Mails nur auf Festplatte speichern, Speicherplatz auf dem Server verringern

[GregorJ]

Hallo

ich arbeite mit Lotus Note 6.5
da die Mails auch auf dem Server der Firma gespeichert werden,
ist dort irgendwann mal der Speicher überfüllt,

jetzt habe ich entdeckt, dass beim Anlegen eines Folder
( Create / Folder / Advanced / Folder type / Privat )
die Möglichkeit besteht den Folder type auf Privat zu setzen
dieser Ordner kann dann nicht über Webmail eingesehen werden

gehe ich nun recht in der Annahme, dass der Inhalt dieses Ordners
nicht auf dem Server gespeichert ist und ich damit den Speicherplatz
auf dem Server reduzieren kann ?

Wenn das so ist, wo finde ich den Ordner dann auf meiner Festplatte
zwecks Datensicherung

Gregor

[koehlerbv]

"Speicher überfüllt"? Soll das heissen: Festplatte voll (arme Firma) oder festgesetzte Quota überschritten?

Private Ordner heisst, dass diese Ordner nur für den Besitzer des Mailfiles sichtbar sind. Nicht mehr und nicht weniger. Natürlich werden auch diese Mails auf Platte und im selben File gespeichert.

Weiterhin: Folder nehmen lediglich Referenzen zu den eigentlichen Mail-Dokumenten auf, mit "Ordnern" im Sinne eines Windows Explorers o.ä. hat dies überhaupt gar nichts zu tun.

Ernsthafter Tipp: Derartige Probleme sollte man vertrauensvoll mit dem Administrator des Firmensystems besprechen.

Bernhard

[GregorJ]

Hallo Bernhard,

danke für die Information.

Ja es handelt sich um eine festgesetzte Quota.

Da aber die Mails von 2004 wichtige Kontrakte und Begleitschreiben enthalten,
sollen diese wenigstens auf der lokalen Festplatte erhalten bleiben.
Sicher könnte man die Anlagen speichern und die Mails löschen
aber es sollen die dazu gehörigen Mail erhalten bleiben.

Also mit Ordner type privat werden die Daten dennoch auf den Server übertragen.
Und es gibt keine Möglichkeit einen Ordner von der Replication aus zu schließen.

Könnte ich dann vielleicht eine neue Database anlegen, die nicht mit dem Server
abgeglichen wird und dafür eine Kopie der ****.nsf Datei nehmen
oder einfach eine Kopie der vorhandenen ****.nsf machen,
öffnen und die Replication für diese Database abschalten ?
Die Mails aus 2004 in der Original DB löschen und dann bei Bedarf
die Kopie der DB ohne Replication öffnen und die alten Daten sehen.

Gregor

[eknori]

Hallo Gregor,

Notes besitz von Hause aus die Möglichkeit, bestimmte Dokumente manuell oder automatisch ( auch ) lokal zu archivieren.
( siehe screenshot )

Das ist einerseits gut, da damit die von dir geforderten Bedingungen ( Entlastung, des Servers und Erhalt der kompletten Mail ) erfüllt werden.

Andererseits ergeben sich dadurch neue Gefahren in Bezug auf die mitlerweile geltenden Gesetze und Verordnungen zur Archivierung geschäftsrelevanter Mails. ( Handelsbriefe etc )

Da aber die Mails von 2004 wichtige Kontrakte und Begleitschreiben enthalten,

ist für mich ein Indiz, daß diese Daten den Vorschriften unterliegen. Eine lokale Archivierung erfüllt diese Bedingungen nicht. Die lokale Archivierung ist darüber hinaus auch unter dem Gesichtspunkt der Datensicherung äußerst bedenklich. Ist die Platte defekt, so sind die Daten unrettbar verloren ( es sei denn, ihr bemüht einen professionellen, sehr teuren  Datenretter ).

Da aber die Mails von 2004 wichtige Kontrakte und Begleitschreiben enthalten,

Ohne eine revisionssichere Archivierung kann ich euch nur viel Spass bei der nächsten Betriebsprüfung wünschen ...

[GregorJ]

Hallo Ulrich,

Notes besitz von Hause aus die Möglichkeit, bestimmte Dokumente manuell oder automatisch ( auch ) lokal zu archivieren.
( siehe screenshot )

Das hört sich ja schon mal gut an.

Das Thema der Gesetze und Verordnungen werde ich Betriebsintern ansprechen.

Ich habe noch ein wenig getüftelt und entdeckt, das unter File>Database>New Copy...
auch die Möglichkeit besteht eine Kopie zu erzeugen, die scheinbar von der Replication
ausgeschlossen wird, ich kann bei derartiger Kopie keine Einstellung unter
File>Replication>Settings vornehmen.
Nur wird diese Kopie auf den Server kommen ?

Gregor

Nachfrage:
gibt es eine Möglichkeit Lotus Notes Deutsch zu machen?

[eknori]

gibt es eine Möglichkeit Lotus Notes Deutsch zu machen?

deutsche Version des Client installieren !

[GregorJ]

Danke

deutsche Version des Client,
muss dann die Firma beschaffen

mal schaun ob die das machen

[eknori]

Mich machen diese Postings enorm müde und traurig, in denen User versuchen, irgendetwas, irgendwie zusammenzubasteln, ohne Wissen und ohne Hilfe der firmeneigenen Administration.
Und wenn dann das Berechtigungskonzept von eben dieser Administration nicht verstanden wurde, dann Gute Nachst, Mattes !

[GregorJ]

Nun die Administration ist nicht in Deutschland
und konnte uns auf unsere Anfrage zur Archivierung
nur sagen das es nicht möglich sei die Daten Lokal zu sichern
was ich nicht glauben wollte.

Und eine deutsche Version rücken die auch nicht raus.

Ich muß mich in der nächsten Zeit mehr mit Lotus Note beschäftigen um
meinen deutschen Kollegen und mir zu helfen.

[eknori]

ist nicht in Deutschland

Was heutzutage nicht ungewöhnlich ist

das es nicht möglich sei die Daten Lokal zu sichern

Und hier fangen dann die Missverständnisse an; ist es technisch nicht möglich, oder aus einem anderen, nachvollziehbaren Grund wird die generelle Möglichkeit nicht durchgeführt?

Ich muß mich in der nächsten Zeit mehr mit Lotus Note beschäftigen um
meinen deutschen Kollegen und mir zu helfen.

Ich denke, hier muß wesentlich mehr gemacht werden, als das ...

[GregorJ]

Tja so is das
mal sehen was die Zukunft bringt
eventuell werde ich einen Schulung bekommen

ich habe aber noch etwas mit meiner Variante
mit einer Kopie der DB probiert
und die funktioniert auch
scheinbar wird die nicht
auf den Server gebracht

Aber über Archivierung ist das wohl eleganter

[m3]

Und eine deutsche Version rücken die auch nicht raus.

Verstehe ich auch. Wenn die mehrere Länder mit unterschiedlichen Sprachen, unterschiedlichen Notes-Clients und ev. auch noch lokalisierten Mail-Templates supporten sollen, wird das für sie sehr mühsam, wenn sie keinen lokalen Suport einrichten wollen/können/dürfen.

Gregor: Die saubere/richtige Lösung wäre wie gesagt ein Archiv. Eine Kopie kann sowohl lokal, als auch am Server angelegt werden, wie man es halt beim Anlegen angibt. Mein Ex-Chef hat sich einmal im Jahr eine Kopie seiner Mail-DB als "Archiv" angelegt und anschließend alle Mails in der normalen DB gelöscht. Wenn man keine Quotas hat, wäre das ein gangbarer Weg, aber nachdem Du aber wahrscheinlich mehrmals im Jahr/Monat ins Archiv "auslagern" müsstest, würde ich mich an Deiner Stelle mit dem Archiv auseinandersetzten.

[GregorJ]

Danke für Eure Unterstützung

ich werde wohl mit der Archivierung arbeiten
dabei wird ja auch eine .nsf Datei im Ordner archive angelegt
die sich per Datensicherung sichern läßt
und immer wieder hergestellt werden kann

der Zugriff vom Lotus Notes auf die Archivierung ist komfortabler
als das mit einer Kopie der DB ist

Gregor

[eknori]

die sich per Datensicherung sichern läßt

Wenn der lokale PC gesichert wird, ja.

Bleiben noch die Probleme, die bei einer Aussenprüfung auftreten können ( GDPDU )

[Axel]

Nachfrage:
gibt es eine Möglichkeit Lotus Notes Deutsch zu machen?

Je nach dem was du für einen Client installiert hast recht auch der Eintrag

userinterface=de

in der notes.ini des Clients.

Versuch's mal.


Axel

[Jag_rip]

brauchst du denn die Mails aus dem 2004 täglich? Falls ja, würde ich mich in zusammenarbeit mit deinem Vorgesetzten drum bemühen eine grössere Quota zu bekommen. Sofern es denn auch dem Geschäft wichtig ist, würde dies die einfachste Lösung darstellen.

Alternativ könntest du die Archiv-Funktion wie von eknori beschrieben verwenden und das Archiv-Mailfile auf eine CD/DVD Brennen als zusätzliche Sicherung, aber täglich auf dem lokalen Archiv-File arbeiten. So bleiben wenigstens die Daten im Falle eines HD-Crashes irgendwo erhalten (aber achtung beim Brennen, ACL überprüfen!! Ich hab jetzt nicht nachgeschaut, aber man findet hier im Forum sicher eine anleitung wie DBs auf CDs zu brennen sind).

[GregorJ]

Hallo Axel,

danke für den Tipp, aber leider geht das nicht, da kein Deutsch installiert wurde

Hallo Jag_rip

ACL überprüfen, werde ich mal nachschauen

Danke allen für die Unterstützung

Gregor