Ordnerinhalt vergleichen

[rlackner]

Hallo zusammen,

Ich stehe im Moment vor folgendem Problem:

jeder unserer Mitarbeiter hat die Ordner in seiner Maildatenbank nach Projektnummer eingeteilt uns sammelt dort die zugehörigen Mails.
Zusätzlich gibt es eine allgemeine Maildatenbank, die die gleiche Ordnerstruktur enthält und auf die alle Zugriff haben.

Bisher haben alle Mitarbeiter händisch die Mails in den jeweiligen Ordner in der allgemeinen Datenbank verschoben.
Da das aber ziemlich umständlich ist, würde mir hier eine automatische Lösung vorschweben, in der die Ordner in den verschiedenen Maildatenbanken (die ja gleich heißen), verglichen werden und automatisch das Mail in den Ordner kopiert wird.

Hat jemand von euch eine Idee, wie sich das am besten lösen lassen würde.

Danke im Voraus.
Robert

[WildVirus]

Hallo Robert,

mit Verlaub - wer hat sich denn das ausgedacht ?

Oder ich habe es falsch verstanden.

Bei mir kommt an, dass n Mitarbeiter in ihren Datenbank die gleiche Ordnerstruktur haben und es zusätzlich eine zentrale MailDB gibt, die alle Mails beinhaltet.

Mir fällt grad keine treffendere Beschreibung als "schwachsinnig" ein. Sorry !

Habt Ihr Euch noch nie mit Vertretungsberechtigungen oder der Nutzung von Mailindatenbanken befaßt ?

Warum alle Mail in der persönlichen und der zentralen DB ? Was ist der Nutzen ? Außer Mengenrabatt beim Festplattenhersteller für die Server ?

Ja, es gibt fertige Agenten, mit denen einfach Dokumente von einer in eine andere DB verschoben werden können, mit etwas Scriptknowhow einfach auf reines kopieren abänderbar.

Wäre es nicht sinnvoller, pro Projekt eine Mail-In-DB zu nutzen oder sogar einen Teamroom ?

Was ist übrigens, wenn eine Mail an drei Mitarbeiter geht. Sollen dann drei Kopien in der zentralen ankommen oder die Mail nur einmal ?

Muss mal kurz den Kopf in den Sturm Xaver halten, vielleicht sehe ich dann klarer 

CU,
Axel

[cg-home]

Hi Robert,

auch wenn es Axel etwas krass ausgedrückt hat, würde ich auch eher eine andere
Vorgehensweise empfehlen. Bei unseren Usern hätte das mit den gleichnamigen
Ordnern schon nicht hingehauen.
Vielleicht kannst Du ja auch noch etwas ausführlicher Schildern was das "Projekt"
ist und die Inhalte von den Mails. Kommen diese von extern oder Intern usw.

Wir haben für uns z.B. ein zentrale DB in denen die Entwicklungs-Projekte verwaltet
werden. Also eine eindeutige Nummer, wer ist der Projektleiter und die Teammitglieder,
der Status und Meilenstein und auch die Kosten. Zu jedem Projekt gibt es dann eine
spezielle Projekt-Arbeits-DB in der auch die oben genannten Daten angezeigt werden.
In der Projekt-Arbeits-DB sind dann die ganzen Infos enthalten von Besprechungsprotokollen
bis hin zu Anleitungen, Mails, Bilder und CAD-Daten. Diese Infos werden dann per Mail mit
einem Dok-Link an die einzelnen Empfänger verteilt.
Die Link-Mails können dann wieder gelöscht werden.
Ob so etwas für Euch sinnvoll ist, kommt natürlich auf Eure Projekte an.

Gruß Christian

[Thomas Schulte]

Ich sehe es ähnlich wie meine Vorredner. Der Ansatz ist an und für sich schon falsch.

Zu versuchen eine Struktur über N Mail Anwendungen gleich zu halten und dann auch noch Dokumente automatisch in die entsprechenden Ordner zu verschieben, mag technisch sogar möglich sein. Es ist aber ein Organisatorischer Irrsinn.

Sinnvoller erscheint mir hier der Einsatz von Projektbezogenen Teamrooms, wenn man unbedingt im Domino Umfeld bleiben möchte. Oder sogar ein komplettes Dokument Management System außerhalb von Domino. Das kann mit einer Notes Integration ausgerüstet sein. Und die Daten dann jedem der Zugriff darauf haben muss zur Verfügung stellen.

[rlackner]

Guten Morgen allerseits,

Grundsätzlich habt ihr natürlich recht, dass die ganze Sache etwas umständlich ist, aber das hat folgende Gründe:

Wir benützen ein Dokumentenverwaltungssystem, das bei unserer Bauleitung die Mails zugehörig zu den Projekten ablegt.
Mit der neuen Version dieses Programms kann es auch automatisch die Mails absaugen und in die jeweiligen Projektverzeichnisse einsortieren, was für einen Bauleiter, der am Tag zwischen 50-100 E-Mails kriegt, sehr von Vorteil ist.
Das Problem ist nur das dieses Programm das nur bei einem Mailbenutzer gleichzeitig beherrscht => daher die allgemeine Maildatenbank.
Zusätzlich müssten auch die Bauleiter den Betreff des Mails ändern (Gewerkenummer voranstellen), da dies am iPad mittels Traveler nicht möglich ist kam mir die Idee, das die Betreffänderung über einen Agenten im Hintergrund laufen.

Ich hoff ich erkläre das verständlich:
Bauleiter schiebt am iPad das Mail in den Projektordner (Unterordner mit Gewerkenummer) => wird abgesaugt und auf die allgemeine Maildatenbank verschoben (Gewerkenummer wird dem Betreff vorangestellt) => dann saugt das Dokumentenverwaltungssystem die Mails ab und sortiert sie ein.

Ich weiß das klingt jetzt sehr umständlich und das ist es wahrscheinlich auch, aber eine bessere Lösung ist mir bisher nicht eingefallen.
Ich bin aber für jeden Vorschlag offen.

Danke
Robert

[Thomas Schulte]

Ok Traveller anpassen geht meines Wissens nach nicht.

Mit INotes hättest du die Probleme nicht. Das kann man dahingehend anpassen, das du zusätzliche Informationen in der Mail mit abspeicherst. Da könntest du auch die Prjojektnummern mit einbeziehen.

Alternativ wäre eine eigene Anwendung denkbar, die du neben dem Traveller auf die Smartphones aufspielst und die sich der Daten aus dem Mail System des Anwenders bedient um dasselbe zu erreichen. Das ist aber für die Benutzer umständlicher.

Dann wäre da noch die Möglichkeit für jedes Projekt eine eigene MailIn DB anzulegen und die Benutzer darin zu schulen Mails zielgerichtet weiterzuleiten. Das ist aber ähnlich Fehleranfällig wie das Verschieben in Ordner, das ich übrigens immer noch nicht für sonderlich zielführend halte.

Außerdem würde ich mit dem Hersteller des DMS reden. Das was du schilderst (nur eine Mailbox abfragen) kann ja wirklich nicht sein. Wir haben selbst ein DMS im Angebot und das kann schon seit langem mit beliebig vielen Mail Konten umgehen.

[pram]

Da es mit Traveller funktionieren soll/muss hast du da nicht viel Möglichkeiten die Mails zu "taggen" außer weiterzuleiten und in Ordner verschieben.

Evtl wäre es möglich, dass ein periodischer Agent alle Ordner in allen Mail-DBs nach neuen Mails scannt und diese Mails dann an das DMS weiterleitet und z.B. den Ordnernamen im Betreff ergänzt.

Die weitergeleiteten Mails müssen dann natürlich mit einem Flag gekennzeichnet werden, damit sie nicht erneut weitergeleitet werden.
Alternativ kann die Mail auch aus dem Ordner entfernt oder komplett werden, falls dies gewünscht ist (sie liegt ja im DMS)

Ich befürchte aber, dass man schon etwas Know How in so einen Agenten stecken muss, damit auch die Serverlast gering bleibt:
Periodische Agenten in den Mail-DBs könnten z.B. alle Dokumente ansehen, die sich seit den letztem Lauf geändert haben und sofern FolderReferencesEnabled=TRUE auch relativ schnell feststellen, in welchem Ordner diese liegen.

Gruß
Roland

[rlackner]

Hallo zusammen,

Erstens einmal Danke für euren Input, durch diesen konnte ich mir einen etwas differenzierten Blick auf die Problematik gönnen.
Das das ganze aber leider schon mit 01.01.2014 fertig sein muss,
und der Hersteller des DMS nicht wirklich die "Schnelligkeit in Person" ist,
muss ich jetzt für die vorgefertigte Schnittstelle die diese mir anbieten eine Lösung finden.
Und diese ist ja wie gesagt leider diese allgemeine Maildatenbank.

Ich werde es also zuerst einmal mit der Periodischen-Agenten-Lösung probieren.
Bei meinem gestrigen Versuch hatte ich nur noch das Problem das wenn ich mit den NotesDatabase.Views arbeite
und mit isFolder die einzelnen Ordner miteinander vergleiche,
auch die allgemeinen Folder wie ($Inbox) u.Ä. miteinander verglichen werden
und dadurch eigentlich alle Mails kopiert werden.
leider ist das nicht das gewünschte Ergebnis.

Gibt es also eine Möglichkeit nur die selbst erstellten Ordner durchzugehen?

Danke
Robert

[Peter Klett]

Da die Namen aller Ordner, die auch in der Schablone vorhanden sind, in Klammern gesetzt sind, könntest Du einfach alle diese Ordner ausschließen.

Alternativ könnte der Agent als Vergleichsdatenbank die Mail-Schablone nehmen. Ist ein gleichnamiger Ordner nicht in der Schablone enthalten, ist es ein manuell erstellter.

[ascabg]

Hallo,

Oder Du steuerst ueber ein Konfig-Dokument fuer den Agenten, welche Ordner auszuschliessen sind.


Andreas

[rlackner]

Hallo zusammen,


An dieser Stelle nochmal ein Danke, denn mittlerweile funktioniert der Agent.
Die allgemeinen Ordner filtere ich, wie von Peter erwähnt mit einem StrLeft nach der Klammer, raus.
Sehr komfortabel ist es zwar nicht aber es funktioniert zumindest einmal. (sehr langsam)

Mir kam während des Programmierens noch eine Idee:
Ich kann zwar auf dem Traveler den Betreff eines Dokumentes nicht ändern, aber ich kann es Weiterleiten und ihn dort ändern.
Wenn es jetzt noch eine Möglichkeit gäbe das weitergeleitete Mail zu verarbeiten, könnte man ja die Felder des aktuellen Mails mit dem Inhalt des weitergeleiteten Mails überschreiben.

Im Sinne von Subject = Subject von weitergleiteten Mail
usw.

Grundsätzlich müsste man diese Informationen ja aus dem Body auslesen können, oder?

schöne Grüße
Robert

[pram]

Weitergeleitete Mails haben im Feld $REF die UNID des Originaldokumentes drin.
Bin mir nicht sicher, ob man das Feld direkt auslesen kann, mit "x = Evaluate("@Text($REF)",doc)" sollte es aber gehen

Gruß
Roland

[Tode]

@Roland: Dem ist leider nicht so... $Ref wird nur für Antworten, nicht für weitergeleitete Mails befüllt (deshalb fallen weitergeleitet Mails auch aus der Konversation raus)...

[pram]

@Torsten, ich habs aber ausprobiert. Mit traveler eine mail an eine andere Mailbox weitergeleitet. Dabei wurde ein $ref feld angelegt. (vermutlich weil es in der eigenen DB als Antwort abgelegt wird)

Wie es bei "normal" weitergeleiteten Mails ist hab ich nicht ausprobiert.

Gruß Roland

[Tode]

Ah sorry... Ich sprach vom Notes- Client.. Traveler habe ich selbst noch nie überprüft... Gut zu wissen.
Danke für die Aufklärung...

[pram]

Danke auch dir, das hat mich jetzt nämlich selber interessiert:

Normaler Mailclient (Notes 9)=> Die weitergeleitete Mail steht offenbar in keiner Relation zur Originalmail
Traveler (Android) => Die UNID der Originalmail taucht in diversen Feldern ($REF, $TUA) in der weitergeleiteten Mail auf.
INotes => UNID steht in $RFSaveInfo

Gruß
Roland

[Peter Klett]

Ich liebe durchgängige Konzepte 

[rlackner]

Hallo,

Ich habe das mit der UNID einmal getestet und bei jedem 4ten Mail scheint diese auch nicht zu stimmen.
Also dürfte diese Variante auch nicht ganz Zielführend zu sein.

So langsam komme ich zum Schluss, dass es insgesamt wahrscheinlich einfacher gewesen wäre für die wenigen Funktionen die wir von diesem DMS nützen, nichts Neues zu kaufen sondern einfach selber zu programmieren.

Na was solls, am Ende des Tages ist man immer schlauer  

Danke nochmal für eure Hilfe.
Robert