Mails soll nach einem limit nicht mehr gesendet werden

[naruto25]

Hallo Community,

habe die Frage, ob und wie es möglich ist, die mail accounts so einzurichten, dass wenn die user eine gewisse größenbeschränkung überschritten haben keine mails mehr senden können!? die sollen dann eine nachricht bekommen, dass die quota halt voll ist und das sie aufräumen müssen um platz zu haben. wie man das halt von öffentlichen und freien maildiensten kennt.

danke im voraus für die antworten und tipps

[ascabg]

Hi,

Soweit ich mich noch erinnere, geht dieses mit Standard-Mitteln nicht.

Senden koennen die User immer, wenn jedoch die Quota ueberschritten ist, wird die Mail nicht mehr in der
Mailbox des betreffenden Users gespeichert.



Andreas

[naruto25]

hi ascabg,

ja das weiß ich auch. jedoch hält sich eh keiner dran und ständig die quotas zu erhöhen geht auch nicht. daher meine frage ob das möglich wäre, falls ja wie?

[Driri]

Das wäre möglich, wenn man in den ACL der Mailboxen auf den Servern eine Gruppe mit NoAccess einträgt und die betreffenden Personen in diese Gruppe einträgt.

Somit haben die User dann keine Möglichkeit mehr, Mails am Server abzugeben.

[ascabg]

@Driri,

Prinzipiell gebe ich dir Recht.
Diese Variante waere eine moegliche Loesung.

Nur waere der Aufwand nicht etwas zu hoch?

User in die Gruppe eintragen, wenn sie aufgeraeumt haben, wieder austragen.
Oder soll es automatisiert geschehen? Wann soll die Gruppe dann automatisiert neu geschrieben werden?
(Intervall, Replikation in einer Umgebung mit mehreren Servern)

Auch haben wir noch den Sachverhalt, das die Rechte auf Datenbanken ja nicht sofort greifen, wenn ich
Aenderungen durchgefuehrt habe.

Als Erziehungsmassnahme ist es aus meiner Sicht ein moegliches Mittel, aber auf die Dauer gesehen,
haette ich bei dieser Loesung ein wenig Bauchschmerzen.


Andreas

[naruto25]

@driri: danke


ich bin für alle und weitere sämtliche lösungsvorschläge offen. immer her damit

[ernst]

Was ich hier lese, bestätigt meine Meinung, daß Quota für Endanwender und Notes-Administratoren eher ein Problem als eine Lösung sind. Den Anwender zum Aufräumen zu zwingen, ehe er eine wichtige Mail senden kann, halte ich für ausgesprochen fragwürdig. Was wird wohl passieren, wenn dieser User einer der Chefs ist? Dann hat man ganz schnell User erster und zweiter Klasse.
Ich habe im Web nach Lösungen gesucht, die dem Anwender beim Öffnen der Mailbox zeigen, wie es um die Belegung seiner Mailbox steht. Damit wird der Anwender nicht "genervt" und hat die Möglichkeit, sich rechtzeitig um die Verkleinerung seiner Mailbox zu kümmern.
Die University of Windsor (Kanada) hat offenbar das Mail-Template so verändert, daß oben links ein "Size Indicator" angezeigt wird - siehe http://web4.uwindsor.ca/its/faq/id/56 (unter "Actions" bietet dieses Template zusätzlich eine "Mailbox-Info", die dem Nicht-Notes-Spezialisten nützliche Begriffsklärungen bietet).
Für Notes 5 gab es 2001 schon mal eine ähnliche Lösung, die für Notes 8 aber nicht mehr funktionieren wird (siehe http://www-10.lotus.com/ldd/46dom.nsf/55c38d716d632d9b8525689b005ba1c0/588094b3c7d63e1d85256a540046d6f3?OpenDocument ).

[koehlerbv]

Warum arbeitet Ihr nicht - zumindest für ausgewählte User - mit einer nächtlichen Zwangsarchivierung und anschliessendem Compact der DBs? Das lässt sich ja ebenso in DAOS integrieren, um insgesamt Platz einzusparen.

Bernhard

PS: Es wäre dem Austausch hier zuträglich und ein Zeichen von respekt den Hilfsbereiten gegenüber, wenn wir an den nötigen Stellen Grossbuchstaben spendiert bekommen und unter den Posts Dein reeller (Vor-)name. Wir sind hier nicht "irgendwo" zugange ...

[Thomas Schulte]

Warum arbeitet Ihr nicht - zumindest für ausgewählte User - mit einer nächtlichen Zwangsarchivierung und anschliessendem Compact der DBs?

Genau. Archiviert einfach. Wenn es sein muss eben mit sehr rigiden Regeln.

[ascabg]

@ernst,

Dies von dir angesprochene Aenderung am Mailtemplate ist der Standard ab der Version 8 fuer den Standard-Client.
(wenn das Template ab der Version 8 verwendet wird)

Da musst du nichts mehr anpassen.

Und wer hindert die Anwender daran, selbst einmal die Eigenschaften seiner Mailbox aufzurufen?
Hier bekommt er dann auch so ziemlich genau - sogar mit der aktuellen Auslastung - angezeigt, wieviel Platz
seine Mailbox verbraucht.


Andreas

[Wolfgang]

Und wer hindert die Anwender daran, selbst einmal die Eigenschaften seiner Mailbox aufzurufen?
Hier bekommt er dann auch so ziemlich genau - sogar mit der aktuellen Auslastung - angezeigt, wieviel Platz
seine Mailbox verbraucht.

... damit ist ein guter Teil der Anwender schon überfordert. Und vom Rest denkt wiederum ein nicht unerheblicher Teil, dass die Prozentzahl für die aktuelle Auslastung der Wert ist, den sie im Verhältnis zur maximalen Größe bereits belegen.
Nee, da bin ich schon froh über den Indikator im Standard-Client. 

Gruß
Wolfgang

[ascabg]

@Wolfgang

Da gebe ich dir schon recht.

Und gerade weil die Anwender mit dem Aufruf der Datenbankeingenschaften und der anschliessenden Auswahl des
richtigen Tabs ueberfordert waren, wurde der Indikator auch mit integriert. (koennte ich mir zumindest vorstellen)

Aber nichts des do trotz, bleibt ein wenig Eigenverantwortung bei den Anwendern und wenn diese dies nicht tun wollen,
dann bleiben dem Admin halt nur noch die angebotenen Moeglichkeiten - hier von Bernhard ja auch schon angesprochen z.B. die
naechtliche Zwangsarchivierung mit anschliessendem Compact der Db.


Andreas

[naruto25]

Hmm... also ich bin noch kein Spezialist in Lotus Notes. Daher werde ich das was ich gerade gelesen habe folgendermaßen schlussfolgern, könnte daher auch falsch liegen (bitte daher um Verständnis):

Diese nächtlichen Zwangsarchivierung und anschliessendem Compact der DB muss denke ich mal programmeirt werden, ein admin prozess oder!? Auch wenn das realisiert wird, ensteht irgendwann ein Engpass bei den Speicherkapazitäten. ist meienr Meinung nach nur ein hinausschieben des problems. Viele User haben Mails die älter sind als 10 jahren, weil sie keine Lust haben, die unbrauchbaren zu löschen. Auch wenn man sie daraufhinweißt, tun sie eine Archivierung nicht. Daher muss man laut meiner Sicht eine klare Schlusslinie ziehen und diese dazu zwingen sich gemäß der technischen Machbarkeit der Admins zu beugen und ihr Postfach aufräumen oder zu archivieren etc.

Wir möchten auch die user nicht kategorisieren, da es sonst wie im Kindergarten hier läuft, warum hat er mehr und ich weniger etc. Wenn dann NUR den einen chef mit mehr platz und die restlichen Sser mit etwas weniger.

Der "Size Indicator" ist bei allen Usern sichtbar. Den interessiert es nur nicht.

Gruß

Tobi

[umi]

Moin
Archivierung und Compact wird über Programmdokumente gesteuert. Was, wie und wohin archiviert wird, kann über Policies durchgesetzt werden.
Da ist keine zusätzlich Programmierung nötig.

[koehlerbv]

Hallo Tobi,

wenn das in Eurem Fall rechtlich (überhaupt) zulässig ist, könnt Ihr Mails natürlich auch löschen, wenn eine bestimmte DB-Grösse überschritten wurde und dann das Compact durchführen.
Aber: Das ist ein weites juristisches Feld und voller Tretminen, das muss  - wenn das so gewünscht sein sollte - von rechtsverständigen Fachleuten beurteilt werden. Hier reicht es auch nicht, wenn Dein Chef oder Chefchef Dir eine Order gibt - ist es (was meist der Fall ist) nicht zulässig ist, dann landest Du auch in Teufels Küche. Auf "Befehlsnotstand" kannst Du Dich da nicht berufen!

Wenn Ihr natürlich Mils bereits beim Eingang abgrabbelt und sichert, dann entfällt das oben gesagte - vorausgesetzt, Ihr macht das schon so lange, wie Ihr zur gesetzlichen Aufbewahrung verpflichtet seid.

Bernhard

[Thomas Schulte]

Wenn ihr es richtig machen wollt, mit der Archivierung dann besorgt euch ein Tool dafür.

Damit kann man dann sowohl dafür sorgen das die Mail Files auf den Servern überschaubar bleiben, als auch rechtliche Erwägungen entsprechend abpuffern.

Da die meisten Tools SingleStore beherrschen wird auch der Platz auf den schnellen Archivservern etwas länger ausreichen.

Und wenn das Tool für die Archivierung außerdem das Auslagern alter Datenbestände auf immer langsamere und damit billigere Datenträger beherrscht, dann sind die Speicherkosten ebenfalls beherrschbar.

Aber den Spagat zwischen der Sammelwut der Anwender und dem Platzbedarf den das auslöst den werdet ihr nie komplett schaffen. Und wer will entscheiden an wann eine Mail wie du sagst "unbrauchbar" ist. Bei Langfristig Projektgesteuerten Unternehmen können auch Mails die 15 Jahre und älter sind plötzlich relevant und damit kritisch sein.

Außerdem gibt es  für Kaufleute normalerweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die auch bei der elektronischen Post gelten.

Was ihr wann wie aufbewahren müsst hängt also von vielen verschiedenen Faktoren ab. Auch hier der Rat. Holt euch einen Spezialisten der etwas von Archivierung versteht und der euch beraten kann mit ins Boot.

[naruto25]

Ok verstehe. Danke für die Hinweise.

Gruß
Tobi