Archivierung von Mails gemäß den gesetzlichen Vorschriften

[Coach]

Hallo,

gibt es ein Tools, welches die geschäftsrelevanten Mails für die Zeit ihrer Aufbewahrungsfristen dergestallt archiviert, sodaß man auch die benötigten Dinge wiederfindet, oder soll besser alle Mails per Servermailrule am Dominoserver mitloggen und alles gut wegsichern?

Nils

[eknori]

Umsonst gibt es so etwas nicht; da musst du schon reichlich Euronen in die Hand nehmen. Vor 2 Wochen war die DMS auf der ich mich auch tummeln durfte http://www.eknori.de/archives/27
Es gibt m.M. nach keinen Anbieter, der das richtig klasse kann.
Momentan sind wir bei uns in der Firma dabei, ein solches System aufzubauen. Aus verständlichen Gründen werde ich hier keine Wertungen der einzelnen Systeme abgeben. Die führenden Systeme sind in der BARC Studie beschrieben.

[Coach]

Schon mal vielen Dank. Wir müssen uns halt auch darum kümmern und wie üblich, haben wir noch keine Vorstellung, welche Produkte in Frage kommen. Ich werde mir mal die Studie anschauen.

Ich finde nur etwas merkwürdig, dass du sofort auf nicht vorhandene kostenfreie Tolls hinweist. So weit ist es schon mit uns gekommen, das man nicht mehr bereit ist, Geld für ein ordenliches Stück Ware auszugeben. So kommen wir nie aus unserer Wirtschaftsflaute heraus.

Nils

[MOD]

http://www.group-technologies.com/de/produkte/products/safe.php

wichtig ist in diesem Zusammenhang dieser Hinweis:

Zitatanfang
In Verbindung mit dem Modul Bridge können Sie jederzeit die in Safe archivierten E-Mails in ein revisionssicheres Archivsystem überführen.
Zitatende

  MOD

[yes2002]

Hi,
wir versuchen unser Glück mit Commonstore:

http://www-306.ibm.com/software/info/ecatalog/de_DE/products/N045370D39378Z75.html

Gruß

[flaite]

@Ulrich,

ich kann deinen Einwand nicht so hundertprozentig verstehen, was aber auch an meiner relativen Unkenntnis bzgl. kommerziellen Archivierungssystemen liegen kann. Ich kenne diese teuren Archivierungssysteme nicht gut. Ich kenne nur größere Eigenbaulösungen von mehr oder weniger großen Organisationen.
Die Archivierung ist dort immer so aufgebaut, dass man eine Beschreibungsdatei hat, in der Felder und definiert werden, die das Dokument definieren und über die diese Dokumente dann später gefunden werden können.
Diese Metainfo-Dateien werden gemeinsam mit dem Dokument selbst an das Archivsystem übertragen. Kann man das vielleicht mit den kommerziellen Archivlösungen auch machen?
D.h. man kann den Ordner vor der Archivierung clientseitig als Feld in die Mail schreiben. Und in dem Prozess der Archivierung, wird der Inhalt dieses Feldes in dieses Meta-Info-Dokument geschrieben (falls es das gibt).

Ich vermute, die Denke Ordner nicht zu berücksichtigen, basiert darauf, dass die denken, dass Ordner auch gelöscht werden können. Damit kann das sowieso nicht 100% abgebildet werden, also wird das feature gedropt. Diese Idee kann falsch sein.

Bei Common Store wird DXL genannt. Das hat aus meiner Sicht ein kleines Problem. Richard Schwartz (sicher nicht verdächtig für anti-Domino Propaganda) meinte letztens in einem Kommentar von Ed Brill:

and even today DXL is not still a fully faithful representation of an NSF so there's going to be potential for loss in the conversions.

link

Eins der Archivierungsschnittstellen, an dem ich mitgearbeitet habe, benutzt heute Common Store. Wir haben die Schnittstelle selbst mit Webservices und Tomcat als eine Art Archivierungsmanager geschrieben.

Gruß Axel

[eknori]

Diese Metainfo-Dateien werden gemeinsam mit dem Dokument selbst an das Archivsystem übertragen. Kann man das vielleicht mit den kommerziellen Archivlösungen auch machen?

Ja, genau so arbeiten alle von mir in Augenschein genommenen Lösungen.
Es war nur recht auffällig, daß kein Anbieter nicht nur nicht die Möglichkeit, Ordnerstrukturen zu archivieren im Programm hatte, sondern auch keinen Grund nennen konnte, warum das so ist.
Mir geht es auch nicht darum, die Struktur zu sichern; die Suche erfolgt eh über Metadaten. Einzig die Anwenderfreundlichkeit stand da bei mir im Vordergrund. Bei Einführung einer Lösung wird es keine Stunde dauern, bis genau diese Frage vom Anwender gestellt wird, ob man nicht auch Ordner mit Unterordnern sichern kann.

Am dreistesten fand ich darüber hinaus noch die Aussage eines Anbieters, daß man diese Funktionalität problemlos im ca 8 Wochen in die bestehende Lösung einbauen könne.

[flaite]

Am dreistesten fand ich darüber hinaus noch die Aussage eines Anbieters, daß man diese Funktionalität problemlos im ca 8 Wochen in die bestehende Lösung einbauen könne.

Das ist in der Tat ein Fall von irgendwo nicht so geschickter Kundenkommunikation 
Ordnerstruktur-Zugehörigkeit ist natürlich ein ziemlich sinnvolles Suchattribut, zumal ziemlich viele Notes-User die Ordner auch tatsächlich nutzen.

Diese Metainfo-Dateien werden gemeinsam mit dem Dokument selbst an das Archivsystem übertragen. Kann man das vielleicht mit den kommerziellen Archivlösungen auch machen?

Ja, genau so arbeiten alle von mir in Augenschein genommenen Lösungen.

Gibt es keine hooks, wo man ausreichend einfach Bonusfelder in diese Metainfo-Datei reinschreiben kann? Dann könnte man nämlich die Ordnerzugehörigkeit mit deinen code in die Mails als Zusatzfeld schreiben. Und dieses Feld dann als Meta-Feld für die Archivierung kennzeichnen.
Aber wenn die 8 Wochen sagen, scheint das nicht vorgesehen zu sein.

Ich hab nächste Woche ein von mir selbst geschriebenes Framework im Integrationstest. Im Verlauf dieses Archivierungsworkflow wird irgendwann die xml-Metadaten-Datei aus dem Notes-Dokument erzeugt.
Die Struktur des xml Dokuments wird in einem Konfigurationsdokument festgelegt (ohne Programmierung). Das gleiche gilt natürlich auch für die Mappings
- Feld in Notes-Dokument-> Feld in xml Dokument
- Konstantes Feld in Konfigurationsdokument -> Feld in xml Dokument

Framework heisst: Ich mach das für eine konkretes NotesDatenbanken, aber andere NotesDatenbanken sollen das auch easy einklinken können.

Zugegebenermassen gibt es (wenige) Fälle, wo ein bischen Zusatzcode notwendig ist. Dafür gibt es aber eine noch gut zu dokumentierende Hook-Funktion im Source Code.

Ist nicht unbedingt auf eure Fälle anwendbar, aber ich will zumindest den xml-generier Teil irgendwann bald ins Notes4 Forum posten (angekündigt, aber noch nicht ausgeführt). Vor allem weil das ein Beispiel ist, wo imho OO in LotusScript echt Sinn macht. Es ist eine Anwendung des Composite Patterns 

Das Archivsystem selbst ist ursprünglich von SER entwickelt worden und wird inhouse weiterentwickelt. Es basiert stark auf Websphere MQ.

Gruß Axel