Projekt - MailIn DB mit Notes Bordmitteln

[NLA]

Hallo zusammen.

Folgende Problematik habe ich irgendwie zu lösen, am besten ohne Geld in die Hand zu nehmen für fertige Produkte/Programmierung ausser Haus:

Ein Abteilungsleiter möchte für einzelne Projekte von uns allen Mailverkehr automatisiert an einer Stelle sammeln. Dazu muss man jeweils einen eindeutigen Betreff für Mails einrichten, an den sich alle zu halten haben. (ich weiss das es allein daran scheitern wird wg. Vertippern, vorangestellten WG-Kürzeln, externen Mailern etc. )

Mails mit diesem Betreff sollen automatisiert (also über Regeln bei den entsprechenden Usern) in einer MailIn DB landen. Und dem nicht genug, in der MailIn DB sollen diese dann automatisch in entsprechende Projektordner verteilt werden (ebenfalls per Regel in manuell angelegte Ordner)

Von den ganzen organisatorischen Problemen mal abgesehn (wir haben ca. 1000 Projekte im Jahr), wo seht ihr da Notesseitig Probleme? Funktioniert Notes mit mehreren hundert Mailregeln noch zuverlässig? Die "Ordnergestaltung aktualisieren" unter "Aktionen" macht glaube ich auch ab mehr als ca. 500 Ordnern dicht , falls das mal nötig wäre. (und dann kann man nicht auch nur einen einzelnen Ordner aktualisieren)

Danke für jeden Hinweis, um ihm das Vorhaben auszureden.

Gruss
Mike

[MacSpudik]

Hallo Mike,

mhm, ein vollautomatisiertes Projektmanagement ... wer braucht da noch Menschen 

Also auf Anhieb, ohne viel darüber nachgedacht zu haben, fällt mir da ein:

- Wenn die eindeutigen Betreffmerkmale nicht eindeutig genug sind, werden Mails "automatisiert verarbeitet", welche gar nicht zum Projekt gehören. Meine Favoriten bei solchen Dingen sind Anwender, die sich vor Spam schützen wollen und alle Nachrichten nicht annehmen, welche das Wort "and" enthalten. Typische Serviceaufträge hierbei: Mails kommen nicht mehr an 

- Sollen die "ich-schieb-die-Mail-in-die-MailinDB" Regeln auf Maildatenbank- oder Routerebene laufen?
Hat beides sicherlich Vor- und Nachteile. Aber eines ist sicher: Je mehr Regeln ihr erstellen werdet, desto langsamer der Mailfluss, desto höher die Serverauslastung und desto unübersichtlicher am Ende das Regelwerk.
Ich persönlich sehe den Tilt, wenn nach einigen Monaten Projekte nicht mehr existieren oder neue hinzugekommen sind und nun alle Regeln angepasst werden sollen (vor allem, wenn die Regeln pro Benutzer, sprich Maildatenbank angelegt wurden).
Lustig wird auch das Troubleshooting, sollte eine Regel mal nicht funktionieren.

-Die Ordner
wie Du bereits geschrieben hast, wird irgendwann die Ordnerstruktur schlapp machen. Hier muss den Verantwortlichen mal wieder klargemacht werden, dass ein Ordner im Notes keine wirkliche Ablage, sondern eher eine Verknüpfung ist. Geht bei einem solchen Durchsatz was schief und die Dokumente müssen mühsam aus Alle Dokumente gefischt und neu zugeordnet werden, wäre das dann der endgültige Tilt.
Und sollte dann mal wieder die Outlook-Keule kommen: Ich glaube nicht, dass ein Exchange Admin so etwas umsetzen würde 

- Ein Projekt wird umbenannt oder Projekte werden zusammengeführt
Das soll es ja auch schoneinmal gegeben haben. Die bestehenden Regeln und Ordner anzupassen wird sicherlich unlustig.

Grüße von
Sebastian

[Bastel123]

Es werden wohl 100 Mailregeln unterstützt.

Hier noch ein paar Fragen:
Wie sollen die Mailregeln in den Mailboxen erzeugt werden?
Vom User oder irgendwie automatisch?
Oder willst Du Servermailregeln einsetzen?
Können die User Mailregeln löschen ohne sie vorher zu deaktivieren?
Gruß
Sebastian

[Tim Pistor]

Könnte vielleicht mit !!HELP!! gehen.

- Ein Ticket = ein Projekt
- Mailversand / Empfang & Zuordnung via Ticket-ID (Projekt-ID)
- Korrespondenz ist über die Mail-Akte einsehbar
- Mails ohne ID können manuell zugewiesen werden.
- zusätzlich können Aufgaben(ToDos) verwaltet werden
- Notizen / Projektstatus / Verantwortlichkeiten können hinterlegt werden
- Newsletter / Eskalationen etc. könnten relativ einfach konfiguriert werden

Um welche "Massen" wird es sich denn handeln?
- Anzahl Mails (gesamt pro Jahr / pro Projekt)
- Anzahl User (die nur Mails schicken / bzw. mit dem Tool arbeiten)
- Speicherzuwachs pro Jahr (Viele Attachments?)
- Wie lange müssen die Daten aufgehoben werden (Stichwort: Archivierung)

Disclaimer: Bitte das nicht als Empfehlung verstehen. Da gibts ordentliche (frustarme) Tools gegen Geld. Aber wenn man "frickeln" muss - dann wäre das evtl. eine Möglichkeit 

[Driri]

Wenn es ein Kennzeichen gäbe, daß für alle Projekt-IDs im Subject genutzt werden könnte, könnte man das Einsammeln der Mails vermutlich relativ einfach mit einer Server-Mailregeln und dem Journaling lösen.

z.B. als Suffix im Subject: "[P-" (also als Projekt-ID dann [P-12345], wobei für die Mailregel dann nur der Suffix relevant ist)

Damit würden dann die Mails weiterhin beim ursprünglichen Empfänger landen und zusätzlich via Journaling in eine zentrale Datenbank kopiert.

Die Verarbeitung dort würde ich bei der Menge an Projekten dann via konfigurierbarem Agent erledigen lassen. Da man so etwas dann natürlich selber programmieren muß, kann man sich dann auch Gedanken machen um Umbenennungen, etc. pp.