Ressourcenbesitzer bei Absagen informieren?

[schroederk]

Hallo,

ich glaube, dass wir das Thema schonmal hier hatten, finde es aber leider nicht und eine Lösung gab es damals, glaube ich, nicht.

Nichstsdestotrotz kommt es bei uns offenbar immer wieder vor, dass Räume reserviert werden.
Die Ressourcenbesitzer werden informiert, planen daraufhin alles (Bestuhlung, Getränke, Essen, Hand-Outs, etc.)
und erfahren dann nicht, dass der Ersteller die Reservierung bereits wieder abgesagt hatte.
Bestuhlung etc. ist zwar ärgerlich wegen dem unnötigen Aufwand, aber bei bestelltem Catering kann das schonmal Geld kosten.

Wir wollen das einfach zukünftig vermeiden und den Ressourcen-Besitzer bei Absagen ebenso wie bei den Reservierungen informieren.

Wie habt ihr das gelöst? Den Ressourcen-Besitzer immer mit einzuladen ist ja keine Lösung.
Habt ihr eine Parallele Datenbank mit den Terminen und ein Agent prüft regelmäßig, ob es in der "Backup-DB" Einträge gibt, die es in der Ressourcen-DB nicht (mehr) gibt?

Würde mich über Eure Ideen freuen.

[schroederk]

Falls sich jemand mit dranhängen möchte:

SPR # WSCN4PTRAJ, Enhancement: resource owner should be notified if a resource is canceled.

Nichtsdestotrotz weiterhin die Frage, wie geht ihr damit um? Akzeptiert und ausgesessen? Third-Party Produkt im Einsatz?
Etwas selbstprogrammiertes? (Wobei sich mir hier die Frage stellt, ob man mit Boardmitteln mitbekommt, wenn eine Reservierung abgesagt wird, ohne die Mail-Schablone der Benutzer anzupassen.)

[Pfefferminz-T]

Bei keinem meiner Kunden ist das Buchen einer Ressource direkt mit den Aktivitäten verbunden, die Du beschreibst. Bedeutet bei Buchung eines Raums oder eines Beamers ist auch nur das reserviert.

[schroederk]

Bei keinem meiner Kunden ist das Buchen einer Ressource direkt mit den Aktivitäten verbunden, die Du beschreibst. Bedeutet bei Buchung eines Raums oder eines Beamers ist auch nur das reserviert.

Das habe ich auch nicht in Frage gestellt.

Wenn ein Benutzer eine Besprechung mit einer Ressource plant, dann bekommt bei uns der Verantwortliche (also der/die Ressourcen-Besitzer) eine Information und muss/kann die Ressource freigeben. Erst dann ist bspw. der Raum reserviert.
Wenn aber später der Benutzer die Besprechung absagt, damit also auch die Reservierung absagt, dann erhält der Ressourcen-Besitzer darüber keine Information. Und das sorgt bei uns immer wieder zu Unmut, da eventuell die Bestuhlung aufwändig umgestellt wurde, womöglich Unmengen von Kaffee gekocht  oder sogar Essen bestellt wurde.

Was also fehlt: Der Ressourcen-Eigentümer soll informiert werden, wenn eine Ressouce abgesagt wird.

[(h)uMan]

Die Anforderung wurde hier schon mal thematisiert:

https://atnotes.de/index.php/topic,45936.0.html
https://atnotes.de/index.php/topic,25933.0.html

Eine relativ einfache Lösung bei Absage einer Reservierung direkt in der Ressourcen-DB scheint möglich zu sein.
Bei Absage einer Reservierungen über Mail-DB eher nicht

[Tannibal]

Wir haben die Kaffee-Bestellung organisatorisch geregelt indem wir die zuständige Person bei jeder Besprechung als "Zur Kenntnisnahme" eintragen. In der Beschreibung steht dann "bitte Kaffee/Getränke für x Personen".
Vlt. wäre das für euch auch eine mögliche Lösung.