Mail-Datenbankgröße

[Schwabenpfeil]

Hallo @All,

als ich gelesen habe, das Interesse an dem Applet besteht, habe ich meine Doku mal durchgesehen. Und zum einen festgestellt, das wir die Größenansicht mit LotusScript gelöst haben, nicht wie von mir geschrieben, über ein JavaApplet!   Aber das dürfte Euch wohl egal sein, denn der Weg ist ja Ziel! Diejenigen, die mich direkt angesprochen haben (Smajli, Notesman,Tttonic), bekommen meine Doku als MS-Word-Dokument inkl. ScreenShots zugesendet. Wer´s noch haben möchte, möge mich anschreiben. Hier nun eine kurze Anleitung der Umsetzung:

1. Erstellen einer lokalen (Sicherheits-)Kopie der Schablone "mail50.ntf"
2. Schablone im Designer-Client öffnen
3. Neue Maske erstellen
4. Drei neue Felder erstellen mit folgenden Inhalten:
4a.Feld "MailDisplay"
Vorgabewert (Wert) eintragen: MailDisplay
Feldinhalte Feld "MailDisplay"
Name:       MailDisplay
Typ:      Text      -> Berechnet zur Anzeige
4b. Feld "FileSize"
Vorgabewert (Wert) eintragen: @Trim(FileSize); FileSize
Feldinhalte Feld "FileSize"
Name:       FileSize
Typ:      Text      -> Berechnet zur Anzeige
4c. Feld "SaveOptions"
Vorgabewert (Wert) eintragen: "0"
= verhindert das Speichern der Maske!
Feldinhalte Feld "SaveOptions"
Name:       MailDisplay
Typ:      Text      -> Berechnet zur Anzeige
Im Register „Verbergen wenn (Hide when)“ alles anhaken
5. Lotus Script für PostOpen-Event beim Öffnen der Maske:
Sub Postopen(Source As Notesuidocument)
     Dim session As New notessession
     Dim db As notesdatabase
     Dim doc As notesdocument
     Set db = session.currentdatabase
     Set doc = source.document
     dbsize = (db.size) / 1024
     dbmax = (db.sizequota) / 1024
     If dbmax <> 0 Then
         percent = (dbsize/dbmax)
     End If
     If dbmax = 0 Then
           message = "Mail-Datei hat keine Größen-" & Chr(13) & "beschränkung !"
           doc.MailDisplay = message
     End If
     If dbmax <> 0 Then
           message = "Mail-Datei hat " & Cint(percent*0.1) & "% der max. Größe!"
           doc.FileSize = Cint (dbsize/1024)  & " von "  & Cint (dbmax) & " MB"
           doc.MailDisplay = message
     End If
End Sub
6. Einfügen der Maske in die Rahmengruppe "MailFS":
Öffnen der Rahmengruppe "MailFS"! Neuen Rahmen links oben erstellen:
Name:       z.B.: MailSize
Typ:       berechnetes Element vom Typ Maske
Wert:       entsprechende Maske über Dialog auswählen, hier: neue MailSize
7. Abschlussbemerkung
Die Datenbankgröße sollte über den Administrator-Client vorgegeben werden. Wir haben uns für 40 MByte pro Nutzer entschieden. Falls keine Größen- beschränkung festgelegt wurde, erscheint u.a. Meldung: "MailDatei hat keine Größenbeschränkung"!

[Schwabenpfeil]

Ach, mir fällt da noch was ein, was man bei der Umsetzung der Größenbeschränkung beachten sollte...

Es sollte ein ServerTask aktiviert sein, der des Nachts die Maildateien automatisch komprimiert! Das kriegt man mit dem Task "Compact <Uhrzeit>" in der Notes.ini des Servers hin... falls noch nicht bei Euch passiert!

[DomAdmin]

Hi an alle !

Wenn ich mir das so durchlese, komme ich mir mit meinen fast 100 Mailfiles (ca15 "tote") so unglaublich klein vor !

Aber trotzdem hab ich das Problem, dass bei mir ca 15 "Leute" 80% (von 10 GB !!) meines Gesamt-Mailordners verbrauchen ! Das ist meiner Meinung nach etwas viel !!

Ich sag denen zwar immer ganz höflich, ja ob sie nicht mal was löschen wollen oder die Anhänge rausschmeissen wollen, oder wenigstens alles was älter als 2 (!) Jahre ist. Nur das fruchtet irgentwie nicht !

Die Mailfiles wachsen und wachsen ! Was nicht heißt dass ich nicht auch ganz brave DAUs habe mit um die 10 MB Mailfile !

Oft bin ich versucht, die Größenbeschränkung einzusetzen ! Schließlich jammern in letzter Zeit immer mehr, dass der server immer langsamer wird !

Hat jemand noch eine gute Idee ?

MfG
DomAdmin

[eknori]

Wie wäre es, die Daten, die älter als X Jahre/Monate sind, auf CD zu brennen ?

[Fis]

Am besten du brennst du Mail DB´s weg oder auf ein Streamer damit du darauf immer zugreifen kannst. So mache ich es und die meisten DAU´s werden die alte DB nicht vermissen und sollte dann doch jemand eine alte Mail brauchen schiebst du ihn diese einfach rüber.


Gruß Rodan

[Meff]

Hallo alle zusammen,

ja, ja das Thema mit den Quotas, überall kannst Du es lesen und keiner hat so richtig eine Lösung (ich übrigens auch nicht). Trotzdem sollte man sich darüber Gedanken machen.
Die Lösung mit dem CD ROM brennen reist mich nicht gerade vom Hocker (wenn ich ganz ehrlich bin). Der Kunde bei welchem wir gerade sind, hat ca. 15.000 Anwender weltweit, da werde ich mich hinsetzten und regelmässig CD erstellen !?
Was in eurer Diskussion vernachlässigt wurde, sind Backups, hat sich mal einer Überlegt, was Du für Datenmengen generierst, wenn Du jeden Anwender machen lässt, so wie er will. Die meisten Anwender sind ja ganz lieb, aber es gibt leider überall solche, dies einfach übertreiben. Je nach Vorgabe, wie lange Du Maildatenbanken als Backup aufheben sollst, kannst Du da in den Terrabereich kommen und das kostet halt auch Geld.
Wir testen derzeit bei dem Kunden Release 5.0.10 welche wir in R6 die Möglichkeit bietet, Quotadatenbanken replizireren zu lassen (das war bis dahin nämlich wirklich schei...).
Bzgl. der Anwender würde ich mir nicht so viele Gedanken machen, dafür gibst nach meiner Meinung immer noch eine Geschäftsleitung (die übrigens meistens von der Quotaregelung ausgeschlossen ist !!).

Meff :-))

[tttonic]

Da hast du recht...
allerdings gibt es auch Unternehmen die keine Beschränkung wollen, und zwar von der GL...
Ich sitze in einem solchen...
Und nebenbei.. wir können nur auf solche Dinge hinweisen, wir sind ja nicht weisungsbefugt und haben ja nicht alles von der GL zu interpretieren. Wenn die GL soetwas nicht will, na gut, dann muß sie halt auch für Platz sorgen. Und DB auf CD Brennen tue ich sicherlich nur im Ausnahmefall

[Meff]

Noch ne kleine Anmerkung zu dem Thema, da ich mich seit gestern bei einem Kunden damit beschäftigen darf.

Der Kunde verfügt in Deutschland verteilt über insgesamt 40 Server (Mail und Applikationen) mit ca. 5.000 produktiven Anwendern. Im Rahmen einer Analyse haben wir festgestellt, dass nur der Mailbereich zwischenzeitlich über 1.36 Terrabyte verbraucht (ist ja schon mal nicht schlecht, ich frage mich zwar, was die Anwender sonst noch so alles machen, aber egal).
Jetzt fangen wir mal an zu rechnen :

1,36 Terrabyte sichern, 30 Tage lang --> boah

Jetzt aber kommt der Hammer (und da hatte sich bei dem Kunden noch nie einer Gedanken gemacht) :

Lt. HGB bist Du verpflichtet, Geschäftsbriefe (Rechnungen, Angebote etc.) zwischen 6 und 10 Jahren aufzuheben. Da solche Kommunikation inzwischen ja auch über Email rechtsverbindlich ist, tun das natürlich auch einige. Also ergibt sich auf einmal ne ganz neue Rechnung :

1,36 Terrabyte (plus Zuwachs) bis zu 10 Jahren Sichern !! Selbst wenn Du das nur einmal wöchentlich machst, dass sind unvorstellbare Datenmengen.

Daher bevorzuge ich Quotas und die haben sich seit R4 doch gewaltig verbessert.


Meff  

[obrocke]

Hi all,

jetzt möchte ich auch mal meine Meinung äußern:

Die vielen, vielen Mails mit Text, oder die Empfangsbestätigungen sind alle nicht das Problem.
Den richtigen Platz belegen eigendlich nur die Dateianhänge, vor allem die im Ordner gesendet.

Vielen Usern ist garnicht bewußt, dass Alles was gesendet wurde, auch noch einmal in der DB steckt.

Mein Lösungsvorschlag an meine Kunden:
Den Ordner "Gesendet" regelmäßig von den Dateianhängen befreien, und die Dateianhänge der empfangenen Mails ebenfalls auf den Fileserver schieben.
Die Maildatenbanken bleiben so schön klein, die wichtigen, zu sichernden Daten sind alle zentral auf dem Fileserver, und doppelte Archivierung, weil in mehreren Maildatenbanken, scheidet ebenfalls aus.

Gruß,

Olaf

[tttonic]

Und noch ein Problem ist das falsche Arbeiten der MA. Hier kann durch eine Schulung schon viel an Kapazitäten eingespart werden.
Beispiel.
MA  A schickt MA B eine ppt - Datei (Größe 80 MB) anstatt diese über das Filesystem zu nutzen.

[woh]

Ich hab' zu dem Thema was in der Sandbox gefunden.
Ist ein Script aber leider teilweise Spanisch (?)

Vielleicht kann jemand von Euch was damit anfangen.

Grüße
Wolfgang

[koehlerbv]

Sorry wegen der Eigenwerbung, aber wenn ich den Thread hier so lese: Genau deswegen haben wir HAINabc ja gemacht:
http://www.haitec.de/HAISite/haisite.nsf/ContentByKey/EMXH-55MHNU-DE-p
Wer Interesse hat, schaut einfach mal rein - die meisten der gerade diskutierten Probleme sind da gelöst.

Bye,
Bernhard

[Karotte]

hmm da ich meistens nur noch die einträge überfliege:

*senftube auf*

Ich fahre hier bei mir (z.Zeit ca: 200 Maildbs) ne Beschränkung von 250 MB und ner Warnung bei 200 MB. Dies wurde bei uns mit dem Personalrat, IT-Sicherheitlern und Admins so abgesprochen (grund ganz klar: Speicherkapazität) (muss ja keiner wissen das ich noch ca. 90 Gigs in reserve aufn server hab).. Es geht im grossen und ganzen darum das der Nutzer von der Jäger und Sammler Technik weggeht, wenn man da so sieht was in einigen Datenbanken rumfliegt, kann einen schlecht werden: Beispiele: Geburtstagsgrüße und Neujahrsgrüße von teilweise anno-dazumal, irgendwelche sinnlosen "hi ich bin online"-"ja ich auch"-"wie gehts dir"-"mir gehts gut und dir" etc.., das sind zwar nur sachen im kb bereich aber da machts wirklich die masse, weiterhin ist es auch so das sich nutzer mails mit anhängen behalten, aber denen es im grunde genommen nur darum geht die mail zu behalten um nachzuweisen das irgendwann mal sowas gekommen ist aber der anhang völlig egal ist..hier kann man ja zum beispiel auch den anhang löschen oder aber effektiver: anhang auf den fileserver im nutzerverzeichnis ablegen und ne kurze bemerkung in die mail wos hingespeichert wurde.

Meine Erfahrungen sind eigentlich ganz gut, 90 % halten sich daran, weitere 9 % kommen einmal in die Größenbeschränkung rein, rufen mich an dann klärt man den sachverhalt freundlich der nutzer sieht das ein und die sache ist gegessen. 1% sind die verteilerstellen und die admins und die haben ehh unbegrenzt.

mfg

[savage]

tja, wenn Dir die Datenmengen zu groß werden, dann komprimiere sei einfach. Ist zwar keine endgültige Lösung, aber hilft ca. 30-50%.

www.mk-net-work.com

[sloe]

Hoi.
Ich glaube, hier liegt das Hauptproblem:

Lt. HGB bist Du verpflichtet, Geschäftsbriefe (Rechnungen, Angebote etc.) zwischen 6 und 10 Jahren aufzuheben. Da solche Kommunikation inzwischen ja auch über Email rechtsverbindlich ist, tun das natürlich auch einige.

Bei mir sind auch alle Mail-Files auf 100 MB begrenzt.
Wenn die Mitarbeiter angehalten sind, E-Mails inkl. Anhang mit relevantem Inhalt einem Kunden/Firma zuzuordnen bleibt auch das eigene Mail-File ziemlich klein, bzw. gibt es keinen Grund für riesige Datenmengen. Wenn man sich den zitierten Absatz genau überlegt, würde das heißen:
Jede Mail-Box eines scheidenden Mitarbeiters müßte für diese Zeit gesichert werden und bei rechtsrelevanten Fällen nach Informationen durchsucht werden. Auf CD gebrannte Mail-Files der letzten zehn Jahre durchwühlen? Kein Bock.
Ich denke, die zentrale Ablage von Geschäftspost/Projekte,etc. ist nicht nur für die Mail-DB-Größe wichtig, auch das Arbeiten im Team verbessert sich für die Kollegen. Alles an einem Ort und und und.
Gruß
sloe