Yet Another Document Library

[Semeaphoros]

Hab es eben auch mal installiert und das Teil ist wirklich sehr, sehr schön. Vielen Dank für dieses Teil.

[DaWutz]

Auch von mir einen herzlichen Dank für diese klasse Datenbank!

Ich habe mir für mich, da ich gerne Sortierungen habe die nicht nach dem Alphabet gehen, jedoch ein paar kleine Anpassungen vorgenommen.
Ich schreibe meine Kategorien mit 4 Ziffern und einem "Blank" also "1000 Kategorie1", "1050 Kategorie2", usw, schneide diese 5 Zeichen mit @Rightback in der Anzeige wieder ab. Davor ist eine versteckte Spalte, die das ganze für mich dann "ordentlich" sortiert.

In den Subform´s zur Auswahl der Kategorien hab ich dann einfach noch ein Feld "computed for display" eingefügt, das im Edit-Mode versteckt ist - damit die Anzeige beim lesen auch ohne die störenden Zahlen funktioniert.

Was ich noch machen muss, ist das auch noch in die Funktion zum verschieben von Docs in andere Kategorien zu implementieren.

@Michael: Soll ich Dir die Änderungen zukommen lassen?

[-Michael-]

Jens / Daniel: Vielen dank für das sehr positive Feedback 

Daniel:
Danke, die Änderungen brauchst mir nicht zukommen lassen, ich hab sowas ähnliches in einer anderen DBs auch schon gemacht.

Dies ist schon etwas individuell. Es kann nämlich auch sein, dass jemand nicht die Kategorien so sortieren lassen will, sondern die Dokumente selbst (oder beides). Am besten dann wohl ein zusätzliches Zahlen-Feld (das dann in den Spalten versteckt eingebaut wird). Per Default legt man dieses z.B. auf 999. User kann dann aber diesen Wert ändern, und somit die Sortierreihenfolge der Doks beeinflussen.
Dann gibt es noch Situationen, wo mit Kapiteln in den Kategorien gearbeitet werden soll, da muss man dann das ganze wieder etwas anders aufbauen.

Daher werde ich das erstmal nicht einbauen aufgrund dieser individuellen Anfrage - ich denke dies kann jeder individuell für sich einfach entsprechend umsetzen; wie sie/er es eben braucht.

Michael

[DaWutz]

Hallo Michael,

das mit den Kapiteln ist mir auch schon untergekommen, aber da habe ich mir dann einfach auch mit Zahlen vor dem eigentlichen Titel geholfen.   

Aber das war eh mehr ein Feedback "mit Anregung" denn eine Anfrage. Ich hab mir ja schon was "gestrickt", für meine Zwecke langt das!

Einen hab ich aber noch - sowohl als Anregung als auch als Frage:
Wie bekomme ich die Funktion "Change (Sub)Categories of selected docs" dazu, mir nur schon vorhandene Kategorien zum Umziehen anzuzeigen, und mir nicht die freie Textwahl zu lassen, bzw. das gesteuert in Abhängigkeit von der Konfig (User darf Categorie erstellen oder nicht).

Mein Ansatz wäre mir eine Hilfsview zu bauen, die nur aus Categorien bzw. Unterkategorien besteht, und diese dann per DBLookUp zur durchforsten.

Hmm, naja, mal sehen ob ich heute dazu komme, da ein wenig rumzutüfteln. 

[-Michael-]

Hi,

@Ulrich:

Was ich noch vermisse ist,
1. daß man mehrere Dokumente aus einer Ansicht auswählen kann und dann diese Dokumente als Doclinks in einer Mail verschicken kann.?

Das ist jetzt implementiert.

@Daniel:
Bezügl. "Change categories":
Das war in der Tat eine Minimallösung von mir. Habe das ganze jetzt erweitert. War auch schon innerhalb weniger Minuten erledigt, da ja für die Dokument-Maske selbst schon alles so verfügbar ist. Und nachdem in der DB die Felder "Category" und "SubCategory" in separaten SubForms ausgelagert sind, waren nur ein paar Mausklicks und Copy&Paste-Aktionen erforderlich, um das umzusetzen.
Ergo: auch erledigt

@All:
Ich habe jetzt übrigens die ScriptLibraries über %INCLUDE eingebunden, d.h. diese sind nicht mehr direkt in der DB. Der Rest ist aber unverändert und nicht verborgen, dies wird auch so bleiben.

Aktuelle Version 1.0.5:  Yet another Doc Library

Gruß,
Michael

[eknori]

Hi,

@Ulrich:

Was ich noch vermisse ist,
1. daß man mehrere Dokumente aus einer Ansicht auswählen kann und dann diese Dokumente als Doclinks in einer Mail verschicken kann.?

Das ist jetzt implementiert.

besten Dank ... ist das Päckchen schon angekommen ?

[DaWutz]

Fein, da werde ich doch gleich mal reinschnuppern... 

Also nicht in das Päckchen, der Post ist wohl "dazwischen gerutscht"...

[-Michael-]

besten Dank ... ist das Päckchen schon angekommen ?

Noch nicht - schätze der Paketfahrer hängt noch im Unwetter (Stürme etc. hier in Oberbayern / Chiemgau) fest... 

Michael

[-Michael-]

Neue Version 1.06:

• Dokumente über Zwischenablage pasten: nun an-/ausschaltbar über Settings
• Neuer Button, um Anhänge direkt an ein neues Mail anzuhängen (dabei Beachtung einer max. Größe -> Preferences, 2. Tab)
• Verbessertes Starten von Attachments: Wenn mehr als 1 Attachment im Dokument, dann kommt Auswahlbox
• Mehrere interne Optimierungen (hier nicht erwähnenswert - aber Geschwindigkeitsvorteile)

Michael

P.S. Ulrich: wie bereits gemailt ist das Päckchen angekommen, danke nochmal dafür !

[Tyler]

Wie ist es mit dieser DB eigentlich, wenn es um das Thema drucken geht?

Ich habe mir diese DB auch mal angeschaut und finde sie ziemlich gut.
Ich würde sie bei uns gerne für die interne Dokumentation unserer Abteilung einsetzen.

Da gäbe dann allerdings ein recht umfangreiches technisches Handbuch (inlusive vieler Screenshots), welche auch mal ausgedruckt werden müsste.

Wie könnte man eine solche Dokumentation auf Grundlage dieser DB am besten ausdrucken? Wie erstellt man ein Inhaltsverzeichnis? Kann man Screenshots automatisch auf eine bestimmte Größe formatieren (damit sie beispielsweise auf ein A4 Blatt passen), usw...

Oder ist diese DB dafür nicht vorgesehen?

[eknori]

Hallo Michael,

hätte noch 2 kleine Anregungen.

kannst du den Datenbanktitel (YA Doc Library) und auch den Dokumententitel (Library Document) über die Settings konfigurierbar machen ?

merci

Ulrich

[DaWutz]

Einen hab ich auch noch...

In der View "Whats new (last 30 days)" hab ich für die Spalte Status die Formel ein wenig angepasst:

@If(@IsUnavailable(LastModifiedOn);Status;LastModifiedOn)

Dann kommt es zu keinen Verwirrungen mehr, warum die Datei trotz "veraltetem" Datum in den "New"-Files zu finden ist.

[-Michael-]

Hallo Tyler,

sorry für die späte Antwort, hatte das erst heute gelesen.

Thema "Drucken":
Ich denke prinzipiell gibt es hier 2 Alternativen:
1.) Printdokumente in speziell dafür geeigneter Software erstellen (MS Word, oder z.B. DesktopPublishing-Software - je nach belieben des Anwenders) und dann letztendlich die erstellten Dokumente z.B. als PDF in Notes zur Verfügung stellen
2.) Direkt in Notes die Dokumente einstellen. Hat den großen Vorteil, dass dies so sehr viel schneller ist für Anwender, und der Autor z.B. Doc-Links direkt in die Dokumente einfügen kann.
Nachteile: Z.B. Grafiken werden nicht automatisch skaliert, dies kann auch meine DB nicht. Außerdem ist Notes sicherlich nicht eine führende Textverarbeitung - manche Word-Poweruser vermissen in Notes sicherlich einige Funktionalitäten.

Ausdruck: hier ist Notes wirklich nicht gut. Notes druckt halt einfach. Spätestens wenn Du mal in Notes Formulare erstellst, wirst Du feststellen, dass es schwierig wird, z.B. Ränder festzulegen.
Meine DB kann da nicht mehr und nicht weniger als die meisten DB's. Teste es einfach, ob die DB Deinen Ansprüchen genügt, wenn nicht: überlege Dir Alternativen.

Michael

[-Michael-]

Ulrich / DaWutz:

Eure Anregungen sind ab sofort eingebaut 

@Ulrich: "Datenbanktitel".
Hört sich so einfach an. Problem ist, dass diese Property nur von Usern gesetzt werden darf, die Designer-Rechte haben. Die Notes-API ist da großzügiger.
Ich habe mal einen Notes-API-Code jetzt implementiert. Kann aber u.U. noch kritisch sein, da u.U. noch andere DB-Properties damit geändert werden (z.B. Categories im DB-Katalog). Ist also reine Beta. Wollte das jetzt aber schon mal releasen, aber ich muss das nochmal ausführlicher ansehen.

Außerdem war noch ein beachtenswerter Bug in der DB !
Wenn man in Dokumenten "Limit Read Access" von Yes auf No stellte, wurden trotzdem die Einträge des Leserfeldes beibehalten! Dies ist natürlich schlecht.
Bug ist gefixt.
Allerdings ist ein Agent erforderlich, der bestehende Doks updated. Einen Beispiel-Agenten findet Ihr in der DB.
Zur weiteren Vermeidung solcher Dinge habe ich noch im Tools-Menü einen Button "Display readers of selected documents" eingebaut, um wirklich ganz sicher zu gehen und damit das jeder nachprüfen kann, wer denn nun eigentlich das ausgewählte Dokument lesen darf.


Viel Spaß damit.

Michael

[HaPe]

Hi Michael,

hab mir heute mal dein template angesehen...

.... SUPER , hab grade genau nach sowas gesucht und mich über die eingeschränkten Möglichkeiten des Doc Lib geärgert  ....

Also nochmals besten Dank für die Arbeite.

P.s.: Wenn du nich Lust und Zeit hast .. wie wäre es mit einem Web part nur zum Betrachten der Daten ....

Gruß
  Hape

[y20frank]

Auch ich habe im alten Jahr mir die Schablone angeschaut ... und bin fast blind geworden! Absolut wahnsinnig tolles Tool das Ding! Glückwunsch dem Schöpfer! 
So und nun beginnt die mentale Vorbereitung auf 2005 - guten Rutsch allen!
Gruß
Frank

[-Michael-]

Hi,

Danke Frank und Hape für Euer Feedback 

P.s.: Wenn du nich Lust und Zeit hast .. wie wäre es mit einem Web part nur zum Betrachten der Daten ....

Das stimmt, das wäre noch eine sinnvolle Erweiterung. Mal sehen wann ich dazu komme.

Grüße,
Michael

[HaPe]

P.s.: Wenn du nich Lust und Zeit hast .. wie wäre es mit einem Web part nur zum Betrachten der Daten ....

Das stimmt, das wäre noch eine sinnvolle Erweiterung. Mal sehen wann ich dazu komme.

Supi, dann bin ich gespannt.

Noch eine Frage Michael. Hast du einen fertigen Knopf für die Inbox um von dort aus einen Mail zu übernehmen?

Immer DB öffenen, neues dokument erstellen und dann Import ist mir zu umständlich.

Wenn nicht würde ich anbieten den code zu erstellen und hier zu posten.

.... Man muss sich die Arbeit ja nicht doppelt mache  ...

Gruß Hape

[HaPe]

Hi Michael,

hier der Code für ein Smarticon um belibige Dokumente in dein DL zu übernehmen:

Code

FromTmp:=@Name([Abbreviate];From);
SubjectTmp:=Subject;
QuelleTmp:=@DbTitle+" ("+@Name([Abbreviate];@DbName[1])+":"+@DbName[2]+")";
LinkTmp:="notes://"+@Name([CN];@DbName[1])+"/"+@ReplaceSubstring(@DbName[2];"\\";"/")+"/$DefaultView/"+@Text(@DocumentUniqueID);
@Command([EditCopy]);
REM {@Command([FileOpenDatabase];"":"HaPe's Library.nsf")};
@Command([Compose];"":"HaPe's Library.nsf";"Documentation");
@Command([EditGotoField];"Title");
@Command([EditInsertText];SubjectTmp+@If(FromTmp="";"";" [From:"+@Name([Abbreviate];From)+"]"));
@Command([EditGotoField];"Source");
@Command([EditInsertText];QuelleTmp);
@Command([EditGotoField];"Content");
@Command([EditInsertText];"Link: "+LinkTmp+@NewLine);
@Command([EditPaste]);
@Command([EditGotoField];"Category")

Es muss nur im  [Compose] Command der Pfad zu DB angepasst werden.

MFG
   HaPe

[-Michael-]

Hi Hape,

prima, danke 

Ich hab das ganze noch ein wenig kommentiert etc. und werde es bei der nächsten Aktualisierung mit in die DB aufnehmen ins "Using this Database" - Dokument.

Code

REM {===========================================================================};
REM {Purpose:};
REM {Copies the current document into a new YA doc library - document.};
REM {You can use this formula in a smarticon.};
REM {-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------};
REM {Date				Author							Changes};
REM {14. Jan 2004	Hanspeter Jochmann		New};
REM {14. Jan 2004	Michael Woehrer			Minor changes"};
REM {===========================================================================};

REM {--------------------------------------  SETUP Start  --------------------------------------};
REM {Enter here the server where the YA doc library is located. Leave it empty if the db is local.};
_TargetServer := 	"";												
REM {Enter here the full path, e.g. 'doc/yadl.nsf' };
_TargetPath := 		"doc/yadl.nsf"; 		
REM {--------------------------------------  SETUP End  --------------------------------------};


REM {Values of current document};
_SourceFrom := 		@Name([Abbreviate];From);	REM {Get the content of the field From -- usually from an email};
_SourceSubject := 		Subject;									REM {Get the content of the Subject -- usually from an email};
_SourceSource:=		@DbTitle+ " (" + @Name([Abbreviate];@DbName[1]) + ":" + @DbName[2] + ")";	REM {Build the string for the target field 'Source' };
_SourceLink  :=			"notes://" + @Name([CN];@DbName[1]) + "/" + @ReplaceSubstring(@DbName[2];"\\";"/") + "/$DefaultView/" + @Text(@DocumentUniqueID);

REM {Copies the current document content};
@Command([EditCopy]);

REM {Create new YA Doc Lib - document and insert the values};
@Command([Compose]; _TargetServer : _TargetPath; "Documentation");

@Command([EditGotoField]; "Title");
@Command([EditInsertText]; _SourceSubject + @If(_SourceFrom = "";"";" [From:" + _SourceFrom + "]") );

@Command([EditGotoField];"Source");
@Command([EditInsertText];_SourceSource);

@Command([EditGotoField];"Content");
@Command([EditInsertText];"Link: " + _SourceLink + @NewLine);
@Command([EditPaste]);

@Command([EditGotoField];"Category")

Als nächstes kommt noch eine Archivierungsfunktionalität in die DB, da ich das brauche 

Ciao,
Michael