Seltsames Verschwinden/Auftauchen von Notesdokumenten

[emadowo]

Hallo Notes-Gemeinde!
Nachdem ich grad sehr ratlos bin frag ich mal in die Runde mit der Bitte um ein paar Gedankenanstösse:

Seit ein paar Tagen "verschwinden" in mehreren Datenbanken Dokumente, oder tauchen längst gelöschte wieder auf.
Beispiele:
- in einer Datenbank sind ca 500 von 1.300 Notesdokumenten "über Nacht" einfach nicht mehr da. In dieser Datenbank gibt es keine Agenten, die irgendwas machen, sondern nur einfachste Masken und Ansichten, ganz primitive Datenbank also. Keine Replizierung, nix.
- in einer anderen Datenbank tauchen plötzlich längst gelöschte Notesdokumente wieder auf (mindestens seit Monaten gelöscht)
- in der dritten Datenbank, auch primitiv mit nur Masken und Ansichten, gibt es in den Dokumenten ein Statusfeld "aktiv" oder "inaktiv". Darin sind plötzlich mehrere Dokumente wieder auf "aktiv", die aber auf "inaktiv" gesetzt wurden.

Alles in allem sehr komische Vorfälle. Sabotage innerhalb der Firma? Ausgeschlossen.

Replizierung?  Wir haben einen Cluster, ein Domino spiegelt zum zweiten und zurück. Aber das schon brav und sauber seit Jahren. Warum sollte plötzlich seit wenigen Tagen das durcheinandergeraten?

Es fanden KEINERLEI Konfigurationen, Updates oder irgendwas am System statt!?

Normalerweise wird der Dominoserver jeden Samstag voll gesichert (via TSM - Tivoli Storage Manager). Seit 14 Tagen macht er das zusätzlich auch am Dienstag. Warum, versuchen wir gerade zu ergründen. Könnte ein Indiz sein.

Einmal wöchentlich werden alle Datenbanken komprimiert. Aber das auch schon seit zig Jahren...

Was kann da Notes so dermaßen durcheinanderbringen?

Bin für ein paar Gedanken, wo ich ansetzen kann, sehr dankbar!

Grüße
Erwin

[Ralf_B]

Hallo,
sind denn von den "gelöschten" Dokumenten dann Deletion Stubs vorhanden?
Ist im DB Zugriffslog ersichtlich ob jemand Dokmente gelöscht / kopiert / geändert hat die der Menge entsprechen?

Bei den Aktiv/Inaktiv Dokumenten würde ich mal nachsehen ob und wann und wo die Dokumente geändert  wurden.
Ev. mal mit Ytria prüfen wann / wo / wer das Feld geändert hat.
Auch würde ich im Replizierlog mal sehen ob da Massenweise Dokumente geschaufelt / geändert wurden.

Mal als Basic Analyse.

[eknori]

1. DB

Sind die Dokumente wirklich verschwunden, oder nur nicht mehr sichtbar? View Selection Formula
Hat sich also die Zahl der Dokumente in den Db Properties verändert?

2. Db

Hier tippe ich auf die Wieder Inbetriebnahme eines nicht aktiven Rechners, der dann mit der Db repliziert hat. Riecht förmlich nach Ghost Documents
Ist PIRC aktiviert?

3. Db

Feldwerte ändern sich nicht einfach. Hier muss meiner Meinung nach ein Zugriff erfolgt sein. Prüfe mal das ModifiedInThisFile Datum. Wenn da die Werte mahe beieinander liegen ist das ein gutes Zeichen für einen automatischen Prozess.

Schade, mit V10 könnte man die Deletions und restores schön nachvollziehen. Deine Probleme sind die typischen Anwendungsfälle ...

[emadowo]

Hallo Ralf_B,
hallo eknori,

vielen Dank für eure Tipps, freut mich sehr!

Nun hab ich wieder viel zu recherchieren: Deletion Stubs, Ytria, PIRC, alles Fremdwörter! 

Einen Fall konnte ich klären, da hat ein Anwender der Datenbank in der Ansicht gesucht, hatte 490 Suchtreffer, wollte einen löschen und schwups, waren 'se weg..

Die anderen Fälle müssen wir hier dank eurer Tipps noch weiter untersuchen.

VIELEN DANK!  Immer wieder schön hier im Forum!

[eknori]

Einmal wöchentlich werden alle Datenbanken komprimiert. Aber das auch schon seit zig Jahren

Warum werden ALLE Datenbanken komprimiert?
Setzt ihr DBMT ein?

[emadowo]

Warum werden ALLE Datenbanken komprimiert?
Setzt ihr DBMT ein?

Warum?
Weil "gibt nicht verwendeten Platz frei und reduziert die Dateigröße" (Zitat aus der Hilfe  ),
weil unser IT-Dienstleister das so konfiguriert hatte,
weil viele unserer Datenbanken sehr groß sind und sehr viel drin gearbeitet wird.

DBMT: again what learned: Ist eine neue Funktion in Domino 9 und für Maildatenbanken zB für Löschrümpfe, Ersatz für updall etc. .  Vielen Dank für den Tipp, müssen wir uns mal näher anschauen.

[eknori]

Nicht nur für mail dbs...

weil unser IT-Dienstleister das so konfiguriert hatte,

Und hoffentlich auch vernünftig konfiguriert und dokumentiert hat.
oder geht der compact stumpf über alles, was ihm in die Finger kommt?

[Peter Klett]

Einen Fall konnte ich klären, da hat ein Anwender der Datenbank in der Ansicht gesucht, hatte 490 Suchtreffer, wollte einen löschen und schwups,

Löschrechte für Anwender, ein absolutes No Go, solltet Ihr mal drüber nachdenken.

Bei uns dürfen noch nicht einmal die Admins Dokumente einfach löschen, da muss dann dokumentiert das Löschrecht freigegeben werden, gilt dann nur für einen Tag ...

[emadowo]

Peter, vielen Dank für die Anregung!
Gänzlich ohne Löschrechte halte ich aber in unserem Umfeld für nicht praktikabel.
Aber wir müssen die Löschrechte massiv einschränken, da geb ich dir voll Recht!

[eknori]

Zumindest dann soft deletions einschalten.

[Peter Klett]

Das wird nicht revisionssicherer dadurch, dass man die Dokumente in zwei Etappen löschen muss (erst in Papierkorb und dann richtig). Endanwender haben auf produktive Datenbanken keine Löschrechte zu haben, auch keine Editorenrechte, sondern Autorenrechte. Oder man macht mit Notes nichts, was nur ansatzweise das Unternehmen steuern kann, zumindest nicht, wenn gelegentlich eine (IT-)Revision den Kopf durch die Tür steckt.