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wupperhannes:
Ja, Du hast den Nagel auf den Kopf getroffen. Zumindest teilweise  :D. Zuerst sollte es nur die Signatur sein, aber inzwischen wird auch über andere Anwendungen nachgedacht. Deshalb hatte ich versucht, es so allgemein wie möglich zu halten.

Also wenn es denn zur Lösungsfindung beiträgt... Die Geschäftsleitung möchte gerne, dass unsere Firmensignatur einheitlich aussieht. Bis jetzt haben wir das immer mit JPEG Dateien gemacht. Hat aber den Nachteil, dass jedesmal, wenn wir einen neuen Mitarbeiter bekommen, oder ein besonderes Ereignis ist, (wie jetzt unser 10 jähriges Bestehen) irgendjemand sich hinsetzen muss und zumindest eine neue Signatur erstellen muss ( wenn nicht über 50 wie im Falle des Jubiläums )

Hinzu kommt, dass wir einige "Künstler" in der Firma haben, die immer wieder die Signatur nach ihrem Gusto "verbessern". Meine Aufgabe ist es nun, dem einen Riegel vor zu schieben und eine Signatur zu entwerfen, die nicht jeder ändern kann. Außerdem sollte die Signatur bei offiziellen Änderungen automatisch in allen Email Datenbanken angepasst werden, ohne dass irgendjemand einen Knopf dafür zu drücken braucht (wird ja gerne schon mal vergessen...)

Wir haben nun zwei Datenbanken, die ich dafür nutzen könnte. Eine Template Datenbank, in der alle unsere Vorlagen gespeichert sind. Angebote, Kalkulationsblätter, Berichte etc. pp. Und eben auch ein HTML Template der Signatur. In einer zweiten Datenbank liegen alle Mitarbeiter Daten. Email Adresse, Handy Nummer, Titel usw.

Nun hat die HTML Signatur einen kleinen Nachteil. Sie funktioniert nur über die notesuidocument.import Methode (in der CoreEmailClasses der Email Datenbank). Diese Methode benötigt eine Datei als Parameter. Aufgabe ist also, die Platzhalter im HTML Template (Datenbank liegt nur auf dem Server) mit den Personendaten des aktuellen Users (gespeichert in der Employee Datenbank auf dem Server) zu füllen und als HTML Datei lokal abzulegen. Geht natürlich nur, wenn der Client online ist. Für den Fall, dass er offline ist, soll einfach mit der vorhandenen Datei gearbeitet werden.

Um unseren "Künstlern" das Leben ein wenig schwerer zu machen, wollte ich den vervollständigten HTML Text in einem gesonderten Dokument in der Email Datenbank speichern. Bei der Erstellung einer neuen Email würde dieses Dokument dann zunächst als HTML Datei gespeichert werden (was eventuelle. Änderungen in der vorhandenen Datei überschreiben würde) und dann ganz normal über die Email Datenbank internen Mechanismen importiert und dargestellt werden.

Vorteil des Ganzen: Änderungen in den Personen bezogenen Daten brauchen nur an einer Stelle gepflegt zu werden. Änderungen an der Signatur (z.B. Rücknahme der Jubiläums Version) ebenfalls nur an einer Stelle mit Auswirkungen für alle Mitarbeiter. Außerdem ist die Angabe der Firmen Web Site ein echter, funktionierender Link. (Die Email Adresse auch. Macht aber in diesem Zusammenhang wenig Sinn). Zum besseren Verständnis im Anhang die Ansichten der bestehenden Signatur und der neuen HTML Version mit den Platzhaltern.

Ach ja. Wir arbeiten noch mit Version 8.0.1. Upgrade auf 8.5 ist angedacht aber noch nicht in die Wege geleitet.

Banni:
Nur mal so als Gedanke:

Wenn die Mails grundsätzlich mit Signatur versendet werden sollen und der User nicht wirklich Einfluss darauf nehmen soll, sollte man vielleicht auch mal einen Gedanken an das Thema Disclaimer verschwenden. Da gab's auch schon einige Diskussionen hier im Forum zum für und wieder.
Den kann man dann mit Platzhaltern versehen und die Daten können aus dem DD geholt werden.

Peter Klett:
Wenn Du als Ergebnis ein eigenes Dokument in der Maildatenbank jedes Mitarbeiters haben möchtest, kannst Du einen Agenten schreiben, der nachts auf dem Server in allen Maildatenbanken dieses eine Dokument aktualisiert. Die Verteilung dieses aktualisierten Dokuments erfolgt dann automatisch bei der nächsten Replikation der Maildatenbank.

Driri:
Es gibt auch fertige Tools für die Themen Signatur und Disclaimer - auch serverbasierte, so daß der User da nicht mehr dran rumpfuschen kann. Evtl. wäre das auch ein Ansatz, bevor man da selber tätig wird.

wupperhannes:

--- Zitat von: Driri am 07.01.11 - 08:45:37 ---Es gibt auch fertige Tools für die Themen Signatur und Disclaimer - auch serverbasierte, so daß der User da nicht mehr dran rumpfuschen kann. Evtl. wäre das auch ein Ansatz, bevor man da selber tätig wird.

--- Ende Zitat ---
Klingt interessant. Da bräuchte ich das Rad kein zweites Mal erfinden. Hast Du mal ein paar Quellen?

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