Suche funkioniert nicht überall gleich

[tsfg]

Hallo,
in einem Postfach - in dieser Ansicht suchen - meint notes es hätte 42 Ergebnisse in "Alle Dokumente" gefunden. Er schränkt aber nicht auf diese Dokumente ein sondern zeigt weiterhin die Liste mit 24000 Dokumenten an. Ich kann mit den Pfeilen weiter suchen. Aber die Lupe ist nicht aktiv.
In meiner Datenbank wird die Anzeige auf das Ergebnis eingeschränkt.
Ist das eine bestimmte Einstellung, welche ich nciht finde...?
Oder ist es möglich, dass der Index nicht ordnungsgemäß auf eine Workstation Repliziert wird?
VG, Tobias

[CarstenH]

Die Einstellung, die du nicht findest, steht genau über der Lupe. Oder rechts von deinem zitierten Text "42 Ergebnisse in Alle Dokumente gefunden". Da gibst du an, wie du die Ergebnisse angezeigt haben möchtest - und du hast anscheinend "Innerhalb aller Dokumente" angegeben. Was Notes denn auch tut - es zeigt dir alle Dokumente (inklusive der Treffer). Wenn du NUR die Treffer möchtest wähle eine andere Option.

Und: kein Index wird je repliziert. Niemals. Weder Volltext- noch Viewindizies. Jede Replik hat diese dort, wo die Replik liegt und jeder, der diese Replik benutzt verwendet auch die gleichen Indizies.

HTH
Carsten

[tsfg]

Vielen Dank.
Manchmal sieht man die einfachsten Dinge nicht... 

Der Index liegt doch in dem Ordner datenbank.ft ?
Die lokale Replik liegt im Ordner AppData\Local\HCL\Notes\Data\mail. Dort gibt es auch den ft-Ordner. Also nutzt Notes dann diesen lokalen Index der eigenen Replik? Bei Problemen müsste also der lokale Index neu erzeugt werden?

VG, Tobias

[CarstenH]

Der Index liegt doch in dem Ordner datenbank.ft ?
Die lokale Replik liegt im Ordner AppData\Local\HCL\Notes\Data\mail. Dort gibt es auch den ft-Ordner. Also nutzt Notes dann diesen lokalen Index der eigenen Replik? Bei Problemen müsste also der lokale Index neu erzeugt werden?

Vorab nochmal wichtig zur Unterscheidung: es gibt nicht DEN einen Index.
Du sprichst hier vom Volltextindex der je Datenbankreplik optional angelegt werden kann.
Standardmäßig legen sowohl Client als auch Server diesen in je einen .ft Ordner je DB und Replik.
Welcher verwendet wird ergibt sich automatisch anhand der geöffneten Replik.
Bei Problemen kann man diesen dann natürlich löschen/neu erzeugen - allerdings liegt das Problem häufig eher bei der Formulierung der Suche als beim Volltextindex selbst.

Es gibt ansonsten noch den Domänenindex (ein eigenständiger, serverbezogener Volltextindex), den ich immer dann empfehle, wenn man Informationen übergreifend in allen Datenbanken sucht, auf die man Zugriff hat, ohne jede DB einzeln öffnen und durchsuchen zu müssen. Außerdem bekommt man hier optional Text-Auszüge aus den Dokumenten ohne irgendwas davon öffnen zu müssen, ähnlich wie man das von anderen Suchmaschinen kennt.

Weiterhin haben alle Ordner und Ansichten eigene Viewindizies (auch gern als NIF referenziert), die die jeweils enthaltenen Dokumente auflistet. Dieser liegt standardmäßig (unsichtbar) innerhalb der jeweiligen Datenbankdateien, kann aber optional über die DB-Eigenschaft "Ansichten aus der Datenbank verschieben" separat im Filesystem abgelegt werden und taucht dort dann als .ndx auf.

Alle genannten Indizies werden nicht repliziert denn sie basieren auf note-ids, die sich in jeder Replik unterscheiden und können jederzeit neu erzeugt werden. Aus dem gleichen Grund legt man sie sinnvollerweise außerhalb des DATA, noch besser auf einer anderen Platte ab um sie aus der Datensicherung auszuklammern denn sie belegen viel Platz und gelten nur für eine bestimmte Replik aber können jederzeit neu erzeugt werden.

HTH
Carsten

[tsfg]

Hallo Carsten,
vielen Dank für die umfangreiche Antwort.
ein paar kleine Fragen ergeben sich mir noch:
Wo kann ich denn den Pfad der Indizes auf dem Server einstellen? Aktuell werden Sie immer als Unterordner bei den Dateien mit angelegt.
Du schreibst vom Durchsuchen aller Datenbanken, auf die man das Recht hat. Wie kann ich denn mehrere Datenbanken mit einem mal durchsuchen? Das wäre auch interesant für das gleichzeitige Durchsuchen der eigenen DB, des Archives und einer gemeinsamen DB.
Gibt es denn eine Möglichkeit die Unterordner mit zu durchsuchen? Aktuell kenne ich nur die Suche in den Ordnern bzw eben alle Dokumente. 

[CarstenH]

Wo kann ich denn den Pfad der Indizes auf dem Server einstellen? Aktuell werden Sie immer als Unterordner bei den Dateien mit angelegt.

FTBASEPATH für alle Volltextindex-Ordner.
Vorhandene Verzeichnisse könnte man bei heruntergefahrenem Server zwar dorthin verschieben aber ich empfehle, sie zu löschen und neu anlegen zu lassen um Irritationen zu vermeiden.
Beispiel: FTBASEPATH=E:\domFTI

NIFBASEPATH für Ansichtsindizies. Da sich diese normalerweise innerhalb der NSF Container befinden muss man zusätzlich noch die DB-Eigenschaft "Ansichten aus der Datenbank verschieben" für alle DBs aktivieren, deren Index ausgelagert werden soll (also eigentlich alle). Die DBs müssen danach z.B. mit compact -c reorganisiert werden um das Auslagern durchzuführen.
Beispiel: NIFBASEPATH=E:\domNIF

Hinweis: mit den ausgelagerten Ansichtsindizies kommen alte Notesclients aus der Zeit, als es das Feature noch nicht gab, nicht immer klar und melden Fehler beim Öffnen der DB.

Du schreibst vom Durchsuchen aller Datenbanken, auf die man das Recht hat. Wie kann ich denn mehrere Datenbanken mit einem mal durchsuchen?

Domain Search: https://help.hcltechsw.com/domino/14.0.0/admin/conf_domainsearch_c.html

Wie mächtig und nützlich dieses Feature ist merkt man eigentlich erst, wenn man es einmal eingerichtet hat.

Früher hieß diese Suche mal Multi-Database-Search, da konnte man noch gezielt mehrere Datenbank-Kacheln markieren und genau nur diese mit der bekannten Suchleiste durchsuchen. Die Suche ist später aus dem Client als Notes-Maske in die catalog.nsf gewandert und wurde dort etwas gepimpt bzw. kann auch für eigene Wünsche angepasst werden.

Das wäre auch interesant für das gleichzeitige Durchsuchen der eigenen DB, des Archives...

Das kann der Standard-Client (zumindest bei Maildatenbanken) auch so: rechts oben am Client, links neben dem Suchfeld kann man aufklappen und angeben, ob man nur den aktuellen Ordner, alle Dokumente oder alle Mails inklusive Archiv durchsuchen möchte.

... und einer gemeinsamen DB.

...das geht dann wieder nur über die Domain Search.

Gibt es denn eine Möglichkeit die Unterordner mit zu durchsuchen? Aktuell kenne ich nur die Suche in den Ordnern bzw eben alle Dokumente.

Nein, macht ehrlich gesagt auch nicht wirklich viel Sinn mMn. Ordner sind eigentlich nur eine Gewohnheit, nur Lesezeichensammlungen ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Unterordner stehen nur deshalb unter anderen Ordnern, weil es das Alphabet so vorgibt. Sie haben nichts gemeinsam. Innerhalb einer DB sucht man in Alle Dokumente, bei mehreren DBs gehts über die Domänensuche (die Ordner gar nicht erst kennt).

Die meisten Menschen, denen ich beim Suchen zuschaue, klimpern erstmal ohne Nachdenken einzelne Wörter in die Suchfelder und wundern sich, warum sie entweder viel zu viele Treffer oder gar nichts bekommen. Egal ob Notes, Google oder Bing - jede Suchmaschine hat ihre Besonderheiten mit denen man sich (zumindest rudimentär) beschäftigen sollte wenn man nicht nur Suchen sondern auch Finden möchte. 

HTH
Carsten

[tsfg]

Vielen Dank.
Das sind viele Tipps, die ich mir erst mal genauer ansehen muss... 

Ich habe gleich noch ein "seltsames Verhalten" festgestellt:

rechts oben - Suche Gesamte Mail und Archive - ich tippe einen Namen ein.
Notes schlägt mir dann Personen aus dem Lokalen Verzeichnis vor. Wenn ich dort eine Person wähle ("Personen: Max Mustermann/SVF/DE"), gehe ich ja davon aus, Notes sucht nach Mails diser Person oder an diese Person - aber er findet gar nichts.
Lösche ich dann aus der Suchleiste den Text "Personen:" dann sucht er nach der Person. Irgendwie seltsam, oder?
Er zeigt mir immer nur 50 Dokumente an. ISt das eine Einstellung oder fest verdrahtet? 

[CarstenH]

Diese "Vorschläge" empfehle ich wärmstens zu ignorieren, auch wenn's schwer fällt.
Da liegen irgendwo in den Tiefen von Eclipse die Formeln, die aus den Vorschlägen heraus generiert werden.
Wenn ich einen einfachen Weg wüsste, wie man das Zeug ganz abschalten (oder mit Sinn befüllen) kann, wäre das mein erster Tipp.

Warum du nur maximal 50 Treffer siehst, kann ich dir ebenfalls nicht sagen, bei mir sind es definitiv mehr.
Die Limits, die mir dazu einfallen, liegen deutlich höher.

Carsten