E-Mail Protokollierungsdatenbank

[beistrich]

Hallo!

Ich habe gerade eine Anforderung eines Kunden hereinbekommen, dass er eine Art E-Mail Protokollierung haben möchte.
Sprich, von bestimmten Absendern will er die E-Mails in einer eigenen Protokoll-Datenbank ablegen. (Zwecks Nachverfolgung o.ä.)
Dort sollen z.b. pro Absender der E-Mail Verlauf angezeigt werden.
Eine Ordner-Sortieren in der normalen Mailbox ist keine Option!

Ist sowas überhaupt möglich? Ich müsste irgendwie die E-Mail in eine Andere Datenbank kopiert bekommen und dort Kategorisieren. (Am besten mit einem Button in der Mailbox)

Hat schon jemand eine ähnliche Anforderung gehabt?

Danke im Vorhinaus!

[m3]

You can create content filtering rules for a server that define actions to take on certain messages. When a new message that meets a specified condition is deposited in MAIL.BOX, IBM® Lotus® Domino® automatically performs the designated action. Possible actions include journaling a message, moving it to a database, refusing to accept or deliver a message, changing the routing state of a message, or stopping the processing of subsequent rules. Rule conditions are based on content in the message headers or in the message body.

[beistrich]

Danke für die Antwort.
Das wäre natürlich eine Lösung.
Nur leider weis ich im vorhinein nicht, welche Absender für die Protokollierung interessant sind. (Habe ich nicht deutlich genug angegeben)

Gibt's eine Möglichkeit das auch "händisch" zu handhaben?

beistrich

[ascabg]

Hallo,

Nicht das ich wuesste.
Und auch kann ich mir nicht vorstellen, dass Du handisch "schnell" genug waerst. 

Oder du setzt erst einmal pauschal alle eingehenden Mail auf "Low Delivery Priority" und
faengst dann an zu arbeiten.
Jedoch werden Dir Deine User diese Aktion wahrscheinlich sehr uebel nehmen.


Andreas

[beistrich]

Ok, nein ich will nicht händisch/automatisch verschieben 

Ich hätte da an (wie schon oben erwähnt) einen Button gedacht, der das markierte E-Mail in eine andere Datenbank kopiert/verschiebt... (nicht Strg-C, Strg-V)

[ascabg]

Ja und wo willst Du diesen Button einbinden?

In der Mailbox des Users?
Der wird ihn wahrscheinlich so gut wie nie verwenden.

In der mail.box des Servers?

Auf jeden Fall ist ein Button eine haendisch auzuloesende Aktion.


Andreas

[Thomas Schulte]

Das was du programmieren willst, gibt es schon.
Zum Beispiel von Pavone. Da nennt sich das Knowledge Gateway.

[beistrich]

Danke Thomas,

Hat im ersten Moment hat das ziemlich gut ausgesehen.
Nur, wie befürchtet, geht das ablegen von E-Mails auch nur über Kopieren/Einfügen

Hier aus der Doku:

Code

3.5.3 Eingegangene E-Mail ablegen
1. Selektieren Sie in einer Ansicht Ihrer Mail-Anwendung die E-Mail, die Sie in der PAVONE Document Management-Anwendung ablegen wollen.
2. Klicken Sie im Menü auf Bearbeiten > Kopieren oder drücken Sie die <Strg>-Taste und <C>-Taste.
3. Öffnen Sie die PAVONE Document Management-Anwendung.
4. Klicken Sie im Menü auf Bearbeiten > Einfügen oder drücken Sie die <Strg>-Taste und <V>-Taste.
5. Öffnen Sie aus dem Register Dokumente die Ansicht Historie.
Dort finden Sie das neue Dokument unter dem Erstelldatum.

Ich hätte mir das eher so vorgestellt:
Ich bearbeite die Schablone eines Benutzer, dass er beim geöffneten E-Mail einen Button bekommt.
Drückt man diesen erscheint ein Popup Fenster indem man noch einige Daten Einfügen kann (z.b. Irgendeine Kennung, Kategorie ect.)
Dann fertig und die E-Mail wird in eine andere Datenbank abeglegt. (Eventuell auch als Embedded View in einem neuen Dokument - würde das gehen?)

[Driri]

Technisch möglich ist das natürlich. Entsprechendes Know How vorausgesetzt sollte das auch kein Hexenwerk sein.

Wobei das dann eigentlich auch nur ein Kopieren - mit Infos anreichern - Einfügen - Löschen im Original ist.

[ascabg]

Und wo soll die "embedded view" ihre Informationen herholen?
Wuerde dann doch das Mailfile des betreffenden Benutzers sein.

Was passiert dann aber, wenn jemand in der "Auslagerungs-Db" dieses Dokument mit der enthaltenen "embedded view" oeffnet, der
keinen Zugriff auf das Mailfile des entsprechenden Benutzers hat?

Also egal wie Du es im Moment drehst und wendest, wenn Du es so realisieren willst, wie Du es gerade geschildert hast, dann musst Du das Template des Mailfiles anpassen, wenn es denn fuer alle Benutzer gelten soll.


Andreas

[beistrich]

Ja, anpassen des Templates wäre kein Problem.

Für die Embedded View würde ich ja das komplette Mail in die neue Datenbank kopieren.
Eine EV würde mir gefallen, da ich ein Basisdokument mit eigenen Daten habe (Kategorie, Anmerkungen...) und das entsprechende E-Mail darunter in einer EV.

Ich denke das
http://searchdomino.techtarget.com/tip/Copy-email-and-attachments-to-a-Lotus-Notes-database-using-LotusScript
bringt mich schon etwas weiter...

[Driri]

Ich habe noch nicht so ganz verstanden, was Du überhaupt mit der Embedded View vorhast. Wenn Du das Mail in eine andere DB verschiebst und um Infos ergänzt, was soll dann überhaupt in der EV dargestellt werden ? Das wäre ja eine 1:1 Verknüpfung.

[beistrich]

Sorry, ich weis das ganze war jetzt ein wenig sehr verwirrend.

Habe jetzt eg eine ganz simple Lösung gefunden.

Ich habe eine neue Datenbank mit Mailschablone erstellt und alle Ansichten entfernt, die ich nicht benötige.

Die Nachrichten Maske habe ich mit einem Kategorie Feld (ect.) erweitert.

Der User kopiert jetzt händisch die zu Protokollierende E-Mail in die Datenbank und Kategorisiert sie anschließend (mit den zusätzlichen Feldern)

Zwar nicht schön, aber ging schnell und einfach 

[WildVirus]

Das geht viel einfacher - wir haben bei uns im Standardtemplate eine Funktion drin, die ausgewählte Mails (ob eine oder hundert) in eine Ziel-DB verschiebt. Ist das Ziel ein Teamroom, wird das ganze gezielt formatiert (passende Felder der TR-Maske wird abgefragt).

Damit arbeite ich täglich und ich kenne viele Kollegen, die das dauern nutzen um Mails in gemeinsame Töpfe zu verschieben, damit die Quote einhaltbar ist.

[ascabg]

Sorry, ich weis das ganze war jetzt ein wenig sehr verwirrend.

Habe jetzt eg eine ganz simple Lösung gefunden.

Ich habe eine neue Datenbank mit Mailschablone erstellt und alle Ansichten entfernt, die ich nicht benötige.

Die Nachrichten Maske habe ich mit einem Kategorie Feld (ect.) erweitert.

Der User kopiert jetzt händisch die zu Protokollierende E-Mail in die Datenbank und Kategorisiert sie anschließend (mit den zusätzlichen Feldern)

Zwar nicht schön, aber ging schnell und einfach 

Dann gestattet mir die folgende Frage.
Hast Du diese Aenderung - einfuegen des neuen Feldes - auch fuer die Antworten gemacht?
Dies Dokumente basieren nicht auf der MEMO-Maske.


Andreas