dann solltest du die Auswahl des Usernamens etwas umbauen. Keine Auswahl über das Feld, sondern über eine Schaltfläche. Das würde im Übrigen auch das Problem mit dem Mailversand lösen.
Den User kannst du mit folgender >Formel auswählen
server:=@Subset(@DbName;1);
db:="names.nsf";
view:="people";
theme:="User";
title := "User wählen";
list := @PickList( [Custom] : [Single] ;server:db;view;theme;title;1 );
FIELD user := list;
List ist dann auch gleich das Schlüsselwort für die Suche des Dept. und der Telefonnummer.
_dept:=@Unique(@NameLookup ( [Exhaustive]; list; "Department"))
und die ermittelten Werte schreibst du dann mit @Setfiled in die entsprechende Felder.
Gleichzeitig setzt du noch ein Flag, das dann in der Save Aktion vor dem MailSend an den User ausgewertet wird. Ist es gesetzt, kommt der User aus dem Adressbuch und kann angemailt werden, wenn nicht wird die Routine übersprungen und keine Mail an den User geschickt.
andere Lösung hier:
http://www.atnotes.de/index.php?topic=14798.from1099580606;topicseen#msg118657