Frage 1: Warum zeigts bei einer Kollegin im Maileingang manchmal den Namen mit "Vorname Nachname" unter "Posteingang/Wer" an, und dann wieder als "V.Nachname"?
Das hängt davon ab, was der Absender mitschickt.
Schickt wer externe E-Mails mit einer RFC2822 konformen Absendeadresse ( "blabla blabla" <b.blabla@example.com> ), so wird der Text, der in den Anführungsstrichen mitgeschickt wurde, angezeigt. Ob dort dann "Vorname Nachname", "Nachname Vorname" oder gar "Popocatepetl" drinnen steht, kannst Du nicht beeinflussen.
Schickt er allerdings nur einen "normalen" Absender mit (als z.B. "b.blabla@example.com", dann wird der Text links vom "@" angezeigt.
Und wie thoge schon sagte - mit dem lokalen Adressbuch hat das nix zu tun.