Was macht ihr mit User die längere Zeit abwesend sind?

[Matze69]

Hallo,
mich würde interessieren, was ihr mit Usern macht, die länger (> 6 Mon.) abwesend sind (z.B. Krankheit, Elternzeit etc.) ?

Denke es bringt ja nichts, wenn sie z.B. mit Mails zugemüllt werden, die bis zu ihrer Rückkunft eh abgearbeit, erledigt etc. sind.

Vielen Dank im voraus

[koehlerbv]

http://atnotes.de/index.php/topic,58130.0.html

[domino23]

Das sehe ich eigentlich nicht zwingend als meine Aufgabe an, da meine Finger reinzustecken...
So lange die Postfächer nicht überlaufen und der Indexer 2 Tage läuft, die Server überlastet sind oder der Plattenplatz eng wird oder dergleichen, lasse ich alles wie es ist.

Bei Elternzeit oder Krankheit müssen sich die Abteilungen ja ohnehin anders organisieren und wollen eine Weiter- Umleitung oder Zugriff auf das Postfach haben.


Max

[rambrand]

Ich bewundere eure Firmenphilosophie.
Wenn ich mich darauf verlassen würde, dass alles abteilungsintern geregelt wird ... oje

Und ich will jetzt nicht wieder mit dem Thema Sicherheit anfangen. Da fallen mir noch einige andere Gründe ein.
Also ich könnte das nicht so wie Du, einfach die Füße hoch und mich alles tangential berühren lassen.

Bye,
Markus

[domino23]

Bei >2000 Usern, was soll ich denn da machen?   Die User melden sich ja nicht bei mir persönlich ab.
Wenn man jeden User persönlich kennt, kann man das sicher organisieren...


Max

[RunRevilo]

Bei uns ist die Regelung so, dass wenn die Abwesenheit geplant ist, die Mitarbeiter ihren Abwesenheitsagenten selbst einstellen, mit einer Information an wenn man sich evtl.inzwischen wenden soll. Ist die Abwesenheit ungeplant (Krankheit) so aktivert der Admin den Abwesenheitsagenten, wenn die Abwesenheit 2 Wochen übersteigt.

Da wir ein Finanzdienstleistungsunternehmen sind, und je nach Abeilung die Mitarbeiter durch mail über Rundschreiben, neue Gesetzesverordnungen, Dienstanweisungen benachrichtigt werden, ist es aus unsere Sicht wichtig, dass der Mitarbeiter wenn er zurück kommt alle Informationen auch zur Verfügung hat.

Natürlich hat das zur Folge, dass der Mitarbeiter wenn er wieder bei der Arbeit ist, eine Menge ungelesene Mails hat und diese auch lesen sollte.
Bei uns haben sich die Mitarbeiter teilweise so organisiert, dass durch Mailregeln, schon eine gewissen Aufteilung von wichtigen und weniger wichtigen Informationen stattfindet und man den ersten Tag, sich einfach die wichtigen Sachen an sieht und den Rest halt nach und nach.

Oliver

[WildVirus]

Bei normaler geplanter Abwesenheit aktiviert der Mitarbeiter seinen OOO-Service, ggfls. mit Angabe eines Vertreters (sofern vorhanden). Außerdem sind Vertreter (sofern vorhanden) auf die Mail-DB zuzulassen.

Bei ungeplanter Abwesenheit informiert Chef die Hotline und von den Admins wird dann der OOO-Service aktiviert. Wenn zusätzlich auch Vertreter einzurichten sind, muss dies vorab vom Betriebsrat und von Bereich Sicherheit freigegeben werden.

Bei längerer Abwesenheit (Sabatical, MuSchu, Erziehungszeit etc.) kommt von SAP automatisch die Meldung. Diese wird an Chef zur Prüfung gegeben und der kann die Benutzerkennung (in allen Systemen, also nicht nur Notes) temporär sperren lassen. Die meisten veranlassen die Sperrung, so meine Erfahrung. Da IBM hierfür keinen Mechanismus vorsieht, wird einfach das Personendokument aus dem NAB in eine gesonderte Datenbank verschoben und kann bei Bedarf schnell wieder zurückgeholt werden.

[MacSpudik]

Hallo allerseits,

Bei längerer Abwesenheit (...)
Da IBM hierfür keinen Mechanismus vorsieht, wird einfach das Personendokument aus dem NAB in eine gesonderte Datenbank verschoben und kann bei Bedarf schnell wieder zurückgeholt werden.

D.h. der/die Anwender/in erhält keine neuen Mails mehr? Die DB wird also Stand jetzt eingefroren? Interessant.
Sperren könnte man den Account, sollten weiterhin Mails fließen, über eine Deny Liste (Gruppe ohne Zugriff) im NAB.

Bei uns werden die Maildatenbanken bei längerer Abwesenheit i.d.R. gelöscht. Dies entscheidet die entsprechende Abteilungsleitung des Benutzers. Hintergrund: Jeder Notesbenutzer kostet eine Pauschale und viele möchten an dieser Stelle Geld sparen. Zudem ist oft nicht klar, ob die Personen wirklich wieder zurückkommen, nach dem Motto: 1. Kind, 2. Kind, das Leben ist schön ...  ich komm nicht mehr

Ansonsten läuft es bei uns wie bei den anderen:

"Bei normaler geplanter Abwesenheit ..."
Dito

"Bei ungeplanter Abwesenheit ..."
Dito

Grüße von
Sebastian

[WildVirus]

N'abend,

D.h. der/die Anwender/in erhält keine neuen Mails mehr? Die DB wird also Stand jetzt eingefroren? Interessant.

Jau, was nützt es, wenn ein Mitarbeiter aus der Elternzeit zurück kommt und hat 5.000 Mails, die über irgendwelche Verteiler oder sonst wie verschickt wurden ? Belegt außerdem unnötigen Speicherplatz.

Sperren könnte man den Account, sollten weiterhin Mails fließen, über eine Deny Liste (Gruppe ohne Zugriff) im NAB.

Seitwann kann ich jemand, der keinen Zugriff mehr hat, nicht mehr anmailen ? Das wäre mir absolut neu. Dass das ID-File Emil Meier keinen Zugriff auf den Server hat, ist nicht gleichbedeutend mit "Emil Meier" darf nicht angemailt werden.

[MacSpudik]

Moin,

ja, anmailen kann man die Person natürlich noch; sorry, wenns ichs zuvor unklar ausgedrückt habe. Ist halt ein anderer Ansatz. 

Gut, die Definition von "Sperren" ist ein weites Feld.
Unter Sperren verstehe ich quasi den Zugriff der Person auf die Serverinfrastruktur, wobei alle sonstigen Aktivitäten wie bspw. Mailempfang noch funktionieren.
Somit hat der Delegierte die Chance, weiterhin die Mails im Postfach des Betroffenen zu bearbeiten, während dessen Abwesenheitsagent prinzipiell erstmal über dessen Abwesenheit informiert.
Der andere Ansatz über das Personendokument unterbindet, wie bereits beschrieben, auch den Mailempfang.
Der dritte Ansatz, das Löschen von Personendokument, MailDB usw. ist halt die Keule. Die wird bei uns gerne aus kostengründen eingesetzt. D.h. kommt die Person irgendwann vielleicht einmal zurück, sind die alten Mails weg. Die Entscheidung ob 1. oder 3. Variante treffen bei uns die entsprechenden Abteilungs, - Bereichs-, etc. Leiter, d.h. die, die für die Kosten und das Personal verantwortlich sind.

Grüße von
Sebastian