Email Zugriffe und Weiterleitung

[tttonic]

so eine Vereinbarung könnte auch sein, dass private Mails nur zugelassen sind, wenn diese wie dienstliche behandelt werden dürfen.
Damit bist du die Unterscheidung zw. dienstlichen und privaten Mails los, denn wer nicht unterschreibt darf nicht und wer unterschreibt hat es ja ausdrücklich erlaubt. Ausformulieren muss dies natürlich ein Jurist.

Sollen Zugriffe oder Weiterleitungen eingetragen werden, so muss bei uns dies immer von einem Juristen (ist auch der Datenschützer) veranlasst werden. D.h. jeder User, der so etwas veranlassen will (egal welche Position der hat!!) wird an den Juristen verwiesen.

Kannst mir deinen Juristen ausleihen???

[diali]

den nicht, aber beim EntwicklerCamp und AdminCamp ist oft Anja Neubauer (http://conlegi.de/?page_id=12) dabei, die kann dir da weiterhelfen.

[Gandhi]

Ich würde beim Betriebsrat nachfragen und zwar aus folgenden Gründen:
1. I.d.R. sind die für die Betriebsvereinbarungen mitverantworlich sind - heißt: die haben für die MA verhandelt, was E-Mail technisch wie funktioniert bzw. nicht funktioniert.

2. Die Dir helfen, wenn Du durch so eine Anfrage in irgendwelche Zwickmühlen gerätst.

Ansonsten ist Personalabteilung auch eine gute Anlaufstelle.

[tttonic]

Ich würde beim Betriebsrat nachfragen und zwar aus folgenden Gründen:
1. I.d.R. sind die für die Betriebsvereinbarungen mitverantworlich sind - heißt: die haben für die MA verhandelt, was E-Mail technisch wie funktioniert bzw. nicht funktioniert.

2. Die Dir helfen, wenn Du durch so eine Anfrage in irgendwelche Zwickmühlen gerätst.

Ansonsten ist Personalabteilung auch eine gute Anlaufstelle.

Wäre ne Idee. Nein da liegt nichts vor. Ist auch nichts verhandelt. 

[k_hofi]

Ihr lasst im Unternehmen private E-Mail-Nutzung offiziell zu?
=> lauft ihr da nicht Gefahr in die Schiene "Telekomunikationsdiensteanbieter" zu rutschen?

Bei uns ist in unserer IT-Richtlinie für User jegliche private Nutzung ausdrücklich untersagt,
um schon mal eine rechtliche Grundlage für uns zu schaffen.

Zudem muss sich jeder Mitarbeiter bei Antritt seiner Stelle selbst einen Vertreter definieren (ergibt sich immer aus seinem
Arbeitsumfeld) und diesen bei Bedarf auch aktualisieren.

Fällt nun ein Mitarbeiter (aus welchen Gründen auch immer) aus wird bei uns nur die Weiterleitung
aktiviert.
=> den Vertreter hat er ja selbst gewählt

Soweit meine 5 Cent dazu

[machineslave]

Hallo,

wenn ihr privaten EMail-Verkehr zulasst, so tretet ihr automatisch als Telekommunikations-Dienstleister gegenüber den Mitarbeitern auf und somit unterliegen die Mails dem "Fernmeldegeheimnis".
Das geht sogar soweit, daß man in diesem Falle keinen vorgelagerten Spamfilter einsetzen darf, sondern ALLE Mails an den Mitarbeiter zugestellt werden müssen.
Auch die rechtskonforme Archivierung ist nicht so einfach möglich, der Benutzer müsste theoretisch geschäftliche Mails irgendwie markieren, damit diese archiviert werden können.
Ebenfalls (juristisch nicht ganz eindeutig) könnte der Benutzer sogar nach Austritt aus dem Unternehmen verlangen, daß er weiterhin Zugang zu seinem Postfach hat.
Wir haben im Moment ein ähnliches Thema auf dem Tisch liegen.
Die einfachste Möglichkeit: Private EMails verbieten, dann ist das mit Zugriffen auf die Postfächer überhaupt kein Problem.

[tttonic]

Danke für die ganzen Antworten.

Hie rnoch ein paar Anmerkungen.

Private Emails können nicht mehr verboten werden da diese seit 20 Jahren erlaubt sind und somit ist das nicht mehr möglich.

Ein Verbot privater Emails ist eh nicht durchsetzbar da ja niemand einem Absender verbieten kann jemanden eine Email zu senden.

Wir haben das nun Datenschutzrechtlich und juristisch prüfen lassen. Das Problem ist nicht der Datenschutz sondern die gesetztliche Betrachtung.

Hier will sich kein Jurist richtig festlegen und alle sprechen nur von "müsste", "könnte" und "muss im Einzelfall betrachtet werden".

Das liegt daran das hier anscheinend nicht nur die deutsche Rechtsprechung mit einfließt.

Mein Gefühl ist momentan. Egal was man macht, man macht es falsch da nichts richtig geklärt ist.

Schade eigentlich.

[Driri]

Wir standen vor ca. einem Jahr auch vor dem Problem. Die private Emailnutzung ist bei uns nie untersagt worden, sondern wurde immer geduldet.

Wir haben nach Beratung mit externen Fachanwälten und unserer internen Rechtsabteilung dann folgende Regelung gefunden :

- Die private Emailnutzung wird weiterhin geduldet.

- Jeder Mitarbeiter unterschreibt eine Zusatzvereinbarung, daß er mit der Filterung und Archivierung seiner Emails (inkl. der evtl. privaten Mails) einverstanden ist.

- Mitarbeiter, die dies nicht unterschreiben, bekommen die private Emailnutzung auf die dienstliche Adresse untersagt (Weisungsrecht des Arbeitgebers). Da die private Nutzung des Internet ebenfalls geduldet ist, werden diese Mitarbeiter angehalten, private Mails dann über entsprechende Provider zu nutzen (GMX, Web.de, etc. pp.). Der dienstliche Emailverkehr dieser Mitarbeiter wird dann stichprobenartig auf private Emailnutzung überwacht und bei Zuwiderhandlung gibt es entsprechende rechtliche Konsequenzen.

Das ist vermutlich auch nicht 100%ig hieb- und stichfest, aber zumindest waren sich alle Beteiligten einig, daß diese Lösung in unserer Situation eine gute Lösung darstellt.

[tttonic]

Wir standen vor ca. einem Jahr auch vor dem Problem. Die private Emailnutzung ist bei uns nie untersagt worden, sondern wurde immer geduldet.

Wir haben nach Beratung mit externen Fachanwälten und unserer internen Rechtsabteilung dann folgende Regelung gefunden :

- Die private Emailnutzung wird weiterhin geduldet.

- Jeder Mitarbeiter unterschreibt eine Zusatzvereinbarung, daß er mit der Filterung und Archivierung seiner Emails (inkl. der evtl. privaten Mails) einverstanden ist.

- Mitarbeiter, die dies nicht unterschreiben, bekommen die private Emailnutzung auf die dienstliche Adresse untersagt (Weisungsrecht des Arbeitgebers). Da die private Nutzung des Internet ebenfalls geduldet ist, werden diese Mitarbeiter angehalten, private Mails dann über entsprechende Provider zu nutzen (GMX, Web.de, etc. pp.). Der dienstliche Emailverkehr dieser Mitarbeiter wird dann stichprobenartig auf private Emailnutzung überwacht und bei Zuwiderhandlung gibt es entsprechende rechtliche Konsequenzen.

Das ist vermutlich auch nicht 100%ig hieb- und stichfest, aber zumindest waren sich alle Beteiligten einig, daß diese Lösung in unserer Situation eine gute Lösung darstellt.

Zumindest mal ein Ansatz den man verfolgen kann.

[koehlerbv]

Zumindest mal ein Ansatz den man verfolgen kann.

Oh, der war böse, richtig böse. Ich hoffe, das geschah unbedacht.

Ingo hat (als 27. Poster (!) nach zahlreichen anderen Statements, die ich grösstenteils ebenso vollkommen unterstütze), einen (weiteren) Erfahrungsbericht geschrieben. Dieser erscheint pragmatisch, aber - wie Ingo selbst sagt - wasserdicht ist das nicht.

Im Umgang mit privater eMail-Nutzung habe ich in den letzten 15 Jahren (also seit das ein breiteres Problem ist) die unterschiedlichsten Verfahren kennen gelernt. Das reicht von "macht, was Ihr wollt - aber baut keinen Scheiss!" bis zu striktesten Reglementierungen mit sofortigen arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei Verstössen.

Angesichts der Tatsache, dass die meisten Firmen heute mit automatischen Signaturen und angehängten "Disclaimern" (dieses Gruselzeug) arbeiten, verbietet sich zumindest bei diesen Organisationen jeglicher ausgehender privater Mailverkehr sowieso.
Bei eingehenden Mails wird es gleich ganz schwierig. Selbst durchgehende SPAMs sind meist privat. SPAMs sind aber schwer zu erkennen - erlaubte Privatnutzung schliesst SPAM-Filter aber eigentlich aus. Ein Teufelskreis.

Auch die Telekommunikations-Dienstleister-Problematik, die Du oben mit dem "Ansatz, den man mal wenigstens verfolgen kann" abgebügelt hast, ist nicht ohne. Geht (unfreiwillig) der Falsche und der klagt, ist das für manchen "Opferanwalt" ein zusätzliches Fressen. Nicht besonders vielversprechend, aber die Firma hat erstmal den Ärger, den Zeitverlust und die Kosten.

Da Deine Firma sich offensichtlich nicht besonders der Problemtik widmen will, ist mein rat an Dich: Denke an Dich selbst und suche anwaltliche Beratung: Welche betrieblichen Wiesungen in dieser Sache darfst Du überhaupt annehmen und ausführen? Wann bist Du noch auf der sicheren Seite? Und lass Dir alles in der Sache schriftlich geben. Im Fall der Fälle kannst Du auch auf der Seite gegenüber vom Staatsanwalt sitzen.

Bernhard

[Hoshee]

Moin,

- Die private Emailnutzung wird weiterhin geduldet.

Das ist ja das Problem. Mit der Duldung impliziert man, dass private E-Mail-Nutzung erlaubt ist und tritt als Telekommunikationsdienstleister, mit allen gesetzlichen Konsequenzen, auf.
Meines Wissens geht nur eins: Nutzung der Infomationstechnologien (E-Mail, Internet, auch Telefon) nur für den dienstlichen Gebrauch! Fump, Aus, Ende!

Das auch z.B. private E-Mails raus-, reingehen, darf man weder denken, noch sagen, sonst ist man Telekommunikationsanbieter ... 

Gruss ...

Hoshee

[koehlerbv]

Sehe ich auch so, Hoshee. Und das geht auch nachträglich noch - hier gibt es kein "Gewohnheitsrechts". Ich kenne auch etliche Firmen, die ein- und ausgehende Verbindungen (ob Port 25 oder 80) für Adressen wie yahoo, gmx, web, gmail und Konsorten sperren - weil das immer privat oder bestenfalls "semi-professionell" ist, aber keine wirklichen Kundenkontakte sein können. Die private Internet-Nutzung bietet ja auch genug Fallstricke.

Die sich daraus ergebende "Baustelle" des Mitbringens von privaten "Gadgets" steht bestenfalls in diesem Zusammenhang im Sinne von"Arbeitszeit verbraten", stellt aber die Firma von weitreichenden eigenen Verpflichtungen frei. Und solange die Kollegen ihre Leistungen erbringen, sollen sie es doch machen, wie sie wollen - solange sie die Firma nicht in die Bredouille bringen. Aber: Die Firmenleitungen gehören der Firma. Punktum.

Bernhard

[diali]

Sehe ich nicht so, denn wenn per Dienstvereinbarung private Mails, Telefonate, Faxe etc. grundsätzlich verboten werden (diese kann auch jetzt noch beschlossen werden und in Kraft treten), sind wir auf dem Stand, den Bernhard & Hoshee beschreiben.

In der Dienstvereinbarung kann aber auch stehen, dass ich diese Medien privat verwenden darf, wenn ich schriftlich bestätige, dass die privaten Mails etc. wie dienstliche behandelt werden dürfen (damit darf ich Sicherungen anlegen, Archivierung betreiben usw.).

Sollen private Mails ohne so eine Vereinbarung zugelassen werden, würde es sonst bedeutet, dass ein 2. Mailsystem für privaten Mails aufgebaut werden müsste.

Unabhängig davon, ob verbieten oder erlauben mit oben genannter Einschränkung, muss dies von oben entschieden und eine entsprechende Dienstvereinbarung beschlossen werden. An tttonic Stelle würde ich genau dies ansprechen und bis eine rechtlich verbindliche Entscheidung getroffen wurde abwarten. Mit dem Abwarten kannst du übrigens auch Leidensdruck auf der anderen Seite erzeugen, eventuell wird dann schneller eine Entscheidung getroffen.

Ist schon der Hammer was da auf tttonics Rücken ausgetragen wird. Ich will mal glauben dass tttonics AG sich der Problematik nicht bewusst ist

[Hoshee]

Moin,

@Dirk: Bitte beachten: Privates E-Mailing wird nicht verboten. Es wird nur für den dienstlichen Gebrauch bereitgestellt!

Das macht einen gewaltigen Unterschied, besonders für das Unternehmen und den Mitarbeiter. Und zwar in Hinsicht auf arbeitsrechtliche Maßnahmen. Bitte nagelt mich da nicht drauf fest. Ich bin weder Personaler noch Jurist 

Aber auch wenn

In der Dienstvereinbarung kann aber auch stehen, dass ich diese Medien privat verwenden darf, wenn ich schriftlich bestätige, dass die privaten Mails etc. wie dienstliche behandelt werden dürfen (damit darf ich Sicherungen anlegen, Archivierung betreiben usw.).

gelten solch lustige Sachen wie Vorratsdatenspeicherung, Bereitstellung eines Einzelverbindungsnachweis usw.
Das Unternehmen ist dann für den Mitarbeiter der Provider! Da kann der MA unterschreiben was er will und wie er lustig ist.

Hoshee

[diali]

@Dirk: Bitte beachten: Privates E-Mailing wird nicht verboten. Es wird nur für den dienstlichen Gebrauch bereitgestellt!

Aber nur dienstlicher Gebrauch setze ich mit einem Verbot gleich (muss aber juristisch nicht so sein).

gelten solch lustige Sachen wie Vorratsdatenspeicherung, Bereitstellung eines Einzelverbindungsnachweis usw.
Das Unternehmen ist dann für den Mitarbeiter der Provider! Da kann der MA unterschreiben was er will und wie er lustig ist.

bist du da sicher? Ich habe mich da bisher auf unsere Juristen verlassen, die diese Dienstvereinbarung ausformuliert haben. Wird interessant, wenn mal Personal abgebaut werden muss.

[Hoshee]

Ich bin mir eben nicht sicher.
Wäre aber doch logisch. Private Nutzung - ergo AG = Provider - ergo Gesetze finden Anwendung.

Aber, wie gesagt, bin mir nicht wirklich sicher. Evtl. muss man aber Juristen auch auf solche Sachen mit der Nase stossen, damit sie es bemerken und evtl. berücksichtigen. 

Vielleicht bekommst Du ja von Euren mal eine Aussage dazu und einen Bonus, wenn Du es noch an das Ideenmanagement als Vorschlag für aktiven Personalabbau gibst 

Hoshee

[tttonic]

Oh, der war böse, richtig böse. Ich hoffe, das geschah unbedacht.

Ja mit Absicht war das nicht, sorry.

Ich habe mich mal ein wenig rausgehalten.

Aber so wie ich das nun alles interpretiere ist sich auch hier niemand sicher.

Es gibt keine Rechtsurteile an die man sich "krallen" kann.

[koehlerbv]

Hier ist sich natürlich niemand sicher - wir sind ja keine Fachanwälte oder Richter.

Die Entscheidungen, die hier zu treffen sind, können ausschliesslich aus der Ebene der obersten Geschäftsführung stammen, und diese brauchen hierfür die situationsangepassten Expertisen von Fachanwälten. Und die Verantwortung liegt dann auch nur dort, wenn die Festlegung nicht rechtskonform war.

Unsereiner kann "nur" mit zur Verantwortung gezogen werden. M.E. ist die Höhe der Mitschuld um so höher, je weniger man sich auf Festlegungen "von oben" stützt.

Bernhard