Autor Thema: RTF-Export aus Mail-DB  (Gelesen 5563 mal)

Offline Axel

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RTF-Export aus Mail-DB
« am: 24.09.04 - 21:28:30 »
Hi,

habe mir gerade ein 6.5.2 - Testsystem (Server und Clients) aufgebaut, da demnächst ein Upgrade ansteht. Außerdem steht ein archiveren von Mails in Projektverzeichnisse (Filesystem) zu Debatte.

Ich hab jetzt mal einen RTF-Export von Mail mit dem 6.5.2er Client versucht. Allerdings sauber scheint das nicht zu funktionieren. Normale Textmails kann ich zwar in Word problemlos öffnen, allerdings die Formatierung ist vollig unbrauchbar. Bei HTML-Mail schmiert mir Word sogar ab. Kann man da noch irgendwo was drehen oder ist der Export buggy?

Gibt's noch andere Alternativen. Sollten aber keine teuren Third-Party - Tools (Group o.ä.) sein. Wie macht ihr so eine Archvierung?

Axel
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Offline koehlerbv

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #1 am: 24.09.04 - 22:18:06 »
Archivierung in andere Systeme kocht ja immer wieder auf ... Aber keiner will ein Oracle-System zwecks Archivierung nach Word exportieren (komisch ;-) .

Das Problem ist: Auf Notes-Seite (auch bei R6) der Umgang mit RTIs, auf der Empfänger-Seite (Word) die Unverträglichkeit mit Attachments oder anderen embedded objects aus Notes.

Für mich beisst sich das irgendwie unauflösbar, deswegen habe ich das für mich wirklich abgehakt.

Was wäre eigentlich mit einem kompletten Ausdruck der Dokumente in PDF-Files ?

Bernhard

PS: Das war natürlich nur meine persönliche Meinung - kein Anspruch auf Wahrheit, Vollständigkeit etc.

Offline TMC

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #2 am: 24.09.04 - 22:22:16 »
Hmm, ND6 ....., wäre denn da nicht DXL / XML eine Alternative?

Habe damit noch nichts getestet, bis auf:
http://abarker.dominodeveloper.net/members/abarker/home.nsf/htmDocs/DxlImports

Ich denke mit XML könnte man das Formatierungsproblem in den Griff bekommen.
Matthias

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Offline koehlerbv

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #3 am: 24.09.04 - 22:33:13 »
Und Attachments, Matthias ? Ich habe aber auch so bei XML meine Zweifel, denn das ist ja vom Prinzip her (wenn das auch nicht schlecht ist !) als die uns bisher bekannten Export-/Import-Filter. Und deren Resultate (ausser bei *.TXT) sind ja wohlbekannt  ;D

Bernhard

Offline TMC

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #4 am: 24.09.04 - 22:41:04 »
Attachments würde ich separat speichern. Mit einer intelligenten Logik.

z.B.:
2004-09-24_XXXX.xml
2004-09-24_XXXX.Attachmentname.gif
2004-09-24_XXXX.Attachmentname.xls

XXXX = irgendwas eindeutiges. Zu berücksichtigen ist noch, wenn 2 Attachments mit dem selben Namen im RTF sind. Dann z.B. durchnummerieren.

Im XML könnte man dann auf die Attachments verweisen.

Natürlich alles nur Theorie von mir, wäre aber evtl. kein schlechter Ansatz.
Matthias

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Offline koehlerbv

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #5 am: 24.09.04 - 22:51:56 »
Und eingebettete Bilder ? Tabellen ? Hotspots ?

Man muss vermutlich erstmal festlegen, was wie archiviert werden muss. Die Systeme sind einfach zu verschieden, 1:1 kann man einfach nicht erwarten (solange nicht alles auf XML basiert, aber das will offensichtlich auch noch keiner (ernsthaft)).

Bernhard

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #6 am: 24.09.04 - 23:01:14 »
Und eingebettete Bilder ? Tabellen ? Hotspots ?

Warum frägst Du so bruchstückhaft ab  ;D ;)

Ne, die Fragen sind schon berechtigt. Klares Anforderungsprofil ist erforderlich.

 - Was ist Pflicht (z.B. Plain Text und Attachments)
 - Was wäre gut (z.B. Text mit Formatierung und embedded Bilder [-> z.B. www.rtlib.com])
 - Was ist nice to have (z.B. Notes Doc-Links entsprechend konvertieren in Links zu XML)
Matthias

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Offline koehlerbv

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #7 am: 24.09.04 - 23:10:28 »
Genau das meinte ich. 1:1 ist IMHO in keinem System zu haben.

Wegen dem bruchstückhaften Abfragen: So, wie es mir eben einfällt - und da fällt mir wohl noch mehr ein  ;D
Ich bin ja auch fein 'raus: Ich bin ja nicht der Fragesteller  ;)

Was das Prinzip angeht: Wenn mir jemand zwei Textverarbeitungen nennen kann, die eine Diplom- oder Doktorarbeit 1 : 1 austauschen können, dann sehe ich auch eine Chance, dass man Notes das beibringen könnte. Wenn die pure XML speichern würden, täte es ja gehen würden tun oder so, aber so machen die es ja doch nicht (oder sind funktionseingeschränkt).
Ich befürchte, die Welt ist momentan noch so ...

Bernhard

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #8 am: 24.09.04 - 23:31:22 »
Was das Prinzip angeht: Wenn mir jemand zwei Textverarbeitungen nennen kann, die eine Diplom- oder Doktorarbeit 1 : 1 austauschen können, dann sehe ich auch eine Chance, dass man Notes das beibringen könnte.

Erinnert mich an mehrere Artikel in Fachzeitschriften: diverse Textverarbeitungsprogramme stoßen an ihre Grenzen bei mehreren Bildern und/oder vielen Seiten Text, MS Word ist da ein führender Kandidat - gedankt wird dies dem User mit zerstörten .doc - Dateien und/oder ständigen Abstürzen. Auch das gilt es wohl hier zu berücksichtigen beim Word-Export.
Ich denke verallgemeinern kann man nix, aber Datenmigrationen allgemein in völlig neue Systeme, bei denen > 95% der Daten übertragen werden, gibt es fast nicht bzw. rechtfertigt den Aufwand oft nicht. Hier bei Notes haben wir eben mit den RTF's zu tun.

Interessant sind auch andere Aspekte: Wie kann ich sicherstellen, dass die exportierten Daten in 30 Jahren noch gelesen werden können mit den dann aktuellen Systemen?
Da erscheint mir XML sicherer als das MSWord-Format, zumindest was dann eine erneute Konvertierung angeht.
Matthias

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Offline koehlerbv

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #9 am: 25.09.04 - 00:47:24 »
Interessant sind auch andere Aspekte: Wie kann ich sicherstellen, dass die exportierten Daten in 30 Jahren noch gelesen werden können mit den dann aktuellen Systemen?
Da erscheint mir XML sicherer als das MSWord-Format, zumindest was dann eine erneute Konvertierung angeht.

Volle Zustimmung, ich sehe das genau so. Warum die Sachen nicht in Notes belassen (ich kann noch jede alte Notes-DB von 92 oder 93 lesen, und da hatten wir R2 bzw. R3 und jetzt steht R7 ante portas).
Das physische Speichern ist dann ja auch immer noch ein Problem, wie Du schon sagst. Alte Tapes brauche ich nicht aufzuheben - keine kompatible Hard- oder Software mehr verfügbar.
Wenn es partout eine andere Software für die Speicherung sein soll, dann würde ich persönlich PDF nehmen (auch schon lange Zeit stabil). Aber Word oder sowas - das sind jeweils zu proprietäre Welten.

Bernhard

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #10 am: 25.09.04 - 01:31:52 »
Jo, Hardware / Speichermedium ist noch die andere Geschichte. Fängt im privaten an: den wenigsten Leuten ist bewusst, dass z.B. selbstgebrannte CDs u.U. schon nach 10 Jahren Datenverlust erleiden können (je nach Qualität des Rohlings). Man (ich selbst war auch der Meinung) meint, die Dinger halten mindestens ein Leben lang, Tests belegen aber das Gegenteil.

PDF gefällt mir vom Gefühl her nicht als dauerhafte Archivierung: wenn ich eine PDF-Datei im Text- oder Hex - Editor öffne, dann sehe ich nur Müll (genauso bei Word).
Z.B. bei HTML sehe ich den Text und kann mit ein wenig Wissen auch die Formatierungen erkennen. Ohne eine Glaskugel zu haben schätze ich, dass Bildformate wie gif oder jpeg auch in vielen Jahren noch lesbar sein werden. Man könnte das aber weiter spinnen: was mache ich beim Export mit nsf-Dateien, oder z.B. MS-Projekt-Dateien als Anhang? Dann geht das Spiel ja wieder los.
Früher verwendete ich mal TeX (sprich: Tech) bzw. LaTeX, ich war da sehr überzeugt davon.
War damals schon ein plattformübergreifendes Format. Embedded-Dinge gabs da aber (zum Glück) noch nicht.
Matthias

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #11 am: 25.09.04 - 02:31:10 »
Und Attachments?
Und eingebettete Bilder ? Tabellen ? Hotspots ?

Also, beim Export von Notes-Dokumenten nach XML mit Hilfe der entsprechenden LS-Klassen, wird das alles exportiert.

Die Frage ist, was will der User mit seinen archivierten Dokumenten tun.
Wir (in meiner Firma) haben diese exportierte XML z.B. dazu verwendet, um es mit Hilfe von XSLT-Stylesheets in HTML, PDF, Word2003, wasimmerdunochmöchtest zu transformieren.

Das ist gerade das schöne an XML, du kannst daraus Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten erstellen (auch Notes-Dokumente :))

Wir haben diesen Export gebaut, weil manche Menschen ungerne mit Notes arbeiten und sehr gerne Papier in den Händen halten.
Ich persönliche archiviere Notes-Dokumente in Notes-Datenbanken und mir fällt spontan kein Grund ein, der dagegen spricht.
Thomas

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #12 am: 25.09.04 - 11:49:17 »
Hi,

da hab ich ein schöne Diskussion entfacht.  ;D

Also wenn ich das so sehe, kann man den Export nach RFT vergessen.

Hier nun mal ein paar Eckpunkte um alle Klarheiten zu beseitigen:  ;D

Anhänge sind kein Thema. Die User können und sollen diese selbst in die entsprechenden Verzeichnisse lösen.

Es geht also nur um den reinen Mailtext incl des Headers (Mailabsender, Subjectzeile usw.). Im Moment (ich sage bewusst im Moment) sind es in der Regel fast ausschliesslich reine Textmails. Allerdings wäre es gut wenn man auch Mails mit Objekten, Bilder etc. archvieren könnte.

Also, beim Export von Notes-Dokumenten nach XML mit Hilfe der entsprechenden LS-Klassen, wird das alles exportiert.


Das hört sich interessant an. Kannst du mir da bitte mal ein paar mehr Infos geben? XML ist im Moment noch Neuland für mich. Gibt's die LS-Klassen erst ab 6.x oder geht das schon mit 5?

Das Archivieren in eine NSF-Datei haben wird auch schon ins Auge gefasst. Idee war, pro Projekt eine Mail-In - Datenbank zu erzeugen, an die die User die relevanten Mails weiterleiten. Diese könnten dann zusammen mit den anderen Projektdaten (Word-, Excel-, ACAD-Dateien) auf CD archiviert werden.

Axel
 
 
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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #13 am: 25.09.04 - 13:10:24 »

Das hört sich interessant an. Kannst du mir da bitte mal ein paar mehr Infos geben? XML ist im Moment noch Neuland für mich. Gibt's die LS-Klassen erst ab 6.x oder geht das schon mit 5?

 

gibts erst ab 6. Stichwort (Notes-?)DXLEporter
Thomas

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Offline Axel

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #14 am: 25.09.04 - 19:15:32 »
Hi,

vielen Dank für das Stichwort. Das sollte aber doch bestimmt (Notes-?)DXLExporter heissen, oder?

Darunter finde ich hier im Forum einiges. Sieht beim ersten querlesen hoch interessant aus. Ich werde mich mal in den nächsten Wochen in die Informationsfluten stürzen und mal ein bisschen testen. Wenn ich nicht weiterkomme, schrei ich hier laut um Hilfe.

Damit ist, denke ich mal, der Thread ist hiermit erledigt. Ich hab' für's erste genung Infos. Leider funktioniert der Erledigt - Button noch nicht wieder (aber man kann ja nicht alles auf einmal haben ;D).

Vielen Dank an alle die sich an der Diskussion beteiligt haben.


Axel
 
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Marinero Atlántico

  • Gast
Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #15 am: 26.09.04 - 09:38:34 »
Kann das, was Thomas gesagt hat, bestätigen.
 
Wir benutzen DXL in einem größeren Projekt zur Archivierung.
In DXL - also xml mit Domino.dtd - werden alle Elemente eines Notes Dokuments (inklusive Hot-Spots, Attachments, eingebettete Objekte, etc) in xml umgesetzt. Diese Datei kann dann in das Archiv geschoben werden.
Dies kann im einfachsten Fall das Dateisystem sein.
Diese dxl Datei kann problemlos und jederzeit in ein Notes-Dokument zurück konvertiert werden.
Eingebettete Objekte und Attachments stehen dabei auch zwischen bestimmten tags in dem dxl und zwar als base-64 encoding der binären Daten.
Für Generierung von DXL und erstelle_Notes-Element_aus_DXL existieren Klassen und Methoden und ich schau jetzt nicht extra nach (vielleicht später).
Jedenfalls brauchst du nicht das xml Toolkit, weil das nur für 5 war.
 
Allerdings ist die menschenlesbarkeit von xml sehr anstrengend. Wir setzen deshalb zusätzlich zur Ansicht (und zur Archivierung von zahlreichen Dateitypen wie MS-Word, MS-Excel, Visio, noch einiges mehr) PDF-Generierung ein.

Darüber hinaus haben wir noch einige für Archivierung vermutlich generell interessante Zusatzfeatures dabeigebaut:
Wir speichern ausserdem die Attachments und eingebetteten Objekte noch einmal separat und konvertieren viele Dateitypen in PDF und jagen die vorher durch einen Volltextsuche-Indexierer.
 
Bestimmte Felder des Notes Dokuments werden auch durch den Indexierer gejagt (für Schlagwortsuche).
Vom Notes Dokument wird auch ein PDF Abbild gezogen.

Eine Suche geht also über vordefinierte Schlagwörter und über Volltext. Dafür gibt es eine Notesmaske, die Webservices, einen IE als OLE-Objekt, etc. benutzt. Ja, es läuft stabil.

Die Kommunikation zwischen den Notes Datenbank und den Archivierungsservices läuft über Webservices.
Die Archivierungsservices selbst laufen auf Tomcat, benutzen viele Java openSource Geschichten (Volltextsuche, XML-Datenbank, Webservices, Webframework, Scheduling von Prozessen) und 2 nicht unbedingt triviale Anwendungen von uns selber. 

Der Nachteil von DXL (und unserer Lösung allgemein) sind,
- dass man ziemlich viel Speicherplatz benötigt (DXL allgemein, viel Information redundant als dxl und PDF). Speicherplatz wird aber immer billiger und ist schon ziemlich billig.
- Webservices sind auch nicht gerade ein Performancekiller auch wenn man den übertragenen Stream zippt. Für viele Archivierungsaufgaben benötigt man aber keine Killer-Performance.
Der Bedarf des Kunden für Archivierung liegt vornehmlich in einer größeren Übersichtlichkeit der Anwendung für die User und nicht im Sparen von Speicherplatz

Die Vorteile von dieser Lösung sind,
- dass für den Anwender eine Wiederherstellung aus dem Archiv leicht möglich ist und es eine sehr komfortable Archivsuche gibt mit PDF als Vorschau.
- sehr lose Bindung zwischen Notes DB und Archivierungsservice und der Komponenten untereinander bietet eine flexible Architektur, wo auf Änderungen der Archivierungspolitik der Organisation gut reagiert werden kann (s.u.). Bestimmte Funktionalität kann auch isoliert von den anderen benutzt werden (z.B. serverseitige PDF Generierung)

Es läuft soweit sehr stabil. Wir versuchen jetzt noch die Skallierungs-Constraints-Grenzen nach aussen zu verschieben.  Bei sehr, sehr vielen DXL-Konvertier Operationen hintereinander, existiert möglicherweise ein Memory Leak auf Notes Seite. Das lässt sich aber managen und beruht - wenn ich das Mittwoch in meinem urlaubsreifen Kopf richtig verstanden habe - auf einem offiziellen Notes-Bug.

Aus Sicht der Anwendung extrem große Attachments (größer als 300 MB) sind bisher auch noch nicht getestet.

Wg. der langfristigen Archivierungs-Politik des Kunden sollen nun die Archivdokumente nicht mehr in einer xml DB abgelegt werden, sondern in IBM Storage Server (oder wie das heisst). Dadurch dass Client-Seite und Server Seite der Archivierung nur durch standardisierte Webservices gekoppelt sind, lässt sich dies relativ leicht nachträglich erweitern.

Gruß Axel
« Letzte Änderung: 26.09.04 - 10:46:47 von Marinero Atlántico »

Marinero Atlántico

  • Gast
Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #16 am: 26.09.04 - 22:27:02 »
bzgl. rtf. Schamloses Selbstzitat aus einem anderen Kontext:
Notes-RichText benutzt kein unicode-encoding. Vielmehr ist es etwas anderes, wenn ich mich recht erinnere sogar proprietäres.
Hier gibt es ein paar Einträge von der anderen Richtung. Notes --> RTF.
http://www.nsftools.com/tips/NotesTips.htm
In dem Blog einfach nach rtf suchen.
« Letzte Änderung: 26.09.04 - 22:29:14 von Marinero Atlántico »

Offline TMC

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #17 am: 26.09.04 - 22:42:59 »
Klingt sehr interessant, Axel, Eure Lösung.

Allerdings ist die menschenlesbarkeit von xml sehr anstrengend.
(...)
Der Nachteil von DXL (und unserer Lösung allgemein) sind,
- dass man ziemlich viel Speicherplatz benötigt (DXL allgemein, viel Information redundant als dxl und PDF).

Aus Interesse:
Warum speichert Ihr DXL-content zusätzlich als PDF?
Wäre es da nicht einfacher, den Inhalt über einen Viewer anzuzeigen?
Matthias

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Marinero Atlántico

  • Gast
Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #18 am: 26.09.04 - 23:59:31 »
Es gibt keinen dxl viewer und kann es wg der Heterogenität der Daten auch nicht geben.
Das ist auch eine Dokumentverwaltungsanwendung.
D.h. das Wichtige sind die eingebetteten bzw. angehängten Dokumente (MS-Word und sowas).
Die werden in dxl einfach base 64 enkodiert.
Damit kann wirklich keiner was anfangen.
Ein normales Word-Dokument sieht ungefähr so aus:
Code
ab0k13l4898

etc.
Das überfordert einfach den Betrachter.
Man kann dafür auch nicht mal eben so einen Viewer schreiben. 

Gilt btw. für xml allgemein, dass die Menschenlesbarkeit von xml tendentiell überschätzt wird, nur weil es ein Text Format ist, ist es noch lange nicht lesbar.

PDF ist eigentlich für Archivierung konkret sowieso das bessere Format als dxl, weil es so erstmal nicht beschreibbar ist.
Es gibt in den IT-Organisationen gewaltige und z.T. total veraltete "Richtlinien zur Archivierung", wo nicht-Beschreibbarkeit ein extrem wichtiges Thema ist. Schliesslich läuft Archivierung oft auf der Basis von komplexen Rechtlichen Bestimmungen statt (Vorhaltefristen, etc.).

Genaugenommen ist PDF ein bei vielen Kunden akzeptiertes Archivierungsformat. Auf der anderen Seite gibt es ja Tools zur PDF Manipulation. Zumindest kann man das bestimmt irgendwie gegen Editieren sichern, falls das nötig wird. Das sind aber genau die Fragen, die durch die umfangreichen Archivierungsbestimmungen nicht geklärt werden. Da wird dann gerne so getan als wäre .pdf sowas wie .tif.

Das DXL dient mehr für Transport und wird ausserdem für die Wiederherstellung vorgehalten.

Wiederherstellung und klassische Archivierung sind eigentlich 2 unterschiedliche Themen.
Traditionell hiess wohl Archivierung v.a. Vertiffung. Da ist eine Wiederherstellung ja quasi undenkbar.
« Letzte Änderung: 27.09.04 - 00:06:28 von Marinero Atlántico »

Offline Axel

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Re: RTF-Export aus Mail-DB
« Antwort #19 am: 27.09.04 - 12:42:46 »
Hi,

danke für die Hinweise, Namenskollege.  ;) ;D


Axel
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