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Lebenszyklusmodell von Dokumenten - Historiennachweiß
Solaris:
Hallo,
ich mal wieder ;)
Ich habe den Auftrag bekommen ein Lebenszyklusmodell von Dokumenten zu erstellen.
Das was oben zu sehen ist, habe ich verwirklicht. Insgesammt ist das nicht schwer, aber mit meinen bescheidenen Kenntnissen bisher, war das schon nicht so ganz ohne Tücken :)
Nun geht es aber weiter:
Wie man an dieser Grafik erkennen kann, soll, wenn ein Dokument aktualisiert werden soll bzw eine neue Version des Dokuments erstellt werden soll, das alte Dokument kopiert werden (1) und dieses als Entwurf betrachtet werden.
Hier ist schon meine erste Frage. Wie kopiere ich ein Dokument per Formel oder Script? und setze gleichfalls neue Benutzerrechte?
Folgend wird dann der Workflow aus der Grafik oben ausgeführt.
Wird das Dokument jetzt aber freigegeben, dann muss Version 1 des Dokumentes in eine sogenannte History kopiert werden. Ich dachte daran das Dokument einfach wieder zu kopieren und mit neuen rechten zu versehen, sowie es für die meisten Nutzer unsichtbar zu machen. Ein anderer Weg wäre es, noch einen Link in das neue Dokument einzubauen, sodaß man auch auf das Alte zugreifen könnte. Meint ihr das ist zu machen?
Als (3) nächstes muss das neue Dokument (Version 2) anstelle des Dokuments mit der Version 1 gesetzt werden. Das denke ich bewerkstelligen zu können. Hoff ich doch mal :D
Hauptsächlich würde ich gerne von euch wissen, wie ich ein Dokument kopieren kann und gleichzeitig Werte in ihm ändern kann ( u.a. Nutzerrechte und meine Variable für die Freigabe )
Weiterhin wäre auch eine idee für die lösung des hsitorienproblems nciht schlecht. Hab ja oben schon meine Vorstellungen erläutert, aber ob das so optimal ist, weiß ich natürlich nicht ???
Vielen Dank :)
Solaris
Rob Green:
ohne jetzt genau alles durchgelesen zu haben,
- schau Dir mal unbedingt in der Help den Bereich "Versionierung" an...passt ziemlich gut
- man kann einen Agent so einstellen daß er das aktuell bearbeitete Doc nicht ändert, sondern beim "Ändern" dupliziert...das Original bleibt untangiert, währenddessen die Änderungen in der Kopie erscheinen...schau mal im Agent Designer..ganz unten rechts...achtet man nie drauf
das Letztere wäre nur dann was, wenn Du die Versionierung nicht verwenden möchtest
Solaris:
Hi rob,
also ersteres scheint nicht das zu sein was ich brauche, da ich eine Kopie des alten Dokument bräuchte, die man so lange bearbeiten kann, bis jemand es frei gibt. Erst dann soll eine Versionierung stattfinden. Das geht leider nicht mit der herkömlichen Versionierung wie Notes sie bietet. hab das gerade mal ausprobiert ;)
Entweder man speichert das original Dokument mit den Änderungen oder als neue Version ab. Das muss aber sofort passieren. Man kann nicht einfach drinn herumschreiben. oder sehe ich das falsch ???
Das mit dem Agenten muss ich mal probieren ::) ich hoffe das dies eher für meine Zwecke geeignet ist :)
Ps: Ich bekomme es nicht hin, das mir das Dokument kopiert wird :( Kann zwar Dokument in DB kopieren wählen, aber was ist denn wenn sich der Pfad der Db ändert?
PPS: Man kann ja auch keine felder ändern mit der Versionskontrolle, was sehr wichtig ist :-\
Rob Green:
hm...ich bin mir nicht sicher, aber die Versionskontrolle über das $VersionOPt Feld könnte doch passen...mal abchecken..
Du sagtest
"man soll in einer Kopie des Originals Änderungen machen und erst dann, wenn die Kopie freigegeben ist, eine Version aus der Kopie machen"...ok, zwar ist mE eine Kopie bereits in meinem Wording eine "Version", aber ok..
was bietet die Notes Versionskontrolle, was passen würde?
Das wäre die Option:
"5" Neue Versionen werden zu Geschwisterdokumenten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version" speichern wählen.
oder auch
"6" Neue Versionen werden beim Speichern automatisch zu Geschwisterdokumenten.
Dann soll das Doc freigegeben werden...ok...und dann eine Versiinierung stattfinden...abhängig von der Freigabe kannst Du dann im $VersionOpt Feld diese Werte einsetzen:
"1" Neue Versionen werden zu Antworten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version speichern" wählen.
"2" Neue Versionen werden beim Speichern automatisch zu Antworten.
"3" Vorherige Versionen werden zu Antworten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version speichern" wählen.
"4" Vorherige Versionen werden beim Speichern zu Antworten
Wenn nix versioniert werden soll beim Speichern, kann man solange das $VErsionOpt auf 0 setzen.
Du kannst es statt der Berechnung des $VErsionOpt Wertes zur automatischen Versionssteuerung auch dem User überlasen, gemäß Help:
So erstellen Sie ein Auswahllistenfeld "$VersionOpt"
Verwenden Sie ein Auswahllistenfeld, wenn Sie möchten, daß Benutzer bei jedem Dokument, das sie erstellen, die Methode zur Versionskontrolle bestimmen können.
1. Erstellen Sie ein Feld namens $VersionOpt, und definieren Sie es als bearbeitbares Dialoglistenfeld.
Wählen Sie nicht die Optionen "Mehrfachwerte zulassen" und "Neue Werte zulassen".
2. Wählen Sie im Register "Steuerelement" die Option "Auswahl eingeben (eine pro Zeile)".
3. Geben Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen ein:
Versionen nicht rückverfolgen | 0
Antwort erstellen bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 1
Antwort automatisch erstellen | 2
In Hauptdokument umwandeln bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 3
Automatisch in Hauptdokument umwandeln | 4
Zusätzliches Hauptdokument erstellen bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 5
Zusätzliches Hauptdokument automatisch erstellen | 6
Solaris:
Ist es eigentlich möglich die Option "Als neue Version speichern" unter Datei auch auf einen Button zu legen?
Deinen Vorschlag versuche ich gerade zu bewerkstelligen ;)
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