Notes hatte bis zu Release 3 ausschließlich kategorisierte Views in den Datenbanken (und Postfächern). Ordner gab es nicht, durch die Verschlagwortung aka "Kategorisierung" war alles leicht zu ordnen und zu finden. Für alles andere gab es die (Volltext)-Suche.
Mit R4 gab man (leider) dem massiven Wunsch der Nutzer nach, die unbedingt Ordner haben wollten, wie bei Microsoft.
Also wurden alle kategorisierten Ansichten der Postfächer bei der Migration zu Ordnern (heute noch im Convert-Befehl als Option -c).
20 Jahre später hat man dann (auch bei Microsoft) eingesehen, dass Ordner nicht der Weisheit letzter Schluss sind und "erfindet" das Kategorisieren.
Eigentlich müsste Convert jetzt eine neue Option bekommen um die Ordnernamen wieder in Categories umzuwandeln
Was auch immer der Agent gemacht hat, ich sehe weder eine neue Spalte noch die Aktion Kategorisieren.
Du siehst vermutlich über der ersten Mail das Wort
NormalSortiert man irgendeine eine Spalte um verschwindet das, da Umsortieren jede Kategorisierung aufhebt.
Müsste nach Ausführen des Agenten im Mail View Frame als Ordner nicht mehr ($Inbox) sondern ($Inbox-Categorized1) stehen?
Nein, der Ordnername bleibt gleich, es wird nur das bisherige Design mit dem eines anderen Ordners überschrieben.
Hinweis 1: weder der Agent noch die versteckte "kategorisierte Inbox" sind das, was ein O365-Nutzer kennt oder erwarten würde. Und mit den Categories aus alten Noteszeiten hat das noch viel weniger etwas zu tun.
Die ($Inbox-Categorized1) kennt nur 5 vorgefertigte Kategorien:
Probable Spam | Hohe Dringlichkeit | Normal | Masken - Aktion erforderlich | Kalenderereignisse
Wobei 1 klar ist (anhand vorgefertigter Betreffmarker), 2 und 3 die Mailprio sind, 4 und 5 sind Aufgaben und Kalendermails.
In einer Testmailbox mit ein paar sinnlosen Testmails steht nur einfach "Normal" in der ersten Zeile. Erst wenn man Mails mit hoher Dringlichkeit oder Einladungen hat fängt das ganze an wenigstens minimal Sinn zu ergeben.
Hinweis 2: der Agent bietet von Hause aus nur die One-Way-Änderung zur kategorisierten Inbox, der Rückweg ist nicht per default vorgesehen, kann aber mit wenig Aufwand und ohne Designerclient(!) ergänzt werden indem man zuallererst eine Kopie der Original ($Inbox) anlegt über Erstellen eines neuen Ordners mit dem Namen (z.B.)
($Inbox-Standard). Dann taucht der in der Auswahl später auf. Macht man das nicht: um ohne einen Designer-Client die Ausgangslage wieder herzustellen muss ein Standard Mailtemplate über die DB gezogen und die Ordnergestaltung auf Basis der normalen Inbox aktualisiert werden!
Aber jetzt erst einmal das technische wie und wo. Ich teile das in zwei Antworten, zuerst der einfache Part (der Agent und die ($Inbox-Categorized1)):Der Agent an sich funktioniert nach wie vor, also auch in der 12.0.1 und mit aktuellstem Mailtemplate.
Voraussetzungen:
- Erweiterte Menüs müssen aktiv sein (Ansicht > Erweiterte Menüs) und
- der Nutzer braucht Designer-Rechte (leider, da der Agent versteckt ist - alternativ muss jemand mit minimal Designer-Rechten den Agenten sichtbar machen indem die Klammern um den Namen entfernt werden, aber das nur nebenbei).
Nebeneffekt der Designer-Rechte: der Nutzer kann die Inboxkopie wie oben beschrieben auch mit Copy&Paste anlegen.
Sind die Voraussetzungen erfüllt öffnet der betreffende Nutzer seine MailDb und wählt dann Ansicht > Agenten.
Jetzt sucht er in der Liste der - nun sichtbaren - Agenten nach "(Pick Inbox Style)" - per Rechtsklick und Starten wird er ausgelöst.
Eine Dialogbox bittet jetzt den Nutzer zur Auswahl des Designs - eine Liste aller Ordner mit "$Inbox-" im Namen, das ist im Original Template nur einer: ($Inbox-Categorized1).
Sobald das bestätigt wird übernimmt der Agent das Design des ausgewählten Ordners und überschreibt damit permanent das Design der bisherigen Inbox.
Daher auch mein Tipp oben, das originale Design in eine Ordner-Kopie zu retten die dann auch gleich als Auswahl dient wenn man wieder auf das ursprüngliche Design zurück will.
Das war's - wenn man jetzt die DB einmal schließt und wieder öffnet hat man den sogenannten kategorisierten Eingang (und erkennt das höchstens daran, dass über der obersten Mail "Normal" steht). Man verliert übrigens dadurch die Möglichkeit der Datumsgruppierung (nurtze ich persönlich gern).
Kategorisieren und FarbenHier kommt jetzt die eigentliche Antwort - Kategorisieren und Farbzuordnung.
Notes hat ja auch seit längerer Zeit die farbliche Hervorhebung von Mails und Kalender in den Benutzervorgaben möglich gemacht. In Mails nur nach Absender und im Kalender wahlweise nach Typ, Kategorie (!) oder ebenfalls Absender. Die Kategorien entsprechen hier 1:1 dem, was Microsoft macht.
Da das alles über 2 Profildokumente (Colorprofile bei Mails und CalColorProfile beim Kalender) gesteuert wird dürfte eine Anpassung einer eigenen ($Inbox-ColorCategorized) im Rahmen des Machbaren liegen, insbesondere wenn man auf die Farb-Kategorien im CalColorProfile zurückgreift. Die Systemaktion "Kategorisieren" funktionierte bei mir im Test auch mit einer Spalte @Trim(Categories:$$Categories) damit man wahlweise auf die Propertybox zurückgreifen kann statt nur über "Kategorisieren".
HTH
Carsten
Links: hier habe ich einen älteren Blogpost zu der Thematik gefunden, da finden sich schon einige Punkte meiner Liste oben wieder:
https://www.notesonproductivity.com/ICA/NOP.nsf/dx/help-or-hindrance-categorized-or-standard-inbox-in-lotus-notes#:~:text=When%20you%20open%20the%20mail%20file%20in%20the,messages%20the%20next%20time%20the%20folder%20is%20used
Thema: Möglichkeit Mails im Eingang zu kategorisieren? (Gelesen 2068 mal)