bedeutet das, dass man Deine Mails nur mehr mit Deinem ID File lesen kann.
Wobei ich so wie tode empfehlen wuerde, fuer Mails, die von mehreren Personen bearbeitet werden sollen, so genannte Funktionspostfaecher einzurichten.
Formatierung in Mails
Ich finde keine "Format übertragen" Funktion. Also das, was bei Outlook/Word mit diesem gelben Pinsel-Symbol gemacht wird.
Menü Bearbeiten\Selektiv einfügen ist m.E. das, was Du suchst.
I beg to differ.
IMHO sucht er "
Format übertragen" (aka. "format painter").
Die schlechte Nachricht: Das gibt es in Notes in der Form (leider) nicht. Am ehesten kommen noch die Absatzformatierungen an das heran, aber die muss man zuerst haendisch anlegen. Siehe
http://www.alanlepofsky.net/alepofsky/alanblog.nsf/dx/stylish-paragraphs und
http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf/dx/Creating_paragraph_and_text_styles_in_Notes_documents<BOFH Modus>Wobei Mails ja sowieso text/plain sind und man daher sowieso keine Formatierungen kopieren muss</BOFH Modus>
Das einzigst Positive bisher, das mir auffiel ist, dass die Suche sauschnell ist. Das wars dann aber auch...
Dann erkunde mal die anderen Features, wie Replikation, Teamroom-Datenbanken, und all die anderen Templates, die es gibt.
Wirf man einen Blick auf die beiden Videos von Matt Newman, die sollten Dir noch ein paar Tips geben:
http://vimeo.com/20265120 und
http://youtu.be/uvyc0JcnmOk Ansonsten wird Deine Fragen einfach hier ein.
