Mails von Organisationsbriefkästen nach Absender sortiert

[snboy2010]

Guten Morgen. Ich bin neu hier im Forum und hoffe und bitte hier Lösungen zu finden.

Wir verwenden Lotus Notes 8.5. Wir haben neben den persönlichen noch Organisationsbriefkästen (OBK). Gibt es hier eine Möglichkeit die gesendeten Nachrichten nach Verfasser zu sortieren oder zu filtern? Es arbeiten gegenwärtig 7 Nutzer im OBK. Wenn man jetzt im Ordner gesendet eine Nachricht aufmacht, dass sieht man oben wer die Nachricht verfasst hat. Aber kann man auch im Ordner nach dem Verfasser sortieren oder filtern?

Ich habe bisher eine neue Ansicht erstellt. Hier eine neue Spalte eingefügt mit dem Namen "Verfasser". Hier eine einfache Funktion: Anzeige Autoren(en) (einfacher Name).

Jetzt werden mir alle gesendet Nachrichten angezeigt und der Spalte steht dann der jeweilige Verfasser / Autor. Kann ich jetzt explizit eine Ansicht erstellen wo nur Nachrichten z.B. des Nutzes 2 angezeigt werden?

[snboy2010]

​Ach keine Ahnung. Ich habe jetzt irgendwelche Syntaxen versucht mit SetViewInfo und Contains aber es klappt nicht. Bitte um Hilfe.

[Peter Klett]

Kategorisiere doch einfach die Spalte der Verfasser

[snboy2010]

Und wie mache ich es? Ich bin kein Lotus Notes Programmierer. Ich möchte nur für mich eine Ansicht erstellen, wo nur meine Nachrichten angezeigt werden.

[CarstenH]

Crosspost https://www.dominoforum.de/index.php?thread/25413-mails-von-organisationsbriefk%C3%A4sten-nach-absender-sortiert/

2 Tage nicht zurück antworten um dann nach 20 Minuten "Warten" im nächsten Forum alles nochmal zu erfragen ohne auf die bereits vorhandene Fragen und Antworten zu verweisen.
Außerdem wurde die Fragestellung im Nachhinein von "die Verfasser anzeigen" auf "nach Verfasser sortieren" zu "nur meine anzeigen" geändert was zu unnötigen, doppelten oder nicht zielführenden Antworten führt.

[snboy2010]

Habe z.B. folgendes Probiert @Name([CN]; @Author=_UserName) aber es funktioniert nicht.

[Peter Klett]

Das stand nirgendwo ...

Wenn Du nur Deine Nachrichten sehen willst, musst Du eine persönliche Ansicht erstellen und in der Selektionsformel die Dokumente filtern, die Du erstellt hast. Besser ist m.E. trotzdem die Variante mit der Kategorie. Wenn Du solch eine Ansicht von den zuständigen Mitarbeitern in Eurer Firma erstellen lässt, haben alle Benutzer etwas davon. Ich gehe nicht davon aus, dass Du Entwicklerrechte auf eine produktive Datenbank hast.

Im Screenshot die Einstellungen einer kategorisierten Spalte


OK, das mit den Crosspostings ist eigentlich ein K.O.-Kriterium, da ich es nun aber schon geschrieben habe, bin ich mal nicht so ...

[snboy2010]

Ich habe nicht geantwortet, weil es Wochenende war und ich zu Hause kein Zugriff auf das Lotus Notes habe. Den Thread im anderen Lotus Notes Forum habe ich eröffnet in der Hoffnung mehr antworten zu erhalten. Ich wollte niemanden belästigen oder sonstiges.

[Peter Klett]

Und die Nutzungsbedinungen hast Du natürlich nicht gelesen, dort steht es eindeutig drin, wie man mit Crosspostings verfährt

[snboy2010]

Ok, es tut mir leid. Ich habe mir nichts böses dabei gedacht. Vielen Dank auch für Ihre Antworten.
Leider habe ich es nicht hinbekommen, die Ansicht so zu erstellen wie ich diese brauche.
Einziges was funktioniert hat, war eine Ansicht zu erstellen wo ich nun eine Spalte habe "Verfasser" und wo mir alle gesendeten Nachriten angezeigt werden und von wem diese halt verfasst wurden. Ich kann diese Spalte noch alphabetisch sortieren. Ich kann aber in der nicht filtern, dass nur die gesendet Nachrichten von einem bestimmten Verfasser angezeigt werden.

Ich habe nicht gedacht, dass so etwas so problematisch ist. Wenn es noch möglich ist zu beschreiben wie man so etwas lösen kann, wäre ich sehr dankbar. Ansonsten bin ich auch sehr dankbar für Ihre Zeit und die Mühe.

[snboy2010]

Ok, das Thema habe ich gelöst. So geht man vor:
1. Erstellen-->Ansciht
2. Ansichtsname vergeben --> Ansichtstyp Gemeinsam --> Kopieren von Gesendet -->Auswahlbedingungen -->Einfache Suche --> Bedingung hinzufügen --> Bedingung Nach Autor --> den Namen eintragen des Autors
3. Speichern und anpassen
4. Erstellen--> Neue Spalte einfügen
5. Spalte in die Mitte verschieben --> Rechtsklick-->Eigenschaften Spalte -->Titel -->Verfasser eintragen
6. Anzeige --> Einfache Funktion --> Autor(en) (Einfacher Name)
7. Speichern mit Strg +S

Fertig

[tfrenz]

Hallo, ja damit machst du aber eine Ansicht für eine Person.
Wenn du es flexibel gestalten willst nimm die @Funktion @UserName.
@Username gibt dir den aktuellen Benutzernamen aus. Siehe auch die Hilfe dazu.
Gruß Thomas

[Peter Klett]

Und als Ergebnis ist jetzt eine gemeinsame Ansicht  in der Datenbank, die alle sehen können, in dem die von einer Person gesendeten Mails enthalten sind. Das machen die anderen jetzt auch? Dann sind es nachher sieben Ansichten. Und jeder Neue, der dazu kommt, baut sich auch sowas? Ganz groß

Sorry, genau so macht man das nicht

1. Fehler: Viel zu hohes Zugriffsrecht für Endanwender
2. Fehler: Kein allgemeingültiges Ergebnis, sondern nur für einen Benutzer

[Peter Klett]

Hallo, ja damit machst du aber eine Ansicht für eine Person.
Wenn du es flexibel gestalten willst nimm die @Funktion @UserName.
@Username gibt dir den aktuellen Benutzernamen aus. Siehe auch die Hilfe dazu.
Gruß Thomas

Toller Tipp, und welchen User soll der Server nehmen, wenn er die gemeinsame Ansicht aufbaut? In der Hilfe sollte irgendwo auch stehen, dass @Username nur in persönlichen Ansichten verwendet werden kann. Und wenn es eine persönliche Ansicht ist, dann ist die nicht allgemeingültig für alle.

Ich bin jetzt hier raus, ist nichts für meinen Blutdruck ...

[snboy2010]

Verstehe jetzt nicht wo das Problem ist? Für das Crosspostings habe ich mich bereits entschuldigt. Ansonsten war das genau die Lösung nach der ich gesucht habe. Es ist ein OBK welches nur für E-Mail genutzt wird. Die Zugriffsregelung für den OBK wird ja bereits durch den OBK-Verantwortlichen geregelt. Damit arbeiten alle OBK-Mitglieder auf einer Datenbank. Im Standard-Ordner "Gesendet" hat man sowie eine Übersicht von allen Mails, die verschickt wurden. Ich habe nur eine Möglichkeit gesucht, diesen Ordner "Gesendet" nach dem Autor zu filtern um nicht ständig in die versendete Mail reinzuklicken und den Verfasser zu suchen. So passt es.
Mensch und ich dachte, dass man auch als ein einfacher Lotus Notes-Bediener hier eine einfache Frage stellen kann. Ist halt nur für Profis war. Aber Problem gelöst, also alles gut.

[Peter Klett]

Also:

Crossposting ist grundsätzlich kein Problem, wenn man sich an die Regelungen diesbezüglich hält. Und die sagen, dass man auf das Crossposting verweist bzw. verlinkt, damit nicht in verschiedenen Foren doppeltes geschrieben werden muss.

Die Lösung, die jetzt da ist, ist keine wirklich gute Lösung, obwohl Sie für EINEN Anwender passt. Von daher kann dieser eine ja zufrieden sein.

Aber: "Der OBK-Verantwortliche regelt den Zugriff", und der sagt, dass jeder Endanwender mindestens Entwicklerrechte auf die Datenbank hat? Nur Entwickler und Administratoren können gemeinsame Ansichten erstellen.

Ich persönlich bekomme schon hektische Flecken, wenn ein Benutzer Editorenrechte auf Datenbanken hat (ist aber in der Original-Mailschablone wohl das mindeste Recht, womit diese von daher schon nicht revisionssicher sein kann), bei uns haben (außer bei Mail, ist nicht meine Zuständigkeit) Endanwender maximal Autorenrechte.

Ich hoffe für Euch, dass dieses OBK keine unternehmenssteuernden Daten enthält und sich nicht eine Revision das anschaut. Bei uns ist das der Fall, für solch einen Umgang würden wir "an die Wand gestellt".

Und natürlich darf ein "einfacher" Notes-Bediener hier fragen stellen, und meist bekommt er auch eine vernünftige Antwort. Es macht es aber wesentlich einfacher, wenn die Rolle des Fragenden klar ausgedrückt wird, dann  kann man darauf Rücksicht nehmen.

[snboy2010]

Was macht es den für ein Unterschied? So haben alle Nutzer des OBK egal ob Lese- oder Schreibrechte Zugriff auf den Ordner "Gesendet". Dieser ist Standardmäßig immer da. Dort kann jeder Mitglied des OBK sehen welche Mails verschickt wurde. Jetzt hat jeder Nutzer seine eigene Ansicht und kann einsehen was er versendet hat. Ist doch nur etwas bequemer. Wenn ich etwas versenden will, was nur ich und der empfangene Part sehen und lesen sollen, benutze ich den PBK und nicht den OBK. Sonst macht ein OBK kein Sinn. Oder stört es Sie, dass ich die Ansichten erstellen durfte/konnte? 

[Peter Klett]

Ja genau, es ging mir nicht darum, wer was lesen darf, sondern darum, wer Entwicklerrechte hat. Damit kann man nicht nur Ansichten zusätzlich erstellen, was in diesem Fall gewünscht und ok war (obwohl ich mit dem Ergebnis so nicht zufrieden wäre. Dass ich pingelig wäre, ist nur üble Nachrede   ), sondern die gesamte Gestaltung der Datenbank verändern. In einem produktiven Umfeld durch den Endanwender. Das dürften bei mir so einfach noch nicht einmal die Admins.

Ich möchte jetzt keine Ideen pflanzen, aber die Missbrauchsmöglichkeiten (im Bösen) oder Fehlermöglichkeiten (im Guten) sind schon recht mannigfaltig.

[snboy2010]

Ok, jetzt habe ich es kapiert. Ja ich werde den Admin darauf hinweisen.
Letzte abschließende Frage: Kann man mehrere Ansichten zu einer einzigen Ansicht zusammenführen?

[Peter Klett]

... Letzte abschließende Frage: Kann man mehrere Ansichten zu einer einzigen Ansicht zusammenführen?

Verstehe ich nicht ganz, aber vermutlich nicht so, wie Du meinst. Ich würde, wie ich ganz am Anfang geschrieben hatte, eine Ansicht bauen, in  der in der ersten Spalte der Absender steht, und diese Spalte kategorisieren. Dann ist das eine einzige Ansicht. Zusammengeklappt sieht man dann alle User, die mindestens eine Mail gesendet haben. Öffnet man die Kategorie des Users, sieht man alle Mails dieses Users. Diese Ansicht baut man ein einziges Mal und funktioniert für alle User, auch dann, wenn neue dazu kommen. Idealerweise sind die Kategorien beim Öffnen geschlossen, ansonsten  mit SHIFT + Minus alles zusammenklappen, Benutzer suchen und aufklicken. Ist ne Sekundensache