Signatur an Mail anhängen

[smile.mon]

Servus Zusammen,

für das Anhängen von Signaturen für ausgehende SMTP Mails wurde bei uns bislang einfach ein weiteres Feld in der Memo Maske in der mail.box verwendet, welches per @dbLookup die Kontaktdaten des Versenders (Users) etc. aus dem Domino Directory automatisch angehängt hat.

Das funktioniert ganz gut, wenn per Policy für 'Format messages addressed to internet addresses' das 'Richtext Format' gewählt ist.

Seitdem nun per Policy die SMTP Mails im MIME Format versendet werden müssen, funktioniert das Anhängen von Signaturen über die modifizierte Memo Maske in der mail.box nicht mehr (Notes & Domino V11)

Wenn ich es richtig sehe, kann ich per Policy keine personenbezogene Disclaimer erstellen
https://help.hcltechsw.com/domino/10.0.1/admin/conf_settingupandusingmessagedisclaimers_t.html

Ich dachte ich frage mal hier bei Euch nach, wie ein 'Workaround' aussehen könnte, damit dies nun auch wieder mit MIME konvertierten Messages funktioniert?

Muss ich eventuell das Mail Template anpassen und im QuerySend dem Body Feld eine Signatur (per MIME Coding) anhängen, oder was würdet ihr vorschlagen?  

Über Input würde ich mich freuen.

Besten Dank in die Runde.

[eknori]

Ich würde mir das ganze Gebastel sparen, und ein paar Euronen in ein 3rd party tool investieren.
Crossware ist da m.E. Nach führend https://crossware.co.nz/
Aber auch BCC hat was im Angebot. Das ist aber mehr als nur schnödes Anhängen einer Signatur. https://www.bcchub.com/de/mailprotect/

[smile.mon]

Wenn du schon sagst, dass es sich nicht lohnt, sich etwas zu bauen, werde ich mal die genannten kontaktieren 

Unabhängig davon, mich würde schon interessieren, in welche Richtung ich bei einer selbstgebastelten Lösung gehen müsste....? 

merci

[eknori]

Unabhängig davon, mich würde schon interessieren, in welche Richtung ich bei einer selbstgebastelten Lösung gehen müsste....? 

cAPI SDK & extension manager

[Tode]

Zunächst mal: Danke Ulrich für die Nennung von BCC
Wenn Du das selbst bastelst hast Du prinzipiell 3 Ansätze:

Ansatz 1: Anpassung der Mail Schablone und automatisches Anhängen der Signatur im Client beim Erstellen (z.B. über die Standard Signatur- Funktion, nur abgewandelt

Vorteil: Relativ einfach umzusetzen, je nach Implementierung wenig (LotusScript) Code, Signatur da, wo sie der User erwartet.
Nachteil: Signatur durch Benutzer manipulierbar oder sogar komplett entfernbar.

Ansatz 2: Anpassung Mail Schablone und Anhängen der Signatur beim Versenden

Vorteil: Vorhandensein der Signatur kann garantiert werden, keine Manipulationsmöglichkeit seitens User
Nachteil: Position der Signatur nicht gut steuerbar. "Unter der Mail aber vor der beantworteten / weitergeleiteten Mail" bedeutet einiges an Analyse der Mail zur richtigen Positionierung und "ganz unten am Ende der Mail" ist gerade bei langen Mailthreads nicht zielführend

Ansatz 3: Wie Ulrich berschrieben hat mit Router Hook und cAPI.

Vorteil: sauber steuerbar ohne Anpassung der Mailschablone
Nachteil: C- Programmierungskenntnisse und API- Kenntnisse erforderlich, Positionierung gleich schwierig wie bei 2, Erkennung interner / externer Mails notwendig, Handling von MIME- Mails muss implementiert werden


Für einen guten Entwickler ist das alles kein Thema. Trotzdem: Third- Party Tools (wie unseres) haben das alles schon durchgemacht und behandeln alle diese Fallstricke...

[CarstenH]

Bei den Produkten möchte ich die GBS iQ.Suite noch erwähnen, die bietet da ziemlich flexible Anpassungsmöglichkeiten inklusive z.B. die folgenden Möglichkeiten (aka Vorteile):
- läuft serverseitig als Addin und bearbeitet Mails in den mail.boxen
- Mail nach Empfängergruppen splitten (intern/extern) und unterschiedliche Signaturen anzuhängen (z.B. intern: Kurzsignatur, extern: vollständig samt Logo etc.)
- Position der Signatur frei wählbar, inkl. Platzhaltersuche und Vermeidung von Dopplungen
- Mailsignaturen/Disclaimer/Werbung zeitgesteuert anhängen/auswählen, z.B. mit Hinweis auf Sonderaktionen oder eine Messe oder einen Vertreter
- Kopie der Mail mit den tatsächlich versendeten Signatur(en) dem Nutzer unter "Gesendet" einstellen
- Benutzereingriff kann wahlweise verhindert oder durch Platzhalter bewusst ermöglicht werden

Weiterer Vorteil: mit einem beliebigen Baustein aus der iQ.Suite bekommt man immer die Action Mail-Jobs dazu geschenkt; damit kann man nach völlig frei definierbaren Regeln alles mit ein- und ausgehenden Mails anstellen, was die @Formelsprache so hergibt.

Nachteile:
- kostet Geld (Abo-Modell)
- Installation auf Server(n) notwendig, ggf. bei weiteren Addin Prozessen/Mail-Hooks zu bedenken

Last but not least (aka Ansatz 4, wenn ich mich bei Torstens (Tode) Zählung anhängen darf ):
Eine weitere Möglichkeit, die bisher von niemandem erwähnt wurde, würde ich dann noch in die Runde werfen wollen (vielleicht auch einfach deshalb, weil ich das so bei mehreren Installationen im Einsatz habe):

Man verteilt manuell (oder periodisch, z. B. nachts) die Signaturen direkt in die Profile der Nutzer.

Vorteile:
- "Low Code" - nur 1 Agent
- keine Template-Anpassung nötig
- persönliche, angepasste Signaturen
- keine MIME/Rich Text Probleme
- keine Probleme bei Verschlüsselung/elektr. Unterschrift
- Nutzer müssen sich nicht umstellen/umlernen, alles funktioniert so wie bei Notes vorgesehen
- Nutzer sehen die Signatur exakt so, wie sie auch raus geht, exakt wenn sie raus geht und rechtzeitig bevor sie raus geht
- Nutzer behalten das Wahlrecht und können vor jedem Versand selbst entscheiden ob diese Signatur für diese Mail nötig/gewollt ist
- Benutzer können die Signatur temporär ändern wenn sich z.B. Jobtitel/Telefon o.ä. geändert haben aber noch nicht zentral eingepflegt/verteilt wurde
- funktioniert mit allen Standard-, Basic- und Web-Clients (iNotes ) in allen Versionen und mit allen Standard- oder angepassten Mailtemplates (sofern nicht die Signaturfunktion angepasst wurde)

Nachteile:
- Verteilungsmechanismus (Agent) braucht Zugriff auf alle Mailfiles
- Benutzer könnten die Signatur ändern (wird aber bei der nächsten Verteilung wieder überschrieben)
- wirkt nicht bei mobilen Nutzern (Apple/Android/Verse-App via Traveler)
- für Teammailboxen nur bedingt geeignet

Ich habe sowohl die iQ.Suite-Variante als auch die Verteil-Variante im Einsatz und beide haben ihr Pro und Contra.

HTH
Carsten

[smile.mon]

Herzlichen Dank für Eure Vorschläge.