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Inhalte aller User Mail-DBs automatisch löschen

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Flachmann:

--- Zitat von: cg-home am 29.07.24 - 14:33:29 ---Daher haben wir die Mail eben doppelt und wollen zukünftig auf eines verzichten.

--- Ende Zitat ---
D.h. jede eingehende Mail wird als Doublette in einer Kopie-DB gespeichert? Da kommt bestimmt einiges an Masse zusammen, da ja niemand den Trash raus löscht.


--- Zitat von: cg-home am 29.07.24 - 14:33:29 ---Auch im Policy Dokument (Archive Criteria Settings) da kann man unten (v11) die Option "Views or Folder"
aktivieren und dann kommt je nach gewählter Schablone ein paar feste Einträge zur Auswahl.
Inbox, Meetings, To Do, Drafts, IM Transscripts, Junk Mail, Calendar, Threads, Sent

--- Ende Zitat ---
Ich habe diese Option noch nie genutzt. Danke! 'No RESUME'-Fehlermeldung kam bei mir eben auch.

Das kann natürlich nur für im Template vorhandene Ordner funktionieren, nicht individuell vom User erzeugte Ordner. Man müsste also bestimmte Order zufügen?!

Aber das bietet schon einige Möglichkeiten. Danke!

CarstenH:

--- Zitat von: Flachmann am 29.07.24 - 15:02:38 ---Das kann natürlich nur für im Template vorhandene Ordner funktionieren, nicht individuell vom User erzeugte Ordner. Man müsste also bestimmte Order zufügen?!

--- Ende Zitat ---

Da jeder andere eigene Ordner hat geht es normalerweise auch nur individuell, richtig. Siehe Screenshot (man kann auch mehrere angeben).

Wenn du es per Richtlinie machen möchtest, dann muss es zum Zeitpunkt der Richtlinienerstellung Ordner im Template geben, die den Namen entsprechen, die du verwenden möchtest. Sonst kann man sie nicht auswählen. 

Alternative dritte Variante: da die Archivierungskriterien lediglich in Profildokumenten liegen kann man sie auch mit einem Knopf oder Agenten selbst erstellen oder verteilen und den Nutzer z.B. nach den Ordnern fragen.

Was auch gern übersehen wird ist die Option "abgelaufene Dokumente". Man versieht einfach Dokumente schon beim Versand (oder eben nachträglich) mit einem Ablaufdatum. Das geht dann sogar ohne irgendwelche Ordner angeben zu müssen und man kann damit sogar gemixt 14 Tage, 90 Tage, 1 Jahr usw. auf einen Schlag mit einem einzigen Archivkriterium löschen.

HTH
Carsten

cg-home:

--- Zitat von: CarstenH am 29.07.24 - 17:28:46 ---Alternative dritte Variante: da die Archivierungskriterien lediglich in Profildokumenten liegen kann man sie auch mit einem Knopf oder Agenten selbst erstellen oder verteilen und den Nutzer z.B. nach den Ordnern fragen.

--- Ende Zitat ---

So ähnlich plane ich es aktuell, nur nicht über Ordner, sondern eine feste neue Ansicht für Mails (ggf. auch für die Kalendereinträge) in der Schablone.
Manuell Ordner vom Benutzer können sich dauernd ändern, dass wird nicht hin hauen das zu vereinheitlichen und zu automatisieren.
Obwohl das nicht so einfach sein wird die Archiv Profildokumente auszulesen und dann später auch automatisiert anzupassen.



--- Zitat von: Flachmann am 29.07.24 - 15:02:38 ---D.h. jede eingehende Mail wird als Doublette in einer Kopie-DB gespeichert? Da kommt bestimmt einiges an Masse zusammen, da ja niemand den Trash raus löscht.

--- Ende Zitat ---
Genau und das wird langsam zu viel.
Für das gesetzliche Archiv nutzen wir das Mail.Box Journal über Regeln. Darüber werden alle Mails die in der Mail.box durch rauschen
in ein Notes Journal DB kopiert. Über die Regeln ignorieren wir hier aber schon vieles unrelevantes wie z.B.: Kalender-Mails usw.
Das Mail-Archiv holt es sich dann per POP3 aus der Journal DB.

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