Das Notes Forum
Domino 9 und frühere Versionen => ND8: Administration & Userprobleme => Thema gestartet von: KidNoob am 11.01.12 - 08:47:27
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Morgen zusammen,
Ich habe mich jetzt schon länger mit der suche befasst,
aber anscheinend nicht die richtige Wortwahl getroffen :-[
Folgendes Problem:
Ein "User" hat gekündigt, die E-Mails sollen weitergeleitet werden auf eine andere DB,
soweit kein Problem doch jetzt kann man irgendwo einstellen, dass die Leute die auf E-Mail A geschrieben haben eine Meldung bekommen, das Sie ab jetzt einen neuen Ansprechpartner haben?
So in der Art OoO nur ohne zeitlichen Rahmen?
Evtl. das man das nur über den Domino Admin einstellen kann?
MfG
KidNoob
PS:
Vielen Dank
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Wir haben das über das dem Domino vorgelagerte Mailgateway gelöst.
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Hallo KidNoob,
Willkommen im Forum!
Ich kann mir nicht vorstellen, dass der OoO ewig laufen muss. Reicht da nicht eine Laufzeit von einem Jahr?
Hier wäre eben der Vorteil, dass dann jeder Absender einer Mail nur einmal darüber informiert wird.
Ansonsten wäre vielleicht auch eine seperate Mail DB eine Lösung (Team Mail-box). Dort kann man eine automatische Antwort auf eingegangene Mails festlegen - wobei die Mail dann jedes mal verschickt wird, man kann aber Außnahmen definieren wie z.B. dass die Infomail auf Antworten niht verschickt werden soll.
Ganz toll wäre es sicher wenn der neue Ansprechpartner jedesmal selber darüber informiert, dass er das übernommen hat. Dann reicht schon eine Mailvorlage :)
Chris
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Ich würde das über eine Regel lösen, entweder direkt am Router oder aber in der Mail-DB, in die die Mails geleitet werden.
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Ich würde das über eine Regel lösen, entweder direkt am Router oder aber in der Mail-DB, in die die Mails geleitet werden.
Hallo, welche Regel käme denn dafür in Frage?
doch jetzt kann man irgendwo einstellen, dass die Leute die auf E-Mail A geschrieben haben eine Meldung bekommen, das Sie ab jetzt einen neuen Ansprechpartner haben?
Gruss
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So in der Art OoO nur ohne zeitlichen Rahmen?
Einen OoO ohne zeitlichen Rahmen und dem Hinweis "Ich kehre zurück..." gibt es nicht.
In so einem Fall erstellen wir bei uns in der entsprechenden Mail-DB einen getriggerten Agent ("Nach Eingang neuer Mail") mit der Aktion "Reply To Sender".
Axel
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Ich würde das über eine Regel lösen, entweder direkt am Router oder aber in der Mail-DB, in die die Mails geleitet werden.
Hallo, welche Regel käme denn dafür in Frage?
doch jetzt kann man irgendwo einstellen, dass die Leute die auf E-Mail A geschrieben haben eine Meldung bekommen, das Sie ab jetzt einen neuen Ansprechpartner haben?
Gruss
So wie es aussieht klappt das mit einer Regel wohl doch nicht, dann kommt wohl nur ein Agent in Frage...
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Danke euch schonmal für die vielen Gedankengänge und Ideen,
Also auf gut deutsch sowas gibt es nicht ...
klappt das, wenn ich eine weiterleitung der Mail-DB einstellen auf person x und in der mail-db das ooo anstellen, dass die mails die rein kommen trotzdem eine benachrichtigung bekommen?
Oder würde das dann nicht mehr greifen weil die Mails vorher weiter-/umgeleitet werden?
Dann würde man am besten auf dem Ziel Acc. eine Regel einstellen, dass wenn Mail von DB y kommt direkt Antwort mit E-Mail (Ihr neuer Ansprechpartner etc.)
Sry für die dummen Fragen ...
Ich soll mich halt mit dem System auseinandersetzen, ohne je eine Schulung bekommen zu haben ....
Greetz
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Du kannst den OoO auf der Mail DB des inaktiven Users mit dem Vermerk, dass das Kollege X übernimmt aktivieren und gleichzeit eine Regel erstellen, die alle Mails die ankommen, an das Postfach von Kollege X schickt. Das geht, ja.
Allerdings, wie schon mal erwähnt, ist im OoO der Vermerk "Kehre zurück am" drin. Das müsste noch (bei vorhandenen Programmierkenntnissen) geändert werden.
Chris
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Hallo,
Allerdings, wie schon mal erwähnt, ist im OoO der Vermerk "Kehre zurück am" drin. Das müsste noch (bei vorhandenen Programmierkenntnissen) geändert werden.
Und bei aktiviertem Service? (Out of Office Service)
Andreas
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Allerdings, wie schon mal erwähnt, ist im OoO der Vermerk "Kehre zurück am" drin. Das müsste noch (bei vorhandenen Programmierkenntnissen) geändert werden.
Das würde ich auch mit Programmierkenntnissen nichtr anfassen. Das geht so tief ins System bzw. Template, dass da sehr schnell unvorhergesehene Seiteneffekte auftreten können.
Außerdem wenn man das Template ändert, dann gilt das für alle Mail-DBs. Das ist mit Sicherheit so nicht gewollt. Man kann das auch in der Mail-DB selbst machen, muß aber dann die Mail-DB vom Design-Update ausnehmen. Das ist alles mit einigen Risiken verbunden und m.E. ein zu großer administrativer Aufwand im Vergleich zum Nutzen.
Axel
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Warum wollt Ihr denn das überhaupt automatisch machen? Insofern die rechtlichen Voraussetzungen hierfür gegeben sind (sonst habt Ihr vorab schon was verpasst), leitet die Mail an den Nachfolger weiter (Eintrag der Internet-Adresse des Ausgeschiedenen als weiterer Beutzername des Nachfolgers) und lasst halt den Menschen arbeiten und hierbei die entsprechenden Worte finden.
Bernhard
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Außerdem stört es m.E. beim OoO, dass der alte Benutzer doch gelöscht wird, wenn er ausgeschieden ist.
Daher entweder Absender auf die Meldung "Empfänger unbekannt" laufen lassen oder dem Tipp von Bernhard folgen.
CU,
Axel
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Hallo,
ich weiß ja nicht wie groß Deine Notesdomäne ist, aber sehr gut austeuern kannst Du das über die altbewährten Group-Tools / iQSuite / Modul Clerk.
Kostet halt Geld - Chefs bezahlen das manchmal gerne, der Nutzen ist enorm!
Damit kannst Du das Lösen und noch viel mehr, was Du als Admin in Sachen Abwesenheit/Disclaimer/Watchdog usw brauchst.
http://www.gbs.com/de/clerk
Viele Grüße
Anton
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Hallo Zusammen,
Danke für die ganzen Hilfen,
also ich bin jetzt nach Axels Idee vorgegangen und habe einen Agenten erstellt.
Diesem die Option gegeben das er eine einfache Aktion ist, in der dokumentenauswahl den Ordner 'Eingang' ausgewählt
und unter den aktionen 'antwort an absender'.
Unter den Eigenschaften zum Agenten:
Optionen -> Privat
Laufzeit -> Auslösen durch Ereignis
-> Nach Eingang neuer Mails
Vom logischen Punkt her sollte das ja jetzt klappen,
allerdings versendet er keine Mails ...
Er sollte ja ziehmlich direkt Antworten, je nach auslastung des servers ...
Vlt. hat ja noch wer eine Idee wo es hacken könnte
Gruß
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Hallo,
Schon mal im Log des Servers nachgesehen, ob hier irgendwelche Informationen bezueglich des Agenten erscheinen?
Und noch eine ganz "dumme" Frage.
Das Personen-Dokument des betreffenden Benutzers ist aber im NAB noch vorhanden?
Andreas
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Teste den Agenten im Designer, da bekommst Du einen entsprechendes Protokoll.
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Teste den Agenten im Designer, da bekommst Du einen entsprechendes Protokoll.
Wenn der Agent auf dem Server gar nicht ausgeführt werden darf, nützt das weniger.
Gruss
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Teste den Agenten im Designer, da bekommst Du einen entsprechendes Protokoll.
Wenn der Agent auf dem Server gar nicht ausgeführt werden darf, nützt das weniger.
Gruss
Er sollte aber tunlichst auf dem Server ausgeführt werden....
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die E-Mails sollen weitergeleitet werden auf eine andere DB,
soweit kein Problem
Äh, die Weiterleitung ist aber nicht mehr aktiv, oder?
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Nein die weiterleitung ist "noch" nicht aktiv,
die person ist noch vollständig vorhanden, (NAB?)
Die weiterleitung würde dann dem Agenten noch hinzugefügt, da eine weiterleitung vorher ja den agenten abschalten würde.
Oder irre ich mich da??
Das sagt der Log:
18.01.2012 13:01:04 AMgr: Error executing agent 'Abschied|Abschied' in 'mail\tuser.nsf'. Agent signer Admin/notes: Agent cannot run. Database is not full text indexed and INI variable FT_FLY_INDEX_OFF is set.
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Die weiterleitung würde dann dem Agenten noch hinzugefügt, da eine weiterleitung vorher ja den agenten abschalten würde.
Oder irre ich mich da??
Der Agent würde laufen, aber nichts finden, was er verarbeiten könnte.
Das sagt der Log:
18.01.2012 13:01:04 AMgr: Error executing agent 'Abschied|Abschied' in 'mail\tuser.nsf'. Agent signer Admin/notes: Agent cannot run. Database is not full text indexed and INI variable FT_FLY_INDEX_OFF is set.
https://www-304.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg1LO42666
http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf/dx/disable-on-the-fly-full-text-indexes
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Danke!!
Das hat geholfen!!
Es funktioniert ...
Er sendet die Nachricht zurück die eingestellt wurde, wenn eine neue Nachricht ankommt.
Das mit der Weiterleitung kann man ja dann dem Agenten als Aktion zuordnen,
erste Nachricht zurück an Absender und als zweites Mail senden an neuen Ansprechpartner.
Ich danke euch allen!!
Ich hoffe das hier hilft auch anderen weiter ^^
MfG
Ps.: Bis demnächst nehme ich mal an :-[
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Hmm, das könnte aber ein lustiges Ping-Pong ergeben:
Mail kommt rein, Info geht raus, automatische Anwort der Gegenstelle kommt rein (Abwesenheit, "Eingangsbestätigung", etc...), Info geht raus,.....
Deswegen merkt sich der OoO-Agent unter anderem ja auch, wen er schon informiert hat und macht das kein zweites Mal.
Gruss
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N'abend,
könnte es evtl. daran liegen, dass der Server auf Arbeit ist ;)
Optionen -> Privat
Vom logischen Punkt her sollte das ja jetzt klappen,
allerdings versendet er keine Mails ...
Hier scheint ein logischer Fehler vorzuliegen.........
VG,
Axel
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Axel, Du hast wahr, aber egal, was man nun tut, um diesen Agenten zum laufen zu bringen: Er ist potentiell detruktiv. Geri hat das schön auf den Punkt gebracht.
Angesichts der Tatsache, dass es einige brauchbare softwaretechnologische Lösungen gibt und vor allem auch organisatorische Massnahmen, die man treffen könnte, verstehe ich dieses Gefrickel nicht.
- Es gibt Fremdanbieter, die mit ihren Programmen sowas sauber abarbeiten
- Man könnte sich selber den Code des alten OoO-Agents nehmen und anpassen
- Man könnte - was ich am sinnvollsten und billigsten halte - die Mails via Erweiterung des Benutzernamens des Nachfolgers einfach weiterleiten.
- Man könnte zusätzlich hierzu via Mail-DB des neuen Empfängers den Sender informieren, das sich was geändert hat und wer jetzt diese Memo hat (okay, das wird aufwändiger).
Ausser o.g. Punkt zwei erlauben alle Lösungen,den ausgeschiedenen Mitarbeiter endlich sauber zu löschen.
Bernhard
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Hallo Bernhard,
da sind wir uns glaube ich alle -bis auf einen- einig.
Aber er hat einen Agenten (vielleicht sein erster ?) geschrieben und der läuft nicht. Was ich von seinem Ansinnen halte, steht weiter oben.
Tippe mal auf Fachbereichsuser, der sich mit der Antwort der Admins nicht zufrieden gibt.
Schönen Abend noch,
Axel
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Hallo Axel,
auch meinerseits Zustimmung. Aber so "einfacher Fachbereichsuser" kann eher nicht sein - da gibt es einen Auszug aus dem Domino Log. Okay, kann ihm jemand zugesandt haben, aber dann sollte der doch auch ... Aber herrjeh - es ist wie immer: Leute werden ins kalte Wasser geworfen. Vermutlich "Hauptsache billig" oder "das kannst Du auch noch machen" (was wieder auf "bilig" zielt).
Wir sollten es trotzdem trennen, weil die Sache mit dem OoO-Ersatz viel zu gefährlich ist, als dass man damit übend herumspielt. Wenn der Namenlose (oder heist er "Greetz" oder MfG" oder "Gruß"?) sich an Agents herantasten will: Extrathread und andere Aufgabe! Wenn er das Thema des Mitarbeiter-Abgangs softwaretechnisch lösen will: Dann anderer Ansatz als Programmier-Krampf.
Ich spiele da auch gerne weiter mit, aber ich diskutiere ausgiebiger weder mit einem "noob", einem "kid", einem "MfG", einem "Greetz" oder einem "Gruß".
Bernhard
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Morgen,
naja Diskussionen benötige ich auch nicht,
eher Ideen und Anregungen.
Und die wurden mir ausreichend geliefert.
Der Punkt mit dem Loop ist ein sehr guter Einwand, allerdings da ich die Kunden mittlerweile kenne weiß ich das diese Faul und ignorant sind ...
deshalb ist es besser das bei jeder email zu machen.
Oder gibt es eine Möglichkeit beim Agenten, wie beim OoO das so einzustellen, dass dieser nicht auf jede Mail der gleichen Adresse antwortet, sondern dies nur eimal pro Tag macht?
Und das mit dem Punkt "billig" und "Kannst du auch noch machen" trifft es voll und ganz ...
Im Grunde bin ich "nur" Webdesigner ::)
MfG
Philipp
Ps.: Ich hoffe ich konnte hier ein paar Gemüter besänftigen :knuddel:
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Oder gibt es eine Möglichkeit beim Agenten, wie beim OoO das so einzustellen, dass dieser nicht auf jede Mail der gleichen Adresse antwortet, sondern dies nur eimal pro Tag macht?
Das macht ein OoO. Jeder Absender bekommt nur einmal eine Mail - über den ganzen Zeitraum wo er läuft. Für eine neue Benachrichtigung muss der Agent deaktiviert und wieder aktiviert werden.
Aber bei deinem Gebilde muss man schon aufpassen. Bei einem Zustrellfehlerbericht kann das schnell den Server in die Knie zwigen bei dem Ping Pong...
Chris
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Der Punkt mit dem Loop ist ein sehr guter Einwand, allerdings da ich die Kunden mittlerweile kenne weiß ich das diese Faul und ignorant sind ...
deshalb ist es besser das bei jeder email zu machen.
Und da ich auch genug Kunden kenne (wir haben so ca. 40.000) und weiß, daß diese zu ignorant sind (wir versenden automatisch Auftragsbestätigungen, mit dem Hinweis NICHT auf diese Mail zu antworten, trotzdem kommen automatische Danke-Mails "Vielen Dank für ...." an, oder manuelle mit Rückfragen, Hinweise, dass das Postfach voll ist, etc.), sehe ich da schon ein Problem. Ein echtes und kein fiktives.
Oder gibt es eine Möglichkeit beim Agenten, wie beim OoO das so einzustellen, dass dieser nicht auf jede Mail der gleichen Adresse antwortet, sondern dies nur eimal pro Tag macht?
Klar ist das machbar. Für Dich aber nicht. Dazu bedarf es einer Programmierung und es ist nicht mit einem Klick auf einen Knopf getan.
Und das mit dem Punkt "billig" und "Kannst du auch noch machen" trifft es voll und ganz ...
Im Grunde bin ich "nur" Webdesigner ::)
Dann hast Du Kenntnisse in einem Bereich, der mir völlig fremd ist. Wenn ich allerdings eine Anforderung bekomme, irgendeine Web-Seite zu tunen, rufe ich jemanden an, der sich damit auskennt und reiche dann die Rechnung weiter. ;) Oder, wie meistens: Geht ned!
Gruss
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Aber er hat einen Agenten (vielleicht sein erster ?) geschrieben und der läuft nicht.
??? Der tut jetzt doch?!
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stehe vor dem gleichen Problem bzgl. Rückantwort an Absender, wenn der Empfänger ein ausgeschiedener Mitarbeiter ist.
Bislang haben wir dafür einen Agent mit "Simple Actions" in die relevanten MailDB erstellt.
Mit dem Designer 8.5.3 kann ich jedoch keine getriggerten Agenten mit "Simple Actions" mehr erstellen. Die Dialogbox bei "Create Agent" erwartet die Angabe des "Typ" (Formel, Lotus Script, Simple Action, ...). Bei Der Auswahl von "Simple Action" gibt es dann nicht die Properties für getriggerte Agenten.
Was tun?
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N'abend Uwe,
und wann löscht Ihr den Benutzeraccount im NAB ?
Sobald der weg ist, kommt ja keine Mail mehr an. Da nützt dann auch kein Agent mehr.
CU,
Axel
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Das PersDok der Person bleibt 1 Monat im Domino Dir.
Die Anmeldung (Notes/iNotes, etc.) wird für die Person gesperrt.
Über eine spezielle Zugriffsgruppe werden nur die erforderlichen Rechte für die Ausführung des Agenten erteilt.
Aber was ist mit meiner Frage bzgl. Agent und "Simple Actions"?
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Wie wäre es denn, dem ausgeschiedenen Benutzer einfach eine leere Teammailbox unterzuschieben und dort den Antwort-Agent zu aktivieren ? Den könnte man dann ja auch mit einer No Reply-Adresse oder so als Absender versehen.
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Umstellung von auf Teammailbox ist mir zu aufwendig.
Wir machen das erstmal über den OoO Agenten in der MailDB der Person
1. Aktivierung des OoO mit
Feld "Von": [1 Tag nach Vertragsende]
Feld "Zurück am": [gewünschte Dauer, bei uns ein Monat nach Vertragsende]
Feld "Betreff": [Vorname] [Nachname] ist ausgeschieden
Feld "Zusätzlicher Haupttext": Ihre E-Mail wird daher nicht gelesen. Bitte wenden Sie sich bei dienstlichen Belangen an ...
2. Danach Profildokument "outofofficeprofile" (in der MailDB der Person) anpassen
Feld "DaysOut": [Vorname] [Nachname] ist ausgeschieden
Feld "DaysOutDisplay": [Vorname] [Nachname] ist ausgeschieden
3. im Domino Directory das Personendokument für andere Benutzer "verstecken"
Eigenschaften des Personendokument, 4. Tab, Liste "Alle Leser und höhere" entsprechend ändern.
4. Im Personendokument den Benutzer sperren ("Lock-ID" und Internet-Kennwort ändern)
5. Die Person in eine spezielle ACL-Gruppe (Rechte für "Agenten auszuführen") verschieben
Schau´n wir mal, wie es läuft ...