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Inhalte aller User Mail-DBs automatisch löschen

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cg-home:
Hallo Notes Freunde,

Bisher nutzten wir bei allen Users Mail-DBs (ca. 850) die Standard Notes DB-Archivierung.
Bei den meisten wurde eingestellt das alles was älter ist als 6 Monate ins Archiv wandert.
Das habe ich bisher bei jeden manuell eingestellt, da es die User oft nicht hin bekommen haben.
Das will ich aber lieber automatisieren - sofern möglich.

Wir haben seit Jahren auch noch eine gesetzliche Mail-Archivierung auf die auch die User per Web zugreifen könnten.
Auf das wollen wir jetzt umstellen und die Notes Mail-Archive weg schmeißen (Datenreduzierung)
Da wir aber eine Mail-Quota (2GB) haben, muss dennoch der Inhalt gelöscht werden.

Das eine Problem ist, dass dann auch der Kalender gelöscht wird, dieser  aber nicht im gesetzliche Mail-Archiv ist.
Daher habe ich mir gedacht, da mache ich zwei Policys, lösch den Kalender erst nach 2 Jahren und die Mails nach 6 Monaten.
Aber das geht nicht wirklich auch mangels der passenden Ansicht. (HCL Support konnte dabei nicht weiter helfen)
Das andere Problem ist, dass einige User andere Konfigurationen habe z.B.: Manche Ordner schon nach 1 Monat "archivieren".
Somit wäre es gut wenn es dennoch flexible anpassbar wäre.

Meine Überlegung hierzu ist:
Ich Erstelle in der Mail-DB (Schablone) passende Ansichten für alle Mails und alle Kalendereinträge.
Lese über eine extra DB alle Archiv Einstellungen der User aus.
Erstelle eine Funktion die das Archiv auf die neuen Ansichten und Einstellungen einmalig umstellt.
Dadurch sollten Sonderkonfigurationen möglich sein.
Es über einen Agenten in der Mail-DB zu machen habe ich auch schon überlegt, aber dann wird vermutlich hart gelöscht
und noch länger offenen Termine oder Wiedervorlagen werden auch gelöscht, das wäre nicht gut.
Daher würde ich lieber die Standard Archiv Funktion zum Löschen verwenden.

Denke ich hier zu kompliziert, gibt es andere einfachere Möglichkeiten?
Wie macht ihr das?

Danke schon mal.

Flachmann:
Wir nutzen nur die Standardarchivierung per Policy, die wirklich nicht sehr luxeriös ist. Bei uns wird alles archiviert, das älter als 1 Jahr ist. Aktuell begrenzen wir die endgültige Löschung auf 10 Jahre. Ich weiß nicht wie lange gesetzlich wäre, wahrscheinlich 6 Jahre.  :)

Platzreduktion haben wir mit "Document compression" und DAOS erreicht. Auf den Archiv-DBs gibt es keine Quotas. Insgesamt hat dieses Vorgehen den Vorteil, dass die Kollegen nicht irgendein Archving-Tool aufrufen müssen um an ältere Mails zu kommen, weil ja alles noch in Notes verfügbar ist. Sogar Volltextindizes existieren für die Archive.

Kalenderdaten werden ebenfalls archiviert, das ist Notes-Standard, darum ist kein weiteres Tool notwendig. Natürlich wieder in dieser 1 Jahr/10 Jahre-Logik. Eine Trennung von Terminen und Mails lohnt sich meiner Meinung aber auch nicht, da Termine meist winzige Dokumente sind.

Was mir auch fehlt ist eine etwas flexiblere Handhabung für Ordner, z.B. eine frühere Archivierung abhängig vom Ordner. Oder statt Archivierung eine Löschung, z.B. bei irgendwelchen Status-Mails, für die man sich schon nach wenigen Tagen nicht mehr interessiert. Ich meine, dass es da auch einen Vorschlag im Ideenportal gibt, aber ob das jemals umgesetzt wird...

CarstenH:

--- Zitat von: Flachmann am 29.07.24 - 11:10:22 ---Was mir auch fehlt ist eine etwas flexiblere Handhabung für Ordner, z.B. eine frühere Archivierung abhängig vom Ordner. Oder statt Archivierung eine Löschung, z.B. bei irgendwelchen Status-Mails, für die man sich schon nach wenigen Tagen nicht mehr interessiert.

--- Ende Zitat ---

Nur für mein Verständnis: wo fehlt da was? Was du aufzählst, kannst du doch alles schon ewig in den Kriterien hinterlegen.

Carsten

Flachmann:

--- Zitat von: CarstenH am 29.07.24 - 11:40:11 ---Nur für mein Verständnis: wo fehlt da was? Was du aufzählst, kannst du doch alles schon ewig in den Kriterien hinterlegen.

--- Ende Zitat ---
Oh, toll, das war mit nicht bekannt. Man kann Löschregeln für einzelne Ordner erstellen, z.B. "Inhalt nach 14 Tagen löschen"? Oder "Inhalt nach 30 Tagen archivieren"? Das würde einige Anfragen lösen, insbesondere cg-homes Fragen.

Wir haben bislang nur die oben beschriebene, generelle Regel, aber die gilt natürlich für alle und ist nicht ordner-, sondern mailboxbezogen. Ordnerbezogen kann ja nur individuell sein, da Ordner ja jeder selbst erstellt und benamt.

Wo kann ich denn die Archiviung bzw. Löschung für einzelne Ordner einstellen?

cg-home:

--- Zitat von: Flachmann am 29.07.24 - 11:10:22 ---Aktuell begrenzen wir die endgültige Löschung auf 10 Jahre. Ich weiß nicht wie lange gesetzlich wäre, wahrscheinlich 6 Jahre.  :)

--- Ende Zitat ---

Dank für Deine Antworte.
Eben wegen dem gesetzlichen Thema haben wir ein Zusätzliche Lösung die alle Mails vom Server archiviert, da man ja
nie sicher sein kann ob ein User nicht eine Mail mit einem Vertrag oder Angebot löscht und somit in Notes nie archiviert wird.
Daher haben wir die Mail eben doppelt und wollen zukünftig auf eines verzichten.

Das löschen von Mails in speziellen Ordner nutzen einig von uns schon länger, ich auch, aber die heißen halt alle anders
und manche haben diese auch gar nicht. Somit nichts was man über eine Policy generell nutzen könnte.

Den Kalender gibt es auch als extra Ansicht den ich auf z.B.: 2 Jahre per Policy einstellen könnte aber für nur die Mails
gibt es eigentlich nur "Alle Dokumente" und da sind die Kalendereinträge auch mit drin. Daher kann ich den nicht wirklich nutzen.
Aber Alle Dokumente steht eh nicht zur Auswahl in der Policy.



--- Zitat von: Flachmann am 29.07.24 - 13:52:37 ---
Wo kann ich denn die Archiviung bzw. Löschung für einzelne Ordner einstellen?


--- Ende Zitat ---

Auch im Policy Dokument (Archive Criteria Settings) da kann man unten (v11) die Option "Views or Folder"
aktivieren und dann kommt je nach gewählter Schablone ein paar feste Einträge zur Auswahl.
Inbox, Meetings, To Do, Drafts, IM Transscripts, Junk Mail, Calendar, Threads, Sent

Beim aktivieren der Option kommt bei mir auch oft eine Fehlermeldung und ich muss die Originale Mail Schablone wählen.

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