Inhalte aller User Mail-DBs automatisch löschen

[cg-home]

Hallo Notes Freunde,

Bisher nutzten wir bei allen Users Mail-DBs (ca. 850) die Standard Notes DB-Archivierung.
Bei den meisten wurde eingestellt das alles was älter ist als 6 Monate ins Archiv wandert.
Das habe ich bisher bei jeden manuell eingestellt, da es die User oft nicht hin bekommen haben.
Das will ich aber lieber automatisieren - sofern möglich.

Wir haben seit Jahren auch noch eine gesetzliche Mail-Archivierung auf die auch die User per Web zugreifen könnten.
Auf das wollen wir jetzt umstellen und die Notes Mail-Archive weg schmeißen (Datenreduzierung)
Da wir aber eine Mail-Quota (2GB) haben, muss dennoch der Inhalt gelöscht werden.

Das eine Problem ist, dass dann auch der Kalender gelöscht wird, dieser  aber nicht im gesetzliche Mail-Archiv ist.
Daher habe ich mir gedacht, da mache ich zwei Policys, lösch den Kalender erst nach 2 Jahren und die Mails nach 6 Monaten.
Aber das geht nicht wirklich auch mangels der passenden Ansicht. (HCL Support konnte dabei nicht weiter helfen)
Das andere Problem ist, dass einige User andere Konfigurationen habe z.B.: Manche Ordner schon nach 1 Monat "archivieren".
Somit wäre es gut wenn es dennoch flexible anpassbar wäre.

Meine Überlegung hierzu ist:
Ich Erstelle in der Mail-DB (Schablone) passende Ansichten für alle Mails und alle Kalendereinträge.
Lese über eine extra DB alle Archiv Einstellungen der User aus.
Erstelle eine Funktion die das Archiv auf die neuen Ansichten und Einstellungen einmalig umstellt.
Dadurch sollten Sonderkonfigurationen möglich sein.
Es über einen Agenten in der Mail-DB zu machen habe ich auch schon überlegt, aber dann wird vermutlich hart gelöscht
und noch länger offenen Termine oder Wiedervorlagen werden auch gelöscht, das wäre nicht gut.
Daher würde ich lieber die Standard Archiv Funktion zum Löschen verwenden.

Denke ich hier zu kompliziert, gibt es andere einfachere Möglichkeiten?
Wie macht ihr das?

Danke schon mal.

[Flachmann]

Wir nutzen nur die Standardarchivierung per Policy, die wirklich nicht sehr luxeriös ist. Bei uns wird alles archiviert, das älter als 1 Jahr ist. Aktuell begrenzen wir die endgültige Löschung auf 10 Jahre. Ich weiß nicht wie lange gesetzlich wäre, wahrscheinlich 6 Jahre. 

Platzreduktion haben wir mit "Document compression" und DAOS erreicht. Auf den Archiv-DBs gibt es keine Quotas. Insgesamt hat dieses Vorgehen den Vorteil, dass die Kollegen nicht irgendein Archving-Tool aufrufen müssen um an ältere Mails zu kommen, weil ja alles noch in Notes verfügbar ist. Sogar Volltextindizes existieren für die Archive.

Kalenderdaten werden ebenfalls archiviert, das ist Notes-Standard, darum ist kein weiteres Tool notwendig. Natürlich wieder in dieser 1 Jahr/10 Jahre-Logik. Eine Trennung von Terminen und Mails lohnt sich meiner Meinung aber auch nicht, da Termine meist winzige Dokumente sind.

Was mir auch fehlt ist eine etwas flexiblere Handhabung für Ordner, z.B. eine frühere Archivierung abhängig vom Ordner. Oder statt Archivierung eine Löschung, z.B. bei irgendwelchen Status-Mails, für die man sich schon nach wenigen Tagen nicht mehr interessiert. Ich meine, dass es da auch einen Vorschlag im Ideenportal gibt, aber ob das jemals umgesetzt wird...

[CarstenH]

Was mir auch fehlt ist eine etwas flexiblere Handhabung für Ordner, z.B. eine frühere Archivierung abhängig vom Ordner. Oder statt Archivierung eine Löschung, z.B. bei irgendwelchen Status-Mails, für die man sich schon nach wenigen Tagen nicht mehr interessiert.

Nur für mein Verständnis: wo fehlt da was? Was du aufzählst, kannst du doch alles schon ewig in den Kriterien hinterlegen.

Carsten

[Flachmann]

Nur für mein Verständnis: wo fehlt da was? Was du aufzählst, kannst du doch alles schon ewig in den Kriterien hinterlegen.

Oh, toll, das war mit nicht bekannt. Man kann Löschregeln für einzelne Ordner erstellen, z.B. "Inhalt nach 14 Tagen löschen"? Oder "Inhalt nach 30 Tagen archivieren"? Das würde einige Anfragen lösen, insbesondere cg-homes Fragen.

Wir haben bislang nur die oben beschriebene, generelle Regel, aber die gilt natürlich für alle und ist nicht ordner-, sondern mailboxbezogen. Ordnerbezogen kann ja nur individuell sein, da Ordner ja jeder selbst erstellt und benamt.

Wo kann ich denn die Archiviung bzw. Löschung für einzelne Ordner einstellen?

[cg-home]

Aktuell begrenzen wir die endgültige Löschung auf 10 Jahre. Ich weiß nicht wie lange gesetzlich wäre, wahrscheinlich 6 Jahre. 

Dank für Deine Antworte.
Eben wegen dem gesetzlichen Thema haben wir ein Zusätzliche Lösung die alle Mails vom Server archiviert, da man ja
nie sicher sein kann ob ein User nicht eine Mail mit einem Vertrag oder Angebot löscht und somit in Notes nie archiviert wird.
Daher haben wir die Mail eben doppelt und wollen zukünftig auf eines verzichten.

Das löschen von Mails in speziellen Ordner nutzen einig von uns schon länger, ich auch, aber die heißen halt alle anders
und manche haben diese auch gar nicht. Somit nichts was man über eine Policy generell nutzen könnte.

Den Kalender gibt es auch als extra Ansicht den ich auf z.B.: 2 Jahre per Policy einstellen könnte aber für nur die Mails
gibt es eigentlich nur "Alle Dokumente" und da sind die Kalendereinträge auch mit drin. Daher kann ich den nicht wirklich nutzen.
Aber Alle Dokumente steht eh nicht zur Auswahl in der Policy.

Wo kann ich denn die Archiviung bzw. Löschung für einzelne Ordner einstellen?

Auch im Policy Dokument (Archive Criteria Settings) da kann man unten (v11) die Option "Views or Folder"
aktivieren und dann kommt je nach gewählter Schablone ein paar feste Einträge zur Auswahl.
Inbox, Meetings, To Do, Drafts, IM Transscripts, Junk Mail, Calendar, Threads, Sent

Beim aktivieren der Option kommt bei mir auch oft eine Fehlermeldung und ich muss die Originale Mail Schablone wählen.

[Flachmann]

Daher haben wir die Mail eben doppelt und wollen zukünftig auf eines verzichten.

D.h. jede eingehende Mail wird als Doublette in einer Kopie-DB gespeichert? Da kommt bestimmt einiges an Masse zusammen, da ja niemand den Trash raus löscht.

Auch im Policy Dokument (Archive Criteria Settings) da kann man unten (v11) die Option "Views or Folder"
aktivieren und dann kommt je nach gewählter Schablone ein paar feste Einträge zur Auswahl.
Inbox, Meetings, To Do, Drafts, IM Transscripts, Junk Mail, Calendar, Threads, Sent

Ich habe diese Option noch nie genutzt. Danke! 'No RESUME'-Fehlermeldung kam bei mir eben auch.

Das kann natürlich nur für im Template vorhandene Ordner funktionieren, nicht individuell vom User erzeugte Ordner. Man müsste also bestimmte Order zufügen?!

Aber das bietet schon einige Möglichkeiten. Danke!

[CarstenH]

Das kann natürlich nur für im Template vorhandene Ordner funktionieren, nicht individuell vom User erzeugte Ordner. Man müsste also bestimmte Order zufügen?!

Da jeder andere eigene Ordner hat geht es normalerweise auch nur individuell, richtig. Siehe Screenshot (man kann auch mehrere angeben).

Wenn du es per Richtlinie machen möchtest, dann muss es zum Zeitpunkt der Richtlinienerstellung Ordner im Template geben, die den Namen entsprechen, die du verwenden möchtest. Sonst kann man sie nicht auswählen. 

Alternative dritte Variante: da die Archivierungskriterien lediglich in Profildokumenten liegen kann man sie auch mit einem Knopf oder Agenten selbst erstellen oder verteilen und den Nutzer z.B. nach den Ordnern fragen.

Was auch gern übersehen wird ist die Option "abgelaufene Dokumente". Man versieht einfach Dokumente schon beim Versand (oder eben nachträglich) mit einem Ablaufdatum. Das geht dann sogar ohne irgendwelche Ordner angeben zu müssen und man kann damit sogar gemixt 14 Tage, 90 Tage, 1 Jahr usw. auf einen Schlag mit einem einzigen Archivkriterium löschen.

HTH
Carsten

[cg-home]

Alternative dritte Variante: da die Archivierungskriterien lediglich in Profildokumenten liegen kann man sie auch mit einem Knopf oder Agenten selbst erstellen oder verteilen und den Nutzer z.B. nach den Ordnern fragen.

So ähnlich plane ich es aktuell, nur nicht über Ordner, sondern eine feste neue Ansicht für Mails (ggf. auch für die Kalendereinträge) in der Schablone.
Manuell Ordner vom Benutzer können sich dauernd ändern, dass wird nicht hin hauen das zu vereinheitlichen und zu automatisieren.
Obwohl das nicht so einfach sein wird die Archiv Profildokumente auszulesen und dann später auch automatisiert anzupassen.

D.h. jede eingehende Mail wird als Doublette in einer Kopie-DB gespeichert? Da kommt bestimmt einiges an Masse zusammen, da ja niemand den Trash raus löscht.

Genau und das wird langsam zu viel.
Für das gesetzliche Archiv nutzen wir das Mail.Box Journal über Regeln. Darüber werden alle Mails die in der Mail.box durch rauschen
in ein Notes Journal DB kopiert. Über die Regeln ignorieren wir hier aber schon vieles unrelevantes wie z.B.: Kalender-Mails usw.
Das Mail-Archiv holt es sich dann per POP3 aus der Journal DB.