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Domino 9 und frühere Versionen => ND6: Administration & Userprobleme => Thema gestartet von: MasterminD am 20.06.06 - 08:47:25
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Hallo,
ich bin im moment gerade daran Produkte für die Mail Archivierung zu eroieren und wollte deshalb einmal bei euch nachfragen welche Produkte bei euch im Einsatz sind.
Wenn möglich mit einer kleinen Positiv/Negativ Bewertung.
Danke! :)
cu
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Hi!
Wir verwenden die notes-interne Archivierung mittels Policy. Meiner Meinung nach sollte man immer zuerst auf notes-interne Mittel zurückgreifen, bevor man Software dazuinstalliert. Läuft ganz gut, es gibt mehrer Kriterien nach denen man archivieren kann. Einziges aufgetretenes Problem war, wenn sich ein Mitarbeiter vorher schon manuell mit den Archiv Einstellungen in seiner Mail DB gespielt hat, dann funkte die Archivierung mittels Policy nicht. Man musste zuerst die Archiv Settings in der DB und die Policy in der names.nsf löschen, dann klappte alles.
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Hallo,
danke für die Antwort.
Wir verwenden momentan auch die Notes Archiv Funktion.
Uns fehlt die Möglichkeit ein fixes Datum für Archive anzugeben (wie in R7) den das Last Modified mit n Tagen ist sehr schwammig.
User haben sich "beschwert" das sie in zwei (oder ev. mehr) Datenbanken suchen müssen.
Wie wird der manuelle Aufwand bei euch gehandlt, wenn zb ein neues Archiv für das neue Geschäftsjahr erstellt wird. Oder hat bei euch jeder nur eines?
cu
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Wir archivieren so, dass alle Doks, die älter als 2 Jahre sind, ins Archiv wandern. Das ist so gut wie nie der Fall, dass unsere Leute dann Mails suchen und nicht wissen in welcher DB. Einfache Faustregel -> bis 2 Jahre in der Mail DB, ab 2 Jahre im Archiv.
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Das wäre bei uns leider nicht machbar, bei unserem Mail Volumen :-:
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Hi,
da musst du dann auf externe Tools umsteigen. Eine Möglichkeit wäre DB2 Common Store mit Content Manager for Lotus Domino.
Damit kannst du eine zentrale Archivierung machen, aber hast die Volltextsuche weiterhin smit die User auch Mails aus dem Archiv ziehen können, ohne wissen zu müssen wo diese sind.
Das ganze lässt sich auch für Replizierte Umgebungen einsetzen, Archiv wird auf den lokalen Client gebracht und mit dem Server abgeglichen:
http://www-306.ibm.com/software/info/ecatalog/de_DE/products/N045370D39378Z75.html?&S_TACT=none&S_CMP=none
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Oder die IQ.Suite von Group Technologies unter http://www.group-technologies.com/de/produkte/iq_suite/domino/iq_suite9.php
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zuerst sollte man jedoch wissen, um was für eine Archivierung es sich handeln soll.
Entweder für die User selbst oder Company-weite Archivierung von emails, die zum Bleistift für einen Wirtschaftsprüfer relevant sind. (SOA etc.)
Das ist mal der erste Punkt, vorher kann man jegliche Diskussion hier wohl vergessen, da beide Themen fließend ineinander einlaufen und der eine das und der andere jenes meint.
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Companyweit sicherlich nicht, aber für die plants in EU IN CH AUT, US CA und MX eroieren im Moment ebenfalls eine Lösung. Wird sind aber von Ihrer Entscheidung unabhängig.
Entweder für die User selbst oder Company-weite Archivierung von emails, die zum Bleistift für einen Wirtschaftsprüfer relevant sind. (SOA etc.)
Was meinst du mit "für den User selbst"?
cu
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ok ich frag mal anders:
Für was soll, das Archiv genutzt werden?
- sollen User darauf zugreifen können?
- nur der Admin und evlt Wirtschaftsprüfer?
- wie und wo soll archiviert werden?
- Zugriff auf die archivierten mails, wie?
- Suche und Recherche?
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habe eine art pflichtenhelft erstellt:
Admin
nice to have:
Workflow automatisiert
Langzeitarchive
Trigger: Auswählbar
Size/Fix Datum
Anhänge
KO Kriterium:
Restorefähige Dokumente
Zentrales einmaliges Archiv
Zentrale Administration
Backup
User
nice to have:
Volltextsuche
Archiv in Mailfile integriert (Index über beide DBs)
KO Kriterium:
Laptop (Offlinefähig)
Ordnerstruktur/Views
manuelle Archivierung möglich
F: Für was soll, das Archiv genutzt werden?
A: Reduzierung des Mail Volumen in der Mail DB für bessere Performance und schnellere Backups
F: sollen User darauf zugreifen können?
A: Ja, wenn Produkt dies Unterstützt soll User schon auf sein Archiv zugreifen können.
F: nur der Admin und evlt Wirtschaftsprüfer?
A: siehe ooben, ev. könnte aber SOX einmal ein Thema werden, momentan noch nicht
F: wie und wo soll archiviert werden?
A: Serverseitig (System ?), Archiv soll aber Offline/Lokal für zB Laptops erreichbar sein.
F: Zugriff auf die archivierten mails, wie?
A: Möglichst einfach, am bessetn ohne seine Mail DB verlassen zu müssen (siehe Pflichtenheft)
F: Suche und Recherche?
A: Einerseits wollen die User nicht in einer zusätzlichen DB suchen, andererseits wollen sie aber manuell durch ihre Ordnerstrucktur browsen können. Also Index über Mail DB und Archiv, Archiv soll zusätzlich noch manuell dursucht werden können.
Viele anforderungen, ich weiß und schwiereige User.
cu
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Hi,
ohne grosse Werbung machen zu wollen, ich habe bei mehreren Kunden erfolgreich DB2 Common Store eingeführt, das deine Anforderungen entsprechend erfüllt.
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wir sprechen hier aber von Kosten von über EUR 50.000 nur für Lizenzen
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Hi,
ich habe und werde nie behaupten, dass dies eine billige Lösung wäre. Es kommt aber darauf an, wie hoch der Leidensdruck ist, welche Lösungen alternativ etwas bieten. Wo liegen Vor- und Nachteile der einzelnen Lösung.
Es ist so, das ich dieses Lösung nicht bei SMB Anwendern implementiert habe.
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Was sind SMB Anwender?
Was hat CommonStore für vor und ev. nachteile?
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Hi,
SMB = Small Medium Business (Kleinfirmen u. kleiner Mittelstand), keine Grossunternehmen
Ein Nachteil von CommonStore ist der Preis.
Ein Vorteil ist die Integration in die Maildatenbank des Users sowie die Möglichkeit sein Archiv auch lokal mitzunehmen.
Volltextsuche über Mail-DB und Archiv gleichzeitig.
Integration in ein Dokumenten Management System (Content Manager)
Integration in Domino Web Access
Zentrales Archivsystem für alle Daten und nicht nur Domino Inhalte.
Implementation in jede Notes Datenbank nicht nur EMail
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Hallo,
Danke für dein Feedback!
Aber als SMB würde ich uns mit über 3000 aktiven Notes Usern und einer Gesamtzahl von ca. 8000 Mitarbeitern nicht bezeichenen ;D
Von deinen Angaben ware CommonStore wirklich geignet, nur der Preis eben.
cu
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Ähemm, die aktuelle Common Store Lösung unterstützt Laptop User aber nur rudimentär.
Erst in der nächsten Lösung (Beta noch in diesem Jahr) wird eine ziemlich geniale Mehtode des Vorhaltens von Dokumenten lokal benutzt.
Außerdem sollte man daran denken das es in der Verwaltung des Contents einiges zu beachten gibt:
- Was passiert mit den ausgelagerten Dokumenten bei Nemansänderungen?
- Was passiert wenn sich die Replik-ID des Mailfiles ändert (CSLd legt Dokumente basierend auf der replik-Id der Quell-DB ab)
- Was passiert wenn ein Mitarbeiter ausscheidet? Wie werden die ausgelagerten Dokumente aus dem Archiv gelöscht?
- Was passiert mit Dokumenten die ich in der R6 Mail-DB "soft" delete und dann zurückhole? Im Archiv werden die ausgelagerten Teile normalerweise sofort gelöscht - ich hole dann ein unbrauchbares Dok zurück.
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Auf diese Fragen hat auch IBM keine wirklich zufriedenstellende Antwort.
Aber andere Anbieter (z.B. Filenet, SUN) auch nicht :-(
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Wie oben schon kurz angedeutet: die Firma Group bietet in Verbindung mit einem angeschlossenen Archivsystem von Saperion eine derartige Lösung an.
Hier läuft die Archivierung zentral, richtlinienbasiert und revisionssicher: die archivierten Notes-Doc's werden als PDF oder TIFF gespeichert, lassen sich jederzeit per nahtloser Integration im Notes-Client an den Ursprung oder ein beliebiges anderes Ziel (andere Datenbank...) rücksichern und sind dann wieder als Notes-Doc verfügbar.
Der Charme dabei: geht nicht nur für e-Mail sondern auch für alle anderen Notes-DB's und dieses Archiv (so noch kein anderes DMS vorhanden) in Verbindung z.B. mit Unique-Kriterien wie Kundennummer o.Ä. zur zentralen Dokumentenablage und Recherche nutzen ... ist dann der ganz große Ansatz ...
Gruß Sebastian
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Arbeitet die Group-Lösung benutzer-bezogen?
Also kann der User seine eigenen Mails daraus zurückholen?
Oder muss dazu jedesmal der Admin tätig werden?
Und werden dadurch die Mailfilegrößen reduziert?
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@Peter S.
Das geht sowohl als auch: es kann zentral eingestellt werden, wer welche Daten zurücksichern darf, sozusagen hierarchisch. Bsp: Admin darf alles zurücksichern (für Notfälle oder so), Abteilungsleiter darf für seine Abteilung die Mailfiles (oder x definierte produktive Datenbanken) und der User nur sein Mailfile. Was mich dabei echt verblüffte, war die Restore-Option sowohl aus dem Notesclient heraus, als auch im separat vorhandenen Saperion-Archivclient (Browser). Sind die Rechte entsprechend eingestellt, kann man als 'Archiv-Admin' eben auch ohne Notesclient Notes-Daten auf den Domino-Server zurückschieben.
Die Größe der DB reduziert sich natürlich dann, wenn Archivierung so eingestellt ist, dass die Doc's aus der Datenbank nach der Archivierung gelöscht werden (wie wir Admins das alle tun würden ; ) ). Aber man könnte auch zum Zweck der Nachweisführung immer nur Kopien der Mails aus dem Mailverkehr machen und ins Archiv werfen. Alles immer unter Berücksichtigung Datenschutz usw usw usw ...
Insgesamt ne feine, ausgereifte und recht komplexe Sache, die natürlich auch ihren Preis hat. Leider scheiterts ja daran meistens ... nur die Notes-Lösung (da wir das Saperion-Archiv schon i.Einsatz haben) läge bei uns (900 User) bei ca. 30 TEUR :(
Gruß Sebastian
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Hi, habe mir mal unsere Shoot-Out Table der Archivlösungen angesehen. Group war hinter CSLD (IBM) Zweiter.
Da die aber nicht alle Funktionen im IBM Contentmanager abbilden können ist die Lösung bei uns rausgefallen.
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Hallo,
ich habe bei meinem derzeitigen Kunden IBM CommonStore for Domino auf der iSeries etabliert.
Wir archivieren allerdings nur die Anhänge bei mails die älter als 30 Tage sind. Diese werden dann durch einen http-Link ersetzt so dass ein direkter Zugriff weiterhin möglich ist.
Funktioniert tadellos.
@Lossa: Zur Zeit haben wir 2 Mio. Indexsätze in den CM geschrieben.
Die Frage die sich stellt? Wie kann ich einen abgleich zwischen den Mailboxen und den Indexen herstellen um bei gelöschten mails den entsprechenden Indexeintrag ebenfalls zu löschen.
Dieser wird ja immer größer! Hat da jemand eine Idee?
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Wir werden das so lösen das durch den Lösch-event im Mailfile ein CSLD Job erstellt wird der das dazugehörige ausgelagerte Dokument mit einem "ToDelete" Datum versieht. Die Berechnung erfolgt so:
Heute + Soft-Deletion Time im Mailfile + Längste Datensicherungszeit (bei uns 10 Jahre)
Wir werden auch für die Administration eine DB zum Verwalten der Mailfes vorschalten damit beim Ausscheiden eines MA und löschen seines Mailfiles auch diese Flag in allne doks im CM gesetzt wird.
Für die Wiederherstellung eines ehemals gelöschten Mailfiles werden wir so verfahren das nach der Wiederherstellung ein CSLD Job angestoßen wird der in den dazugehörigen, nicht gelöschten CM Datensätzen die "ToDelete" Felder wieder entfernt.
Es ist auf jeden Fall nicht ganz trivial und man muss für einen annähernd perfekte Lösung noch sehr viel dazuprogrammieren.
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Hallo MasterminD,
ich hatte Dir am 27.06. eine PM zu diesem Thema hier geschickt. Hast Du die bekommen?
Grüße
Daniel