Wie Dokumenten-Vorlage aus Datenbank importieren

[Escort]

Hallo Spezialisten,

ich bräuchte dringendst Eure Hilfe!

Mein System besteht im Prinzip aus zwei Datenbanken:
1) einem Datenbank-Portal (PORTAL)
2) Projekte-Datenbank (PRJDB) - hiervon kann es unendlich viele geben

Prinzipiell sieht meine Idee folgendermassen aus:

ad 1) Das PORTAL hat folgende Funktionalität:
*) Neues Projekt (PRJDB) anlegen
*) gewünschte PRJDB durch Doppelklick öffnen (jede PRJDB repräsentiert eine eigene NSF-Datei)
*) Zugriffsrechte für die jeweilige PRJDB definieren
*) Dokumenten-Vorlagen definieren (Word-Briefvorlagen, Excel-Kalkulationen, Fax-Deckbätter, etc)
*) Link auf andere notwendige Datenbanken (Adressen, etc.)

Die Dokumenten-Vorlagen haben z.B.
*) einen Titel (z.B: Brief, Kalkulation)
*) im Feld Body entweder ein Word-Dokument, eine Excel-Kalkulation, ein Fax-Deckblatt, etc
*) definierte Zugriffsrechte (jeder User soll einstellen können, wer seine Vorlagen ebenfalls verwenden darf)

ad2) hier befinden sich die eigentlichen Projekt-Daten, also
++ Mails
++ Briefe
++ Fax
++ Kalkulationen
++ etc.

Nun zum Problem:
Die Dokumenten-Vorlagen werden im PORTAL angelegt, um sie dann in den jeweiligen PRJDB verwenden zu können,
d.h., wenn ich mich in einem Projekt befinde, soll ich die Möglichkeit haben, ein neues Dokument mittels einer Vorlage
aus dem PROTAL zu erstellen (das ich dann fertig ausfüllen kann).
In der Ansicht der PRJDB gibt's also einen Button "Dokument erstellen von Vorlage", wo  ich dann mittels
Picklist-Befehl sämtliche Vorlagen zur Auswahl bereitstelle.

So, und jetzt steh ich leider etwas daneben - Wie bekomme ich jetzt sämtliche Daten von der jeweiligen Vorlage in mein Dokument der aktuellen PRJDB?

Könnt Ihr mir bitte etwas auf die Sprünge helfen?

Danke im voraus.

[MrMagoo]

Hallo Escort,

ich denke Du möchtest die Vorlage (Word, Excel ) komplett in deine PRJDB übernehmen?


Also ich würde es nach auswahl aus der Picklist einfach zwischenspeichern

      If ( o.Type = EMBED_ATTACHMENT ) Then
                  Call o.ExtractFile("c:\temp\temp.doc")
               End If

und dann an das neu zu erstellende Dokument anhängen

Call Source.CreateObject("Letter","","c:\temp\temp.doc")

hoffe das hilft Dir.

[Escort]

Hallo Escort,

ich denke Du möchtest die Vorlage (Word, Excel ) komplett in deine PRJDB übernehmen?


Also ich würde es nach auswahl aus der Picklist einfach zwischenspeichern

      If ( o.Type = EMBED_ATTACHMENT ) Then
                  Call o.ExtractFile("c:\temp\temp.doc")
               End If

und dann an das neu zu erstellende Dokument anhängen

Call Source.CreateObject("Letter","","c:\temp\temp.doc")

hoffe das hilft Dir.

Vielleicht hab ich mich etwas unverständlich ausgedrückt.

Meine Vorlagen-Masken  haben folgende Felder:
*) einen Typ (Text): z.B. Word, Excel
*) eine Bezeichnung (Text): z.B. Brief, Kalkulation, Fax,
*) ein Body-Feld (Rich-Text): und dieses Feld beinhaltet jetzt sozusagen diese Dokumentenvorlage eingebettet(also einen Word-Brief, oder eine Excel-Kalkulation,etc - aber nicht als Attachment, sondern eingebettet!!!).

Wenn ich jetzt auf "Neues Dokument von Vorlage" wählen anklicke, anschliessend als Vorlage z.B: Brief auswähle (das Dokument mit der eingebetten Word-Vorlage), soll das System in der aktuellen Datenbank ein neues Dokument öffnen, das eben wir oben beschrieben der Vorlage entpricht.

Zur Weiterbearbeitung dieses neuen Dokuments (von der Vorlage) könnte ich dann eben noch den
*) Titel
*) bzw. durch Doppelklick auf das eingebettete Word-Dokument meinen Brief weiterbearbeiten

[Driri]

Hi,

also die Vorlagen sind fertige Dokumente im PORTAL ?

Dann könnte man das folgendermaßen machen :

- nach Auswahl der Vorlage Kopieren des Dokuments in die jeweilige PRJDB über NotesDocument.CopyToDatabase

- Ermitteln des neuen Dokuments (ergibt sich aus dem CopyToDatabase) und Öffnen des neuen Dokuments im Frontend


Problem ist dann natürlich, daß das Dokument bereits angelegt ist. D.h. Du müßtest Dir noch überlegen, was passiert wenn der Benutzer dann doch nicht speichern will.

[Escort]

Hi,

also die Vorlagen sind fertige Dokumente im PORTAL ?

Dann könnte man das folgendermaßen machen :

- nach Auswahl der Vorlage Kopieren des Dokuments in die jeweilige PRJDB über NotesDocument.CopyToDatabase

- Ermitteln des neuen Dokuments (ergibt sich aus dem CopyToDatabase) und Öffnen des neuen Dokuments im Frontend


Problem ist dann natürlich, daß das Dokument bereits angelegt ist. D.h. Du müßtest Dir noch überlegen, was passiert wenn der Benutzer dann doch nicht speichern will.

könnte das irgendwie mit einem Profildokument funktionieren - wo ich zuerst das ganze Dokument reinkopiere und dann im neuen Dokument die Felder aus dem Profildokument setze oder die DocumentUniqueID umbiege?

[Driri]

Wozu Profildokumente bemühen ? Der Weg über CopyToDatabase ist eigentlich recht einfach, vorausgesetzt, die Vorlagen liegen als fertige Dokumente in der PORTAL-DB.

Du brauchst in der PORTAL dann eine Ansicht, die alle Vorlagen enthält und baust Dir aus Typ und Bezeichnung einen Key zusammen. Wenn Du dann über eine PicklistCollection die Auswahl triffst, erhälst Du als Ergebnis ein Dokument zurück. Diese wird dann per CopyToDatabase in die jeweilige PRJDB kopiert und geöffnet.

Das Löschen kann man über verschiedene Wege realisieren. Sei es, daß der User beim Speichern ein Flag setzt und ein Agent im Hintergrund periodisch nicht geflagte Docs löscht oder über Aktionen direkt löschen.

[Escort]

Wozu Profildokumente bemühen ? Der Weg über CopyToDatabase ist eigentlich recht einfach, vorausgesetzt, die Vorlagen liegen als fertige Dokumente in der PORTAL-DB.

Du brauchst in der PORTAL dann eine Ansicht, die alle Vorlagen enthält und baust Dir aus Typ und Bezeichnung einen Key zusammen. Wenn Du dann über eine PicklistCollection die Auswahl triffst, erhälst Du als Ergebnis ein Dokument zurück. Diese wird dann per CopyToDatabase in die jeweilige PRJDB kopiert und geöffnet.

Das Löschen kann man über verschiedene Wege realisieren. Sei es, daß der User beim Speichern ein Flag setzt und ein Agent im Hintergrund periodisch nicht geflagte Docs löscht oder über Aktionen direkt löschen.

Ja die Vorlagen im PORTAL sind komplett fertig - ich möchte sozusagen nur die Werte des neuen Dokuments als Defaultwerte mit denen der Vorlage belegen.

...Ich weiss nicht so recht - der Agent müsste ja dann permanent laufen - ist das sinnvoll?

Mir würde meine Variante besser gefallen, allerdings hab ich keine Ahnung wie man das prinzipiell lösen könnte.

Kann ich die fertige Vorlage aus dem Portal mit einem Rutsch in ein Profildokument schaufeln und dann in das neue Dokument einlesen? (dann könnt ich mir auch den per. Agenten sparen)

[Driri]

D.h. Du willst die Vorlagen als Profile in die PRJDBs reinkopieren ? Dann kannst Du ja gleich die Vorlagen beim Erstellen der PRJDB rüberkopieren. Und Profildokumente sind auch dort nicht notwendig, auch dann reichen normale Dokumente, von denen eine Kopie gezogen wird.

[Escort]

D.h. Du willst die Vorlagen als Profile in die PRJDBs reinkopieren ? Dann kannst Du ja gleich die Vorlagen beim Erstellen der PRJDB rüberkopieren.

Beim Erstellen rüberkopieren bringt nix - sollte sich die Vorlage iregndwann ändern (z.B geänderte Fax/TelNr, Anschrift, etc) dann hab ich ein Problem für alle ab diesem Zeitpunkt erstellten Dokumente.

D.h. die ProjekteDatenbank soll sich schon immer auf die aktuelle Vorlage im PORTAL beziehen.

[Axel]

Hi,

wenn ich dich richtig verstehe, sollen alle Projekt-Datenbanken sich die Vorlagen aus dem Portal holen. Richtig?


Axel

[Escort]

Hi,

wenn ich dich richtig verstehe, sollen alle Projekt-Datenbanken sich die Vorlagen aus dem Portal holen. Richtig?


Axel

Ja genau - eigentlich ganz einfach!

Ich öffne übers PORTAL irgendeine ProjektDB und in dieser möcht ich jetzt z.B. einen Brief erstellen.
Damit ich meinen eingebetten Word-Brief nicht jedesmal (mit Firmennamen, Anschrift, Tel, Fax, ......) neu erfinden muss, lege ich eine Vorlage (also ein Dokument mit  eingebettetem Word-Dokument) ins PORTAL.
-->Ich klick auf "Neues Dokument von Vorlage" --> wähle meine Vorlage aus dem PORTAL und in meiner ProjekteDB soll jetzt ein neues Dokument geöffnet werden, inder sich eingebettet mein Word-Brief (den ich dann durch Doppleklick im Word öffnen kann) befindet

[Axel]

Hi,

ganz grob skizziert könnte ich mir das so vorstellen:

Du läßt dir von der Picklist die DocID des gewählten Dokumentes zurückgeben. Dann suchst du dir das Dokument mit der Methode GetDocumentByUNID aus der NotesDatabase-Klasse. Anschließend öffnest du das Dokument mit der Methode EditDocument aud NotesUIWorkspace.

Beispiele zu den Methoden findest du in der Designer-Hilfe.

Axel

[Driri]

Okay, dann würde ich immer noch die Lösung über CopyToDatabase nehmen.

Das mit den Profildokumenten hab ich in dem Zusammenhang dann auch nicht richtig verstanden. Vielleicht erklärst Du nochmal, wie Du das meinst.

[Escort]

Okay, dann würde ich immer noch die Lösung über CopyToDatabase nehmen.

Das mit den Profildokumenten hab ich in dem Zusammenhang dann auch nicht richtig verstanden. Vielleicht erklärst Du nochmal, wie Du das meinst.

Naja, ich hab mir gedacht - nachdem mir Picklist ja nur einen Wert zurückliefert z.B; die DOCID der Vorlage - kopiere ich erstmal die Vorlage mit der jeweiligen DOCID (die mir Picklist liefert) aus dem PORTAL in meine aktuelle PROJEKTEDB in ein Profildokument (das unsichtbar sein kann).

--> dann hätt ich zumindest mal die Daten
*) Typ (Text):
*) Bezeichnung (Text):
*) Body-Feld (Rich-Text):
in meiner aktuellen PROJEKTEDB.

Jetzt öffne ich in meiner aktuellen PROJEKTEDB ein NEUES DOKUMENT, das ebenfalls die Felder
*) Typ (Text):
*) Bezeichnung (Text):
*) Body-Feld (Rich-Text):
enthält, und fülle sie mit dem Inhalt des Profildokuments (Vorlage) der aktuellen Datenbank.

Die Idee des Profildokuments wollt ich deswegen verwenden, weil ich es als Ablage für "globale Variablen" also die Vorlagenwerte einsetzen möchte.
Theoretisch könnte man das Profildokument, nachdem die Felder des "Neuen Dokuments" mit den Profildokument-Werten gefüllt wurden, wieder verwerfen.

Ich weiss nicht, vielleicht geht's auch viel einfacher?

[Driri]

Dann brauchst Du aber eigentlich kein Profildokument, da reicht ja auch die Vorlage selber.

@Axel :

So würde aber die Vorlage zum Bearbeiten geöffnet. Dann müßte man von der immer noch eine Kopie in der PRJDB erstellen.

[Axel]

@Diri

Yoo, hast recht. Hab ich übersehen.


Axel

[Escort]

Dann brauchst Du aber eigentlich kein Profildokument, da reicht ja auch die Vorlage selber.

@Axel :

So würde aber die Vorlage zum Bearbeiten geöffnet. Dann müßte man von der immer noch eine Kopie in der PRJDB erstellen.

Wie, was? Das versteh ich jetzt nicht ganz?

[Driri]

Welches von beiden  

Wenn Du erst die Vorlage in ein Profildokument kopierst, daraus dann ein neues Dokument erzeugst und dann das Profil wieder wegwirfst, wozu dann überhaupt ein Profildokument ?
Dann kannst Du dir den einen Schritt doch gleich sparen und direkt aus der Vorlage ein neues Dokument erzeugen.

Axel hatte vorgeschlagen, über eine Picklist die DocID der Vorlage zu ermitteln und diese dann zum Bearbeiten zu öffnen. Dann würden Änderungen aber direkt in der Vorlage gespeichert. Man müßte dann also wieder eine Kopie ziehen und die Änderungen in der Vorlage verwerfen.

[Escort]

Dann kannst Du dir den einen Schritt doch gleich sparen und direkt aus der Vorlage ein neues Dokument erzeugen.

Und wie mach ich das? Wie erstell ich in meiner PROJEKTEDB ein neues Dokument aus der Vorlage im PORTAL? Das ist ja das Problem von dem ich die längste Zeit schreibe?

[Driri]

Das habe ich Dir in meinem ersten Post beantwortet. Entweder kopierst Du das komplette Dokument oder Du kopierst die Items aus der Vorlage in ein neues Dokument (das stand nicht im ersten Post, ist mir gerade noch eingefallen).