Lotus Notes Ansicht exportieren nach MC Access/ Excel

[michi_88]

Hallo zusammen,

ich will mehrere Datenbanken in Lotus Notes 8.5 nach MC Access exportieren um damit reporten zu können.

Brauchen tue ich dabei eigentlich "nur" die Struktur der einzelnen Postfächer und die Anzahl was drinnen ist - beispielsweise: Postfach A, Eingang 5, Bearbeitung 6, Erledigt 10 etc.
Solange die Struktur dabei ist könnte man natürlich auch einfach alles nehmen.


Gibt es eine Möglichkeit zum exportieren der Ansicht ? ggf. erst nach Excel dann nach Access.

[umi]

Ja, geht
z.B. hier https://www.openntf.org/main.nsf/project.xsp?r=project/Export%20any%20View%20to%20MS%20Excel

[michi_88]

Hallo umi,

erstmal danke!
Leider gibt es keinerlei Anleitung, nur par Screenshots.

Wenn ich die .ntf Datei mit Notes öffne, kommt der Export View to Excel V1.2 Template und oben kann auf Aktionen -> MC Excel ausgewäht werden und ich kann diese Ansicht nach Excel exportieren. Um jetzt eine andere Mail Datenbanken auszulesen müsste ich laut Screenshots, dort wieder auf Aktionen -> MC Excel wählen - Feld ist aber nicht da.

Müssen erst Berechtigungen an den Agenten vergeben werden oder habe ich nicht genug Rechte in meinen Datenbanken oder wieso sehe ich den Button nicht ?

Ich habe schon fleißig gegoogelt, kann aber leider nix dazu finden.

[koehlerbv]

Der entscheidende Satz steht gleich an erster Stelle, wenn man die OpenNTF-Projektseite öffnet:

Template contains drop in ready design elements that allow developers to quickly add export to MS Excel capability to any notes view.

Hierbei handelöt es sich also um Designelement, welches man in eine andere Domino-Anwendung (hier: Ansicht oder Ordner) kopieren kann, um es dann dort als Aktion zur Verfügung zu haben.
Das bedeutet aber auch:
- Man muss es gerade - bei den gegebenen Anforderungen - selber anpassen. Das bedeutet (wie üblich und allgemein als sehr angenehm empfunden): Notes / Domino ist Middleware, es kann Kaffee kochen - man muss es ihm nur beibringen. Was wiederum Programmierkenntnisse voraussetzt. In diesem Fall vermutlich tiefer greifende.
- Der verlinkte Code ist nicht geeignet, alle Ansichten und Ordner einer DB auf einen Rutsch zu exportieren. Der müsste in jedes entsprechende Designdokument einzeln kopiert und dann ausgeführt werden. Und wenn ich die Anforderung richtig verstehe: In diesem Fall muss das dann für jede DB gemacht werden.

Die Fragestellung des Threads wirft selbst noch Fragen auf:
- Was wird unter "Struktur" verstanden?
- Wie gut sind die Kenntnisse ist Notes / Domino? Sind wesentliche Basics wie "Dokumente", "Design" und die Bedeutung der unterschiedlichen Designelemente klar?
- Wenn man einen Export "entsprechend einer Ansicht / Ordner" verlangt, bekommt man auch nur das, was dort angezeigt wird. Ist das Bewusstsein da, dass in einem Dokument einer Mail-Datenbank (je nach Typ des Dokuments) noch sehr viel mehr Angaben stecken?

Wenn ich den Ursprungspost richtig verstanden habe, wird eigentlich ein spezifischer Report über die Anzeigen in Ordnern und Ansichgten der MailDBs verlangt. Und das muss man sich entweder selber programmieren oder diese Leistung fertig oder ganz spezfisch dazu kaufen. Out of the box geht da nix, da man sich ja alles selber machen kann.

Bernhard

[michi_88]

Ich weiß das der Agent/ Code in jede DB einzeln kopiert werden muss. Meine Frage ist nur wie ? Code umschreiben kriege ich wohl hin.

-Struktur -> Ordner Struktur
-Kentnisse in Notes sind eher Grundkentnisse. Kenne mich sehr gut in MS Access aus und generell Informatik. Fachwissen ist vorhanden.
-Ich brauche auch nur das was dort angezeigt wird. Im Endeffekt zähle ich später in MS Access die Anzahl der Emails in den einzelnen Ordnern.

Den Report baue ich selber in MS Access - das ist kein Problem. Nur muss ich vorher in Notes die Daten exportieren. Dafür muss ich, wie oben erwähnt, wissen wie ich die Domino-Anwendung kopiere in die einzelnen DBs ?

[Peter Klett]

Ich weiß das der Agent/ Code in jede DB einzeln kopiert werden muss....

Du weißt auch, dass man Maildatenbanken idealerweise designmäßig nur dann anfasst, wenn es absolut nicht anders geht?

Du willst die Anzahl von Dokumenten aus verschiedenen Maildatenbanken und darin in verschiedenen Ordnern reporten? Und weil Du Dich in Access auskennst, sollen dazu alle Mails aus den zugriffsgeschützten Maildatenbanken in eine Access-Datenbank kopiert werden? Würde das jemand bei uns machen, würde ich ihn mit Hilfe des Datenschützers aus dem Haus jagen.

Was Du brauchst, ist ein Agent, der - mit entsprechenden Rechten ausgestattet - über die relevanten Datenbanken läuft und die Ergebnisse zusammenrechnet. Dann hast Du mit einem Klick den Report fertig und änderst das Design keiner einzigen Maildatenbank. Und es kostet Dich nicht Deinen Job (sofern die Auswertung mit einem evtl. vorhandenen Betriebsrat abgestimmt ist) ...

Sorry für den harten Ton, aber m.E. bist Du völlig falsch unterwegs.

[michi_88]

Ich glaub ich wurde missverstanden.
Ich will nur die Ansicht haben, wie es die Anwendung oben schon macht. Heißt im welchen Ordner ist die Mail, Absender, Empfänger, Datum.
Was in den Emails drinnen steht oder Anhänge sind völlig bedeutungslos und werden nicht gebraucht. Es geht hier außerdem nicht um Private Emails sondern von Dienstleistern.

Die Lösung mit den Agenten hört sich auch gut an. Gibt es für so etwas ein Beispiel ? oder gar eine Anleitung ?

[Tode]

"nur" Absender, Empfänger, Datum, Ordner.... Du solltest DRINGEND mit Eurem Datenschutzbeauftragten reden... Denn schon dieses "nur" sind hoch schützenswerte Daten... Ihr solltet Euch dringend mit der neuen Eu- Datenschutzverordnung vertraut machen... denn ab Mai kann so ein Stunt Eure Firma richtig Asche kosten...

Der Agent ist ganz easy zu schreiben:

Du nimmst aus der aktuellen NotesSession ein NotesDBDirectory, durchläufst darin alle NotesDatabase- Objekte und prüfst, ob FilePath mit "mail\" beginnt. Wenn ja, dann läufst Du über alle NotesDatabase.Views und ziehst Dir da die Informationen über ViewName und EntryCount...

Alles in allem keine 100 Zeilen Code. Aber ohne jegliches Grundwissen trotzdem für Dich wohl unerreichbar.

Notes / Domino ist ein professionelles Werkzeug, und hier im Forum tummeln sich Leute, die sich entweder selbst mit dem Zeug rumschlagen oder das sogar anderen als Dienstleistung anbieten, solche Probleme für sie zu lösen.
Ich z.B. verdiene mein Gehalt damit, solche Dinge für meine Kunden zu implementieren. Insofern wirst Du hier -wie in der gesamten Notes - Gemeinde- Hilfe zur Selbsthilfe bei konkreten Fragen bekommen, aber ziemlich sicher keinen fertigen Code (es sei denn, den hat grade jemand eh greifbar und er ist so trivial, dass man ihn hier postet)...

[Peter Klett]

Torsten war schneller, ich hatte bis jetzt keine Gelegenheit dazu.

Wenn Du Beispielcode brauchst, schau Dir die Designerhilfe an, da gibt es zu nahezu allen Klassen brauchbare Beispielscripte. Die relevanten Klassen hat Torsten genannt.

[Pfefferminz-T]

"Code umschreiben kriege ich wohl hin."

Sorry aber das bezweifle ich bei der Aussage "Ich weiß das der Agent/ Code in jede DB einzeln kopiert werden muss. Meine Frage ist nur wie ?"

nix für ungut, aber holt euch einen Dienstleister, der die Aufgabe für euch löst.

[atbits]

 
... manchmal vermisse ich den "I Like" Button ...

so ist das also, wenn man hartnäckig da sucht, wo das Licht brennt, anstatt dort wo man den Schlüssel verloren hat ...

[Andrew Harder]

"nur" Absender, Empfänger, Datum, Ordner.... Du solltest DRINGEND mit Eurem Datenschutzbeauftragten reden... Denn schon dieses "nur" sind hoch schützenswerte Daten... Ihr solltet Euch dringend mit der neuen Eu- Datenschutzverordnung vertraut machen... denn ab Mai kann so ein Stunt Eure Firma richtig Asche kosten...

Ich ergänze mal...

Maximal Geldbuße:
Laut BDSG (bis 24. Mai 2018) bis zu 300.000 Euro, mit der EU-DSGVO (ab 25. Mai 2018) 4% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes, mit Deckel nach unten von 20 Millionen Euro.
Ach ja, 2 Jahre Knast kann man auch noch dazu bekommen.
Das ist keine Rechtsberatung, nur eine gut gemeinte Warnung.

Ich hoffe mal die Anforderung hast Du schriftlich und die Freigabe des Betriebsrates und des Datenschutzbeauftragten auch.
Und es ist hoffentlich allen Beteiligten klar, das das alles dann mit der EU-DSGVO nicht mehr ausreichen wird.

Das ist kein Spaß.