Email Zugriffe und Weiterleitung

[tttonic]

Ein Hallo an alle Leidgetragenen

Ich denke jeder Admin kennt die folgende Situation:

Der MA A ist aufgrund was auch immer länger nicht im Unternehmen und auch nicht mehr greifbar.

Was passiert mit den Mails?

Es kommen Anweisung wie:

• ankommende Mails weiterleiten
• Zugriff einer anderen Person geben
• Abwesenheitsnachricht einstellen
• Mailbox deaktivieren
• was auch immer noch kommen kann

Dieses ist ja ein Thema indem Datenschutz und Rechtsprechung nicht immer ganz eindeutig sind.
Daher entstehen immer wieder Unsicherheiten innerhalb der Administration.

• Wie geht Ihr damit um?
• Wie ist euer Rechntsempfinden bei solchen Anforderungen?
• Hat jemand das rechtlich schon betrachten lassen?

Mir geht es hauptsächlich darum einen rechtssicheren Rahmen zu schaffen und die Administration aus einer möglichen, rechtlichen Schusslinie zu nehmen.

Daher bin ich für alle Meinungen dankbar.

gruß
tttonic

[m3]

Na da würde ich den Ball an die HR-Abteilung zurück spielen. Die sollen das mit der Rechtsabteilung/Anwalt/Betriebsrat abklären.

Von dort muss eine "rechtssichere" Vorgehensweise kommen, die Du als Admin dann umsetzten kannst. Wenn es das nicht gibt bzw. sie das nicht erstellen wollen => Betriebsrat.

[tttonic]

Na da würde ich den Ball an die HR-Abteilung zurück spielen. Die sollen das mit der Rechtsabteilung/Anwalt/Betriebsrat abklären.

Von dort muss eine "rechtssichere" Vorgehensweise kommen, die Du als Admin dann umsetzten kannst. Wenn es das nicht gibt bzw. sie das nicht erstellen wollen => Betriebsrat.

Wenn die Anforderungen mal von der HR Seite kommen würden

Im allgemeinen kommen diese von Abteilungsleitern etc und eskalieren dann bis zur Vorstandsebene.

[(h)uMan]

bei uns sind diese Themen im Anstellungsvertrag verankert -> Nutzung von Firmenressourcen.
Entsprechend werden dann diese Fälle behandelt.

[Banni]

Im allgemeinen kommen diese von Abteilungsleitern etc und eskalieren dann bis zur Vorstandsebene.

Auch Abteilungsleiter kommen an den gesetzlichen Grundlagen nicht vorbei.

Generell favorisiere ich folgendes:
1. Anforderung kommt schriftlich vom Chef
2. egal was der sagt, erst mal den Fall zur Personal- bzw. Rechtsabteilung geben und von denen schriftlich absegnen lassen. Du bist ja wahrscheinlich kein Anwalt.

Nur so kannst Du als Admin ruhiger schlafen.

Gruß Jan

[tttonic]

Im allgemeinen kommen diese von Abteilungsleitern etc und eskalieren dann bis zur Vorstandsebene.

Auch Abteilungsleiter kommen an den gesetzlichen Grundlagen nicht vorbei.

Generell favorisiere ich folgendes:
1. Anforderung kommt schriftlich vom Chef
2. egal was der sagt, erst mal den Fall zur Personal- bzw. Rechtsabteilung geben und von denen schriftlich absegnen lassen. Du bist ja wahrscheinlich kein Anwalt.

Nur so kannst Du als Admin ruhiger schlafen.

Gruß Jan

Rechtsabteilung scheidet aus da nicht vorhanden.

[Banni]

Rechtsabteilung scheidet aus da nicht vorhanden.

Personalabteilung? Irgend jemand in der Firma muß ja rechtlich den Hut aufhaben und der muß in solchen Fällen eingeschaltet werden.

[tttonic]

Rechtsabteilung scheidet aus da nicht vorhanden.

Personalabteilung? Irgend jemand in der Firma muß ja rechtlich den Hut aufhaben und der muß in solchen Fällen eingeschaltet werden.

Leider ist unsere Personalabteilung richtig fit in dem Thema Daher bringt es nichts. Auch an den Datenschutzbeauftragten bin ich schon rangetreten. Aber der spricht sich da frei da es hier ja um eine juristische Betrachtung geht. 

Daher ja meine Fragen wie man dieses Thema bei anderen behandelt. Denn es muss ja zumindest irgendwelche Grundpfeiler geben.

[diali]

wenn du keine Freigabe von Datenschützer, Jurist, Personalrat etc. einholen kannst, würde ich an deiner Stelle nichts tun.
Dreh den Spieß um. Die, die Mails anderer freigeschaltet, weitergeleitet usw. wollen, die sollen dir von einer dieser Stellen die Freigabe besorgen.

Lasst ihr private Mails zu? Wie ist dies bei euch geregelt?

[klaussal]

Bei uns entscheidet das der Abteilungsleiter, ob die Mehl-Datei gelöscht werden soll.
Oder der Vertreter des Ausgeschiedenen leitet die relevanten Mails an sich weiter.

[tttonic]

wenn du keine Freigabe von Datenschützer, Jurist, Personalrat etc. einholen kannst, würde ich an deiner Stelle nichts tun.
Dreh den Spieß um. Die, die Mails anderer freigeschaltet, weitergeleitet usw. wollen, die sollen dir von einer dieser Stellen die Freigabe besorgen.

Lasst ihr private Mails zu? Wie ist dies bei euch geregelt?

Private Mails sind zulässig.

Das mit der Freigabe mach ich ja so. Aber wer sagt mir denn das bei einer späteren juristischen Betrachtung ich nicht haftbar gemacht werde? Nur weil jemand geschrieben hat "Ich erteile die Er...".

Das scheint mir ein wenig zu einfach zu sein.

[diali]

Sichert ihr Mails (Backup). Private Mails dürftet ihr dann auch nicht sichern!

Deshalb die Freigabe auch nur vom Datenschützer, Jurist oder Personalrat.

[tttonic]

Sichert ihr Mails (Backup). Private Mails dürftet ihr dann auch nicht sichern!

Deshalb die Freigabe auch nur vom Datenschützer, Jurist oder Personalrat.

Klar sichern wir Mails.  Woher hast du das mit den "private Mails dürfen wir dann auch nicht sichern?"

Kannst du das belegen denn mir wäre das völlig neu?

gruß
tttonic

[atbits]

Wenn ihr private Emails zulasst dann dürft ihr die auf keinen Fall an einen anderen MA weiterleiten, ohne von diesem schriftlich die Zustimmung zu haben.

Es empfiehlt sich hier eine entsprechende Personalvereinbarung unterzeichnen zu lassen.
Egal was der Chef / Abteilungsleiter sagt, das ist nicht zulässig soweit ich weiß.

Besprecht Euch dringend mit einem Anwalt der was davon versteht, nur so kommt ihr auf die sichere Seite.
Übrigens sollten bei einem guten Datenschützer da auch alle Alarmglocken läuten ...

Grüße David
P.S.: Selbsteverständlich ist das hier keine Rechtsberatung ;-)
Das darf ich als IT'ler  selbstverständlich nicht machen

[tttonic]

Wenn ihr private Emails zulasst dann dürft ihr die auf keinen Fall an einen anderen MA weiterleiten, ohne von diesem schriftlich die Zustimmung zu haben.

Es empfiehlt sich hier eine entsprechende Personalvereinbarung unterzeichnen zu lassen.
Egal was der Chef / Abteilungsleiter sagt, das ist nicht zulässig soweit ich weiß.

Besprecht Euch dringend mit einem Anwalt der was davon versteht, nur so kommt ihr auf die sichere Seite.
Übrigens sollten bei einem guten Datenschützer da auch alle Alarmglocken läuten ...

Grüße David
P.S.: Selbsteverständlich ist das hier keine Rechtsberatung ;-)
Das darf ich als IT'ler  selbstverständlich nicht machen

Was verstehst du unter einer Personalvereinbarung?

ps.

ich weiß das es keine Rechtsberatung ist

[atbits]

Ich weiß nicht ob "Personalvereinbarung" der korrekte juristische Fachbegriff ist.
Was ich meine ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag bzgl. Umgang mit neuen Medien wie z.B. Email.

Da kann dann sowas drinstehen, wie private Email sind erlaubt aber der MA gestattet den Zugriff auf das Postfach zu Sicherungs- und Archivierungszwecken sowie den Vertreterzugriff und bei Ausscheiden ...

Grüße David

[elektron]

Hallo,

@tttonic
Ihr habt also einen Datenschutzbeauftragten ? Dann ist der doch der richtige Ansprechpartner.
Ich würde, wie das auch schon diali geraten hat, eine Freigabe vom Datenschutzbeauftragten vorlegen lassen.
Darum soll sich die anfordernde Abteilung kümmern.

Falls vorhanden: Zustimmung des Betriebsrates.
Weiterhin eine Anweisung deines IT-Chefs, dass du die angeforderten Massnahmen durchführen sollst.
(Das kann man schön in einem Workflow abbilden).
 
Das mag zwar die Prozesse verlangsamen - nichts mehr mit :"mach mal eben", aber du bist abgesichert.

Gruss
Toralf

[tttonic]

Hallo,

@tttonic
Ihr habt also einen Datenschutzbeauftragten ? Dann ist der doch der richtige Ansprechpartner.
Ich würde, wie das auch schon diali geraten hat, eine Freigabe vom Datenschutzbeauftragten vorlegen lassen.
Darum soll sich die anfordernde Abteilung kümmern.

Falls vorhanden: Zustimmung des Betriebsrates.
Weiterhin eine Anweisung deines IT-Chefs, dass du die angeforderten Massnahmen durchführen sollst.
(Das kann man schön in einem Workflow abbilden).
 
Das mag zwar die Prozesse verlangsamen - nichts mehr mit :"mach mal eben", aber du bist abgesichert.

Gruss
Toralf

Ja ich glaube ich werde den wieder in die Pflicht nehmen. Obwohl das schwierig wird. Denn für eine juristische Betrachtung ist er nicht der richtige und vom Datenschutz her sieht er dort keine Bedenken. Naja mal schauen.

[atbits]

Meiner Meinung nach liegt ein Verstoss gegen den Datenschutz vor, wenn Du einem anderen Mitarbeiter Zugriff auf möglicherweise private Emails eines anderen gewährst.

[diali]

so eine Vereinbarung könnte auch sein, dass private Mails nur zugelassen sind, wenn diese wie dienstliche behandelt werden dürfen.
Damit bist du die Unterscheidung zw. dienstlichen und privaten Mails los, denn wer nicht unterschreibt darf nicht und wer unterschreibt hat es ja ausdrücklich erlaubt. Ausformulieren muss dies natürlich ein Jurist.

Sollen Zugriffe oder Weiterleitungen eingetragen werden, so muss bei uns dies immer von einem Juristen (ist auch der Datenschützer) veranlasst werden. D.h. jeder User, der so etwas veranlassen will (egal welche Position der hat!!) wird an den Juristen verwiesen.