Problem: Abwesenheitsnotiz für eine gewisse Zeit für gelöschte User

[Maago]

Folgendes Problem:
Unser Kunde möchte Mails, die von extern an gelöschte User adressiert sind, mit einer Standard Mail beantworten. Dort soll dann drinstehen:
"Die von ihnen adressierte Person hat das Unternehemn verlassen. Bei Fragen wenden sie sich ... usw .. usw".
Leider kann ich den Standard NDR, den Notes zurückschickt nur minimal über das Router Control beeinflussen (kleinen Text anhängen).

Hat jemand Ideen, wie man das Problem lösen könnte?

[eknori]

Eigenen ExtensionManager ( c++ ) schreiben, oder auf Drittanbieter Tools ( z.B. BCC MailProtect ) zurückgreifen.

[Maago]

Könnte man auch die NDRs in der Router Mailbox liegenlassen und per Agent diejenigen dann raussuchen, die relevant sind?

Ich hab da noch eine weitere Idee ..
Wie wärs die gelöschten User in ein weiteres Adressbuch zu schreiben und als Mail-DB ein Postfach angeben, in dem ein Agent die Antworten schickt. Das weitere Adressbuch dann per DA einbinden .. aber dann sind die User ja auch adressierbar im Notes Client .... kann man die irgendwie verstecken ?

[Andrew Harder]

Mann könnte die Leserechte der Dokumente auf die Server und Admins einschränken bei diesen Dokumenten, dann sieht der normalen User diese nicht.
Auf Dokumentenebene, nicht ACL.

Ganz wichtig ist es dann aber, das diese dann auch mal nach eine gewissen Zeit gelöscht werden. In der Regel sind alle begeistert aber letztendlich löscht dann doch niemand.
Daher einfach ein Löschdatum z. B. mit Erstellungsdatum + 3 Monate in das Dokument einpflegen und ein Agent der die Dokumente dann bei Erreichen des Löschdatums automatisch löscht.

[DominoDancing]

Hallo Maago,

ja, die Verwendung einer Mail-In-Datenbank mit gleicher Internet-Mailadresse wäre hier denkbar. Dann könnte ein Agent bei externem Maileingang diese Benachrichtigungen übernehmen. Außerdem könnte der Agent dann auch zusätzlich die Weiterleitung an den Nachfolger / Vertreter übernehmen.

Hier wäre ja dann eine einzige physische nsf-Datenbank für alle abgegangenen (gelöschten) Mitarbeiter ausreichend, wenn im DD die verschiedenen Internetmailadressen der Mail-In-Datenbanken auf eine einzige nsf-Datei verweisen.

Wenn man dann die Mail-In-Datenbanken selbst kryptisch benennt (also anstelle Max Mustermann z.B. $Max Mustermann oder je nach Bedarf auch $Abgang1 oder §LSMF ), damit diese bei der Adressierung durch interne Mitarbeiter nicht mehr sofort aufgefunden werden können, sollte dies ausreichend sein.

Zusätzlich könnte man ja dann auch noch per Agent bei internem Maileingang den Absender entsprechend benachrichtigen und auf den Administrator verweisen o.Ä..

Liebe Grüße
René

[Maago]

perfekt, so klappts !
Danke

[J Parlin]

... kann man das nicht einfach mit dieser OPEN-NTF - Team-Mailbox ( Schablone ) machen ?
Dort kann man beliebig eine Message hinterlegen ( Mitarbeiter ist nicht mehr inder Fiama etc. ), die durch den Agenten dort zurück gegeben wird !?

[Pfefferminz-T]

Mit einem Agent kann ich die Nachricht halt besser personalisieren und auf den angeschriebenen Empfänger referenzieren.

[hallo.dirk]

Nur so am Rande, da ich nicht weiß wie euer Kunde eMails versendet:

Die Gefahr bei solchen Aktionen ist immer, dass der Versender solcher Nachrichten Gefahr läuft auf Blacklisten zu landen.
Es gibt sogar Listen, die gezielt darauf achten ob "en masse" beantwortet werden.

[Pyewacket]

Ich hatte das vor einigen Jahren so gelöst daß ich aus den eingehenden Maildokumenten
einen NDR mit entsprechendem Hinweistext erzeugt und diesen in die mail.box kopiert hab.
Für den Absender sah das dann so aus wie eine reguläre Zustellfehlermeldung.
Zusätzlich gabs noch eine Tabelle mit Key Sender+Empfänger wo der letzte gesendete NDR
vermerkt war. Um Loops zu verhindern wurde höchstens alle xx Minuten ein NDR erzeugt.