Einen Blick auf den Ressourcenkalender werfen

[emadowo]

Hallo Notes-Gemeinde!

Obwohl die Tage schon gezählt sind, gibt es eine Anforderung, die ich noch umsetzen muss, aber dazu eure wertvolle Hilfe benötige.

Wir arbeiten mit einigen Ressourcen und Räumen, die bei Kalendereinträgen des Typs Besprechung ausgewählt werden. Das missfällt einigen Mitarbeitern, sie fordern eine "Ansicht wo ich kucken kann, ob der Raum, den ich in drei Wochen benötige, frei ist".  Dass man das bei der Besprechungsplanung über die Freie-Zeit-Suche machen kann, interessiert nicht, "das muss einfacher gehen: Kalender des Raumes öffnen - fertig".

Es gibt die Mutter der Ressourcen, die resources.nsf, die möchte ich den Mitarbeitern aber nicht an die Hand geben, weil hier jeder gleich buchen könnte, was er aber nicht soll.

Wer weiß eine Möglichkeit "View2room xy"?

Danke euch für jeden Impuls!

[CarstenH]

Es gibt die Mutter der Ressourcen, die resources.nsf, die möchte ich den Mitarbeitern aber nicht an die Hand geben, weil hier jeder gleich buchen könnte, was er aber nicht soll.

Wenn man die Berechtigung der MA auf Leser herabstuft können sie nichts direkt buchen.

Disclaimer: das sollte man natürlich nur für diejenigen machen, die nicht als Raumeigentümer Anfragen zu Buchungen bekommen.

HTH
Carsten

[emadowo]

Hallo Carsten,
vielen Dank für den Tipp!
Wer ist in den Notes-Ressourcen im Normalfall  "Raumeigentümer"? Die Räume werden vom Notesadmin angelegt. Also bin ich der "Eigentümer"?

[CarstenH]

Hallo Erwin,

der (oder die) "Besitzer" ist nur dann relevant, wenn man dem Raum Besitzer-Beschränkungen auferlegt.
Ist der Raum sowieso 24/7 von Jedem buchbar (aka Auswahl bei der Beschränkung = -ohne- ) ist die Besitzerfrage eh irrelevant, das Feld sollte da gar nicht auftauchen.

Technisch gibt es ansonsten zwei Namensfelder, die man aber nur dann beide sieht, wenn man den Typ auf "Automatische Verarbeitung" einstellt.

Das obere Feld sind dann "Berechtigte" und das untere Feld "Besitzer" (vielleicht verständlicher: "Verantwortliche").
In einigen Originaltemplate-Versionen waren die Felder verwirrenderweise beide mit "Liste der Namen" beschriftet, was zwar technisch korrekt (sind ja Namensfelder) aber logisch Blödsinn ist wenn man sie auseinanderhalten muss.
Ich habe bei mir mit dem Designer die Feldbezeichner in der normalen R&R irgendwann mal angepasst, um die Felder besser auseinanderhalten zu können. Eine weitere R&R habe ich später noch modifiziert, um damit die Funktionalität von Flexarbeitsplätzen abbilden zu können.

Die beiden Namens-Felder steuern das Verhalten bei Buchungen wie folgt:

"Nur Besitzer" bedeutet,  dass die im Besitzerfeld angegebenen Namen sofort buchen dürfen, alle anderen benötigen eine Freigabe durch einen der Besitzer (die Besitzer werden per Mail informiert und zu einer Reaktion aufgefordert).

"Nur bestimmte Personen" bedeutet, dass ausschließlich diejenigen buchen können die im Namensfeld angegeben sind.
Weitere Interaktionen oder Nachfragen sind nicht vorgesehen, genau das unterscheidet den Punkt von der Besitzerversion.

"Automatische Verarbeitung" schließlich ist einfach eine Kombination der beiden anderen Varianten:
Alle im oberen Namensfeld (sowie die Besitzer aus dem unteren Feld) können ohne Bestätigung buchen, andere Personen erzeugen eine Anfrage an die Besitzer (die berechtigten Personen aus dem oberen Feld bekommen die Besitzeraktionen nicht zu sehen).

Sobald man eine Variante mit "Besitzer" verwendet müssen die dort angegebenen Personen (mindestens) Autor sein.
Wenn man das direkte Buchen in der R&R auch für diese Personengruppe verhindern möchte nimmt man ihnen den Haken für "Dokumente erstellen" weg, was aber nur bei der der ACL Variante Autor geht. Und: sie sehen dann zwar die Aktionsschaltflächen trotzdem aber können sie nicht benutzen. Leser hingegen sehen die Aktionen gar nicht erst, daher ist Leser für normale Nutzer ohne manuelles Buchungsrecht die bessere Empfehlung.

HTH
Carsten