Domino 9 und frühere Versionen > ND9: Entwicklung

Agent "Ausgewählte Dokumente löschen" will nicht

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smokyly:
Konnte ich so heute morgen nicht sehen. Die Datei hieß so wie "betreff".eml...

smokyly:
Es wäre hilfreich, du würdest mal das ganze Szenario in mehr als zwei Sätzen aufzeichnen.  Mir deucht, da wird lotus mal wieder nicht so genutzt, wie es sollte.
Wer legt die Quoten fest und warum?
Wie arbeiten die Benutzer am System?
Was soll schlussendlich erreicht werden?

Peter Klett:
Ich hatte mir eigentlich vorgenommen, mich nicht an dieser Diskussion zu beteiligen, aber irgendwie kann ich nicht anders...

Also, Ihr seid im "Finanzgewerbe", habt keinen Einfluss auf die Größe von persönlichen Maildatenbanken und wollt, eh Ihr Euch mit Eurem Dienstleister auseinandersetzen sollt, Mails oder deren Inhalte lieber irgendwo auf irgendwelchen Laufwerken ablegen.

Vermutlich habt Ihr Euch auch noch nicht darüber Gedanken gemacht, wie Ihr Euren Aufbewahrungspflichten nachkommen, den Zugriffsschutz sichern oder sonstigen Ansprüchen einer Revision genügen wollt.

Ich denke, Ihr solltet Euch erst einmal ein vernünftiges Konzept machen, wie Ihr arbeiten wollt. Wie sollen welche Dokumente organisiert werden, wer soll die lesen oder bearbeiten können, wielange müssen die aufbewahrt werden usw.?

Mit den Erkenntnissen baut Ihr Euch ein vernünftiges Dokumentenmanagement auf, das nicht auf persönlichen Maildatenbanken basiert, denn die haben mit verantwortungsvollem Umgang mit Dokumenten nichts zu tun (weder in Notes, noch in konkurrierenden Systemen). Dafür werdet Ihr dann auch nicht von der Revision oder anderen Aufsichtsorganen "an die Wand gestellt".

Soweit meine 5 Cent, mehr sage ich dazu nicht...

koelle:
Ich versuche das mal im erträglichen Rahmen zu definieren, aber trotzdem mehr als "2 Sätze" zu verfassen.

Erstmal vielen Dank für die Hinweise. Mir ist aber durchaus bewusst, dass ich mich im Rahmen von Vorgaben, Regularien, internen Anweisungen, Gesetzen, insbesondere dem Datenschutz und aufsichtsrechtlichen Gegebenheiten bewegen MUSS. Desweiteren haben wir unser Dokumentenmanagement durchaus organisiert und entsprechend mit einem Archivierungssystem hinterlegt.

Bei Lotus Notes läuft das jedoch anders. Die E-Mail Kommunikation dient lediglich der Beschleunigung der Kommunikation und allenfalls der Geschäftsanbahnung. Eigentliche Geschäfte unterliegen sehr stark der Regulation und bedarfen einer umfangreichen Dokumentation, z.B. Wertpapierhandelsgesetz und eines nicht minder umfangreichen Vertragswerkes. Weitere Gesetzesgebungen finden sich im bürgerlichen Gesetzbuch, dem Kreditwesengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und periphär noch weiteren legal gebenden Schriften. Rechtsgeschäfte per E-Mail schließen wir jedoch kategorisch aus, weil wir das auch müssen.

Alle Prüfungsinstanzen, sowohl unsere Datenkontrolle, die interne Revision als auch die externe Prüfung, die Aufsicht und alle staatliche Institutionen hätten uns schon lange erlegt, wenn wir hier "schlampern" würden. Aufbewahrungspflichten sind nicht nur genau definiert, sondern werden auch ständig überwacht (siehe obere Instanzen).

Warum den Speicherplatz nun beschränken? Der Notes Server wird nun an die Rechenzentrale verlagert und virtualisiert. Für den Speicherplatz muss dann bezahlt werden. Deshalb muss hier eine Regelung rein, um die Kosten entsprechend klein zu halten. Bevor Fragen kommen: Auf dem Filesystem gibt es eine Pauschale und da haben wir noch mächtig Platz, hier kann also noch viel reinverlagert werden.

Meine Bitte: Es ist nicht schlimm, wenn mir hier keiner helfen kann, das kann man ruhig sagen, ich finde das nicht schlimm. Aber dann sollte das man auch sagen. Ich habe hier ein Problem gepostet in der Hoffnung, dass jemand hilft, mehr nicht. Ich wollte eine technische Lösung, keine organisatorische. Die habe ich bereits.

smokyly:

--- Zitat von: koelle am 18.11.13 - 14:45:09 ---Schade. Notes erstellt jedesmal eine Datei namens unbenannt, unbenannt (1), unbenannt (2) usw. Wenn wenigstens ein Datum der E-Mail dabei wäre. Gibts weitere Möglichkeiten, bitte?

--- Ende Zitat ---

Ist in den Vorgaben "Beim Ziehen und Ablegen als EML-Datei speichern" aktiviert?

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