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rlackner:
Hallo zusammen,

Ich stehe im Moment vor folgendem Problem:

jeder unserer Mitarbeiter hat die Ordner in seiner Maildatenbank nach Projektnummer eingeteilt uns sammelt dort die zugehörigen Mails.
Zusätzlich gibt es eine allgemeine Maildatenbank, die die gleiche Ordnerstruktur enthält und auf die alle Zugriff haben.

Bisher haben alle Mitarbeiter händisch die Mails in den jeweiligen Ordner in der allgemeinen Datenbank verschoben.
Da das aber ziemlich umständlich ist, würde mir hier eine automatische Lösung vorschweben, in der die Ordner in den verschiedenen Maildatenbanken (die ja gleich heißen), verglichen werden und automatisch das Mail in den Ordner kopiert wird.

Hat jemand von euch eine Idee, wie sich das am besten lösen lassen würde.

Danke im Voraus.
Robert

WildVirus:
Hallo Robert,

mit Verlaub - wer hat sich denn das ausgedacht ?

Oder ich habe es falsch verstanden.

Bei mir kommt an, dass n Mitarbeiter in ihren Datenbank die gleiche Ordnerstruktur haben und es zusätzlich eine zentrale MailDB gibt, die alle Mails beinhaltet.

Mir fällt grad keine treffendere Beschreibung als "schwachsinnig" ein. Sorry !

Habt Ihr Euch noch nie mit Vertretungsberechtigungen oder der Nutzung von Mailindatenbanken befaßt ?

Warum alle Mail in der persönlichen und der zentralen DB ? Was ist der Nutzen ? Außer Mengenrabatt beim Festplattenhersteller für die Server ?

Ja, es gibt fertige Agenten, mit denen einfach Dokumente von einer in eine andere DB verschoben werden können, mit etwas Scriptknowhow einfach auf reines kopieren abänderbar.

Wäre es nicht sinnvoller, pro Projekt eine Mail-In-DB zu nutzen oder sogar einen Teamroom ?

Was ist übrigens, wenn eine Mail an drei Mitarbeiter geht. Sollen dann drei Kopien in der zentralen ankommen oder die Mail nur einmal ?

Muss mal kurz den Kopf in den Sturm Xaver halten, vielleicht sehe ich dann klarer  ;)

CU,
Axel

cg-home:
Hi Robert,

auch wenn es Axel etwas krass ausgedrückt hat, würde ich auch eher eine andere
Vorgehensweise empfehlen. Bei unseren Usern hätte das mit den gleichnamigen
Ordnern schon nicht hingehauen.
Vielleicht kannst Du ja auch noch etwas ausführlicher Schildern was das "Projekt"
ist und die Inhalte von den Mails. Kommen diese von extern oder Intern usw.

Wir haben für uns z.B. ein zentrale DB in denen die Entwicklungs-Projekte verwaltet
werden. Also eine eindeutige Nummer, wer ist der Projektleiter und die Teammitglieder,
der Status und Meilenstein und auch die Kosten. Zu jedem Projekt gibt es dann eine
spezielle Projekt-Arbeits-DB in der auch die oben genannten Daten angezeigt werden.
In der Projekt-Arbeits-DB sind dann die ganzen Infos enthalten von Besprechungsprotokollen
bis hin zu Anleitungen, Mails, Bilder und CAD-Daten. Diese Infos werden dann per Mail mit
einem Dok-Link an die einzelnen Empfänger verteilt.
Die Link-Mails können dann wieder gelöscht werden.
Ob so etwas für Euch sinnvoll ist, kommt natürlich auf Eure Projekte an.

Gruß Christian

Thomas Schulte:
Ich sehe es ähnlich wie meine Vorredner. Der Ansatz ist an und für sich schon falsch.

Zu versuchen eine Struktur über N Mail Anwendungen gleich zu halten und dann auch noch Dokumente automatisch in die entsprechenden Ordner zu verschieben, mag technisch sogar möglich sein. Es ist aber ein Organisatorischer Irrsinn.

Sinnvoller erscheint mir hier der Einsatz von Projektbezogenen Teamrooms, wenn man unbedingt im Domino Umfeld bleiben möchte. Oder sogar ein komplettes Dokument Management System außerhalb von Domino. Das kann mit einer Notes Integration ausgerüstet sein. Und die Daten dann jedem der Zugriff darauf haben muss zur Verfügung stellen.

rlackner:
Guten Morgen allerseits,

Grundsätzlich habt ihr natürlich recht, dass die ganze Sache etwas umständlich ist, aber das hat folgende Gründe:

Wir benützen ein Dokumentenverwaltungssystem, das bei unserer Bauleitung die Mails zugehörig zu den Projekten ablegt.
Mit der neuen Version dieses Programms kann es auch automatisch die Mails absaugen und in die jeweiligen Projektverzeichnisse einsortieren, was für einen Bauleiter, der am Tag zwischen 50-100 E-Mails kriegt, sehr von Vorteil ist.
Das Problem ist nur das dieses Programm das nur bei einem Mailbenutzer gleichzeitig beherrscht => daher die allgemeine Maildatenbank.
Zusätzlich müssten auch die Bauleiter den Betreff des Mails ändern (Gewerkenummer voranstellen), da dies am iPad mittels Traveler nicht möglich ist kam mir die Idee, das die Betreffänderung über einen Agenten im Hintergrund laufen.

Ich hoff ich erkläre das verständlich:
Bauleiter schiebt am iPad das Mail in den Projektordner (Unterordner mit Gewerkenummer) => wird abgesaugt und auf die allgemeine Maildatenbank verschoben (Gewerkenummer wird dem Betreff vorangestellt) => dann saugt das Dokumentenverwaltungssystem die Mails ab und sortiert sie ein.

Ich weiß das klingt jetzt sehr umständlich und das ist es wahrscheinlich auch, aber eine bessere Lösung ist mir bisher nicht eingefallen.
Ich bin aber für jeden Vorschlag offen.

Danke
Robert

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