Domino 9 und frühere Versionen > ND9: Entwicklung

Dokumente von Ansicht in Ordner verschieben - will nicht?

(1/3) > >>

hylli:
Bin ein Neuling in Sachen Datenbankentwicklung und habe folgendes "Problem":
Ich würde gerne Dokumente nach einer gewissen Zeit von einer Ansicht in einen Ordner verschieben.

Dazu wollte ich

--- Zitat ---@Command( [FolderDocuments] ; folderName ; moveOrCopy )
--- Ende Zitat ---
verwenden, beispielhaft:

--- Zitat ---@Command([FolderDocuments];"Archiv";"1")
--- Ende Zitat ---

Leider funktioniert das nicht wie gewünscht, denn wenn ich ein oder mehrere Dokumente so "archiviere", bleiben die Dokumente weiterhin in den bestehenden Ansichten.

Was muss/müsste ich tun, dass die Dokumente aus der Ansicht verschwinden und nur noch im Ordner zu sehen sind?

Marco
(aka Hylli)

it898ur:
Hallo,

Du willst keinen Ordner "Archiv" anlegen, sondern eine Ansicht "Archiv". Zur Trennung der Dokumente zwischen aktiver Ansicht und Archivansicht verwendet man ein beliebig bezeichnetes Feld zum Beispiel "Archive" = "Yes" und dann sind die Auswahlformeln der bestehenden Ansichten um & Archive="" zu ergänzen. Für die Archivansichten wird die Ergänzung der Auswahlformel umgedreht zu & Archive != "".
Jetzt brauchst Du nur noch einen periodischen Agenten, der das Steuerfeld in die zu archivierenden Dokumente setzt.

Viele Grüße

André

hylli:
Hi,

eigentlich wollte ich schon mit Ordnern arbeiten. Mein Ansinnen war es auch, die Archivierung jeweils manuell durchzuführen.

Wie ich ja Eingangs erwähnt habe, stehe ich ganz am Anfang, was das Thema Datenbankentwicklung angeht. Daher suche ich auch zunächst nach den für mich "einfachsten" Lösungen. Agenten sind daher für mich vielleicht noch zu viel des Guten. :)

Prinzipiell geht es mal um Folgendes:
1. In einer Datenbank erstelle ich Dokumente von Mitarbeitern mit deren Berechtigungen aus verschiedenen Anwendungen/Systemen (als PDF-Anlage), die durch den jeweiligen Vorgesetzten zu "rezertifizieren" sind.
2. Die "Rezertifizierung" durch den Vorgesetzten wird mangels besseren Wissens derzeit noch als Antwortdokument erstellt. Es erschien mir für mich die einfachste Lösung für so eine Art Genehmigungsworkflow auf Basis meines aktuellen Wissensstands zu sein.
3. Die Rezertifizierung muss zweimal jährlich durchgeführt werden. Aktuell müsste ich also zu jeder Rezertifizierung immer ein neues Dokument pro Mitarbeiter erstellen.

Die Idee war eben, dass nach Rezertifizierung aller Mitarbeiter zum jeweilige Stichtag, die Dokumente (inkl. Antwortdokument) in einen dafür vorgesehen Archiv-Ordner "manuell" verschoben werden.

Die Sache mit der Ansicht und dem Feld "Archive" aus dem Beispiel von @it898ur wollte ich mal versuchen umzusetzen. Leider bekomme ich das irgendwie nicht hin.

Ich würde gerne bei Durchführung der Rezertifizierung ein vorgesehenes Feld "Archive" mit z.B. "Yes" befüllen, und dann in der Ansicht "Archiv" die nur die Dokumente (inkl. Antwortdokument) anzeigen lassen, bei denen eben das Feld "Archive" != "" ist.

Leider bekomme ich schon die Befüllung des Feldes nicht hin?

Kann mir da jemand ein einfaches Beispiel machen, wie ich das umsetzen könnte.

Marco
(aka Hylli)

ronka:
Vielleicht sollte hier mal grundsätzlich an dich erklärt werden was den Unterschied zwischen ein Ordner und ein Ansicht sind.

In ein Ansicht bestimmt einen selectionsformel den Inhalt. Sprich Form = "a" & Feld = "b"

In einen Ordner bestimmst DU den inhalt, sprich du kannst dokumente rein stellen, und raus holen, und das auch für anderen machen.

Sprich wenn du den Inhalt einer Ansicht Ändern möchtest, muss du dafür sorgen das die Kriterien der Ansicht selection erfullt werden, oder halt wegfallen, sprich den Dokument inhalte mussen geändert werden um den Selectionsformel zu entsprechen. Dazu muss danach der Indexer auf den Server den ansicht aktualisieren (kannst du auch machen mittels Script).

Für ein Ordner muss du "nur" die Dokumenten raus und rein stellen die notwendig sind.. nichts mehr, die Dokumente werden damit NICHT angepasst. Passiert damit Sofort und ohne interaktion des Indexer auf den Server. Der Auto refresh des Ordner sollte aber eingeschaltet sein.

Tode:
Das befüllen eines Feldes ist sehr einfach. Entweder in Formel mittels

FIELD Archive := "Yes"

oder in LotusScript

Call doc.ReplaceItemValue( "Archive" , "Yes" )

Das hilft Dir allerdings kein Stück weiter. Die Tatsache, dass Du schon diese einfachsten Dinge noch nicht weisst / kennst und auch offensichtlich noch niemand Dir den Unterschied zwischen Ordner und Ansichten erklärt hat, zeigt mir: Du musst Dringend einen Kurs besuchen, ein gutes Buch lesen, oder Dir einen "Tutor" zulegen. Solch fundamentale Dinge kann ein Forum -speziell im professionellen Umfeld- nicht bieten: die, die das könnten, verdienen mit sowas ihr Geld und werden deshalb hier eher nicht umfangreich beratend tätig werden.

Notes / Domino ist unglaublich flexibel, aber halt auch ziemlich komplex.

Als Kurs kann ich Dir die -sehr guten und dazu noch günstigen- Online- Seminare von Manfred Dillman empfehlen: Der hat in diesem Subforum schon einige Kurse geposted, bietet aber auch Präsenz- Schulungen und mehr an. Allerdings ist er -soviel ich weiss- nicht mehr bei Udemy unterwegs, musst also direkt bei ihm nachfragen.

Navigation

[0] Themen-Index

[#] Nächste Seite