Notes native Archiv lösung...?

[hallo.dirk]

Hi,

der Archiv Kelch ist mal wieder bei mir angekommen

Man will zentral alle Mails archivieren (Aufbewahrungszeitraum 7 Jahre) und diese dann zwecks späterer Recherche Volltext indizieren.

So weit so gut.

Beim Betrachen verschiedener Lösungsansätze sind wir auch auf folgendes Szenario gestossen:

Ich parke die Mails in einer Notes DB, hole zwecks Plattenoptimierung die Anhänge aus den Mails raus und nutze dann einfach den Notes Volltext Index.

Ich sorge dafür, dass die Datenbanken nicht mehr als 200.00 Dokumente enthalten um die Performance der DB langfristig zu erhalten und indiziere diese dann (mit Anhängen)
So kämen wir auf ca. 200 Datenbanken + VT.

Für die Recherche müsste dann eine Applikation geschrieben werden, die diese Datenbanken parallel abfragen wird.

Wir sind davon ausgegangen, dass in puncto Hardware alles Löungen identische anforderungen haben.

So ungefähr sieht dieses Konzept aus.
Wir reden hier von geschätzten 35 Tera Byte und ca 25 Mio Mails in 7 Jahren .

Vorteil:
- Wird Notes nativ gelöst.
- Kein neues Know How muss angeeignet werden.
- Die Recherche App kann auch von externen Notes Entwicklern rlelease fähig gehalten werden.
- Der VT kann beim neuerstellen skaliert werden.
(Ich habe bei den fertigen Löungen schon was von Wochen gehört)
-Gegenüber einer Archivlösung (geschätzt für Lizenzen usw.) 250.000 € günstiger.
Wir haben 100.000€ Entwicklungskosten für eine Recherche App gerechnet!

Nachteil:
- Ich bin auf Notes fixiert
- Was könnte hier noch stehen?


Ist das so abwägig was wir uns da so ausgedacht haben?
Gebt mir bitte Feedback.
Danke!

[m3]

Man will zentral alle Mails archivieren (Aufbewahrungszeitraum 7 Jahre) und diese dann zwecks späterer Recherche Volltext indizieren.

Einfach so oder gibts dazu einen legistischen Hintergrund.

Wenn Du ein "revisionssicheres" System benötigst, hast Du schon verloren, wenn Du die Anhänge entfernst, da Du dann nicht mehr das Originalmail archivierst. Usw. Aber Ulrich hat da schon mehrere Postings dazu verfasst.

[hallo.dirk]

Zitat von: hallo.dirk am Heute um 10:16:27
Man will zentral alle Mails archivieren (Aufbewahrungszeitraum 7 Jahre) und diese dann zwecks späterer Recherche Volltext indizieren.
Einfach so oder gibts dazu einen legistischen Hintergrund.

Mann will einfach ein Mittel haben,  um im Falle von z.B. Schadensersatz etwas beweisen zu können,

Wenn Du ein "revisionssicheres" System benötigst, hast Du schon verloren, wenn Du die Anhänge entfernst, da Du dann nicht mehr das Originalmail archivierst. Usw. Aber Ulrich hat da schon mehrere Postings dazu verfasst.

Hör mir mit dem Revisionssicher auf  Das Thema diskutiere ich mit Dir mal genauer bei einem Bier
Ich habe mir zumindest von unseren Anwälten bestätigen lassen, dass eine saubere und schlüssige Prozess Definition mehr taugen kann, als irgendeine Revisionssicherheit.
Schliesslich könnte man Bilder auch manipulieren.

Es ist vielmeher eine Frage von Glaubwürdigkeit....

wenn Du die Anhänge entfernst, da Du dann nicht mehr das Originalmail archivierst.

Ich sags mal so, die Notes Dokumete bekommen keine neuen Zeitstempel!
Oder, das Notes Dokument wird devinitiv nicht verändert!

Damit greift für mich wieder der Belegbare Prozess.

P.S.:
Wir reden hier nicht über die GdPDU!

[eknori]

dass eine saubere und schlüssige Prozess Definition mehr taugen kann, als irgendeine Revisionssicherheit.

*zustimm*

Wg. Suche könnte http://www.openntf.org/Projects/pmt.nsf/ProjectLookup/Domgle interessant sein. Kann aber nicht sagen, ob es mit der Datenmange umgehen kann. Zumindest aber als Ausgangspunkt für eine Recherche SW interessant.

[m3]

Zitat von: hallo.dirk am Heute um 10:16:27
Man will zentral alle Mails archivieren (Aufbewahrungszeitraum 7 Jahre) und diese dann zwecks späterer Recherche Volltext indizieren.
Einfach so oder gibts dazu einen legistischen Hintergrund.

Mann will einfach ein Mittel haben,  um im Falle von z.B. Schadensersatz etwas beweisen zu können,

Nein, ich mag nicht über "revisionssicher" diskutieren.
Aber beim Thema "beweisen" sind wir doch dabei, oder?

Ad Suche: Wäre da nicht die "Domain Search", das Feature, das ihr braucht?

[eknori]

Aber beim Thema "beweisen" sind wir doch dabei, oder?

Klares JEIN ...

Da die E-Mail im juristischen Sinne kein "Strengbeweis" ist, ist es wurscht, ob sie revisionssicher abgelegt wurde oder nicht. Der Richter muss das, was er da vorliegen hat bewerten. Und auch bei einer revisionssicher abgehefteten Mail kann es zweifelhaft sein, ob die das "beweist", was zu beweisen ist.

Es kommt vielmehr darauf an, daß überhaupt etwas vorliegt, was als Beweis dienen kann. Und da geht es mehr um Lückenlosigkeit.

Und wenn es um Produkthaftung geht, reicht es nicht aus, wenn eine Mail, die im Subject irgend etwas von "Reklamation" enthält, über das Journal unverändert in ein Archiv wandert; viel interessanter ist der Prozess, den eine solche Mail beim Eintreffen auslöst.

Gaaaanz schwieriges Thema, und niemand in DE und anderswo wird behaupten können, daß er das vollständig versteht und durchdringt.

[m3]

Hab ich auch nicht. Und ich glaub, ich will da auch nicht drüber nachdenken.

[hallo.dirk]

[..] wenn eine Mail, die im Subject irgend etwas von "Reklamation" enthält, über das Journal unverändert in ein Archiv wandert; viel interessanter ist der Prozess, den eine solche Mail beim Eintreffen auslöst. [..]

Das sehe ich auch als einen anderen Level an.

Tatsache ist, dass die Archivanbieter einem das blaue vom Himmel versprechen

Wie erwähnt, wir wollen beweisen können, dass eine Mail eine Aussage enthielt die eine andere Seite anzweifelt.

Ad Suche: Wäre da nicht die "Domain Search", das Feature, das ihr braucht?

Wg. Suche könnte http://www.openntf.org/Projects/pmt.nsf/ProjectLookup/Domgle interessant sein. Kann aber nicht sagen, ob es mit der Datenmange umgehen kann. Zumindest aber als Ausgangspunkt für eine Recherche SW interessant.

Hey Hey, macht das Projet nicht noch günstiger als es eh schon ist

[flaite]

Da dafür ein Bedarf besteht, ist nicht auszuschliessen, dass IBM an einer entsprechenden Lösung arbeitet.
Wichtig ist vor allem ein geringer Aufwand bei Installation und Administration.

Was haltet ihr davon, Dokumente in einem Archiv auf ähnliche Art vor nachträglicher Änderung zu schützen wie dies bei Signaturen geschieht?
Man bildet einen Hash von den Daten des Dokuments, speichert den irgendwo und wenn der sich nachher von einem neu generierten Hash unterscheidet, dann wurde das Dokument im Archiv geändert.
Schützt natürlich nicht davor, dass Emails vor der Verschiebung ins Archiv geändert wurden, also bevor der Hash generiert wurde.

[hallo.dirk]

Schützt natürlich nicht davor, dass Emails vor der Verschiebung ins Archiv geändert wurden, also bevor der Hash generiert wurde

Wenn der Prozess es nicht zulässt, spielt das, IHMO, eine zweitrangige Rolle...
Ich meine keine Archivierung die auf die Client Seite passiert.

Eine Client Archivierung würde ich einsetzen um GdPDU Auflagen erfüllen zu können.


P.S.: Wer hat noch Argumente die klar gegen eine Notes Native Lösung sprechen?

[eknori]

Wer hat noch Argumente die klar gegen eine Notes Native Lösung sprechen?

Da du das alles selber machen willst ( Notes Know How ) nimmst du den Schlipsträgern und "Beratern" ja die Butter vom Brot

[hallo.dirk]

Wer hat noch Argumente die klar gegen eine Notes Native Lösung sprechen?

Da du das alles selber machen willst ( Notes Know How ) nimmst du den Schlipsträgern und "Beratern" ja die Butter vom Brot

Oh die ärmsten

[m3]

Wie erwähnt, wir wollen beweisen können, dass eine Mail eine Aussage enthielt die eine andere Seite anzweifelt.

Dann würde ich aber erst mal auf elektronisch signierte Mails umsteigen. Eine normale Mail ist so schnell gefälscht, da hilft auch eine toller Prozess nix.

[hallo.dirk]

Wie erwähnt, wir wollen beweisen können, dass eine Mail eine Aussage enthielt die eine andere Seite anzweifelt.

Dann würde ich aber erst mal auf elektronisch signierte Mails umsteigen. Eine normale Mail ist so schnell gefälscht, da hilft auch eine toller Prozess nix.

Na nun aber nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen , versetze die in die Lage eines Richters beim Amtsgericht der von EDV so viel Ahnung hat wie ich von Gesetzestexten .

Glaubst Du, der versteht was wir da diskutieren?

Aber bauen wir das Szenario doch mal auf:

- Kläger: Die haben geschrieben, dass ein Kreis viereckig ist.
- Angeklagter: nein, haben wir nicht!
- Richter zum Angeklagten: Können Sie das beweisen?
- Angeklagter: Ja, wir habe den Schriftverkehr aufgezeichnet und in der Mail wurden nur runde Kreise erwähnt

-  Angeklagter legt das Dokument vor + Prozessbeschreibung welches per Gutachter auf Plausibilität geprüft wurde

- Kläger: Das kann nicht sein, wir habe etwas anderes erhalten!
- Richter zum Kläger: Können Sie das beweisen?

.....
Spätestens hier wird doch klar, worauf das hinausläuft, oder?
Ohne beiden Parteien kriminelle Machenschaften zu unterstellen ist doch klar, dass Angeklagter mit irgendeiner Archiv Lösung immer noch besser dasteht als Kläger ohne Archiv.

[m3]

Ah, Du bist ein Pöser Pursche. Sowas würde doch NIE wer machen. 

[flaite]

Wer hat noch Argumente die klar gegen eine Notes Native Lösung sprechen?

Da du das alles selber machen willst ( Notes Know How ) nimmst du den Schlipsträgern und "Beratern" ja die Butter vom Brot

Carefull. Das sind auch Menschen.
In mein jetziges Projekt kam ich voll aufgetakelt mit Schlipps, Anzugshose, Jacket. Der Projektleiter Dr. xxxx holte mich mit schwarzer Jeans, schwarzem T-Shirt und schwarzen Turnschuhen ab. Da hab ich natürlich direkt meinen Schlipps ausgezogen und muß nicht mehr diese Hosen tragen, die man bei Flecken direkt in die Reinigung bringen muß, etc.
Sobald Kundenkontakt da ist, zieh ich mich zum Auskunften immer so konservativ-wie-möglich an, weil Abrüstung einfacher als Aufrüstung ist. Und du weisst nicht unbedingt was dich erwartet. Vor allem von unserer CRM Abteilung hör ich inzwischen Horror-Stories von Marketing-Abteilungen, in denen Männer mit einer großen Detailkenntnis und Bodenlosigkeit Berater klamottentechnisch abchecken. Sind aber nicht alle und ich finds widerwärtig.

[flaite]

Probleme könnte die Menge machen.
Wenn du die Attachments abhängst, wie willst du die indexieren?
Ausfallsicherheit.
Was machst du mit eingebetteten Objekten?
Sinnvoll ist auch, dass ein Archiv nicht nur für Mails benutzt wird.

Für mich ist diese Diskussion interessant, da ich zur Zeit mit an einer großen Archivierungslösung mitarbeite, die als Appliance (direkt mit Hardware) angeboten werden soll.

Für bestimmte Szenarien denke ich, dass dein Vorgehen vielversprechend ist. 
Hab im Zusammenhang mit Archivierungsprodukten auch schon eine Menge Chaos auf Kundenseite gesehen.

[hallo.dirk]

Probleme könnte die Menge machen.

140 bis 200 Datenbanken a 200.000 Dokumente währe doch nicht viel oder wo siehst Du ein Mengen Problem?

Wenn du die Attachments abhängst, wie willst du die indexieren?

Ähm, die Anhänge werden Zeitversetzt ausgelagert, damit hat der Indexer Zeit zum indizieren.

Ausfallsicherheit.

Notes Cluster

Was machst du mit eingebetteten Objekten?

Die bleiben in der Mail.

Sinnvoll ist auch, dass ein Archiv nicht nur für Mails benutzt wird.

Stimme Dir da zu, allerdings soll die App nicht für jeden zugänglich sein. Daher betrachte ich sie zunächst als Einzellösung



Was ich nach wie vor verblüffend finde sind die zu erwartenden Kosten..

[flaite]

140 bis 200 Datenbanken a 200.000 Dokumente währe doch nicht viel oder wo siehst Du ein Mengen Problem?

Bei den Mengen geht das natürlich.

Ähm, die Anhänge werden Zeitversetzt ausgelagert, damit hat der Indexer Zeit zum indizieren.

Dann dürfen die aber auf dem Archivierungs-Server nicht neu indiziert werden.

[flaite]

Mit ein bischen Java oder C könntest du auch eine zusätzliche Hash-Datenbank implementieren (key= DocUniqueID, value = hash) und so ein - man nennt das glaub ich - no-tampering-in-the-archive implementieren.
Ich möchte als potentieller blutsaugender Schlippsträger keinen Auftrag generieren. Just for the record.

Deckt sich auch mit meinen Erfahrungen, dass oft völlig schwachsinnige und nie-funktionale Systeme bei Kunden implementiert werden, nur weil der Kunde zuwenig über seinen wirklichen Bedarf nachdenkt und in Consultings gibt halt nicht immer unbedingt sachbezogene Motivationen:
- Umsatz
- technische Leute sind scharf auf the latest and greatest frameworks, apis, tools, etc. auf ihrem Lebenslauf.

Kann aber sagen, dass ich persönlich lange nicht mehr an solchen Fantasy-Aktionen beteiligt war.
Ist auch ein nervenaufreibendes und letztlich frustrierendes Geschäft.