Team Mailbox

[Torge]

Hallo,

ich bin neu hier und habe mich erst einmal über die Suchfunktion zu meinem Problem zu informieren versucht, was mich auch schon weitergebracht hat. Leider bleiben noch viele Fragen offen.

Zur besseren Steuerung des Mailverkehrs benötige ich für meine Gruppe eine Team Mailbox. Eine Mail-In-DB hilft mir nicht weiter, da bei Mails als Absender die Team-Mailadresse und nicht nur die des Gruppenmitglieds, das die Mail versendet hat, erscheinen soll.

Ich hatte zunächst an eine Art Pseudo-Nutzer (o.a. Dummy) gedacht, der wie ein normaler Nutzer eingerichtet wird und alle Team-Mitglieder über die Vertretungsregelung entsprechende Berechtigungen erhalten, aber leider spielt dort unsere Interne Revision nicht mit, da bei externen Mails scheinbar nicht erkennbar bzw. nachvollziehbar wäre, wer die Mail letztlich verschickt hat (bei internen Mails taucht dann ja "gesendet von <Name Mitarbeiter>" auf, bei externen Mails jedoch nichts dergleichen).

Nach meiner Suche im Forum vermute ich, dass Lotus Notes selbst für dieses Problem keine Lösung parat hat.
Wie sieht es mit der Team-Mailbox von OpenNTF aus? Aufgrund einiger Foreneinträge könnte OpenNTF eine Lösung sein, allerdings habe ich hier auch schon negative Einträge ("Finger weg") zu OpenNTF gefunden.

Ich benötige auf jeden Fall eine Gruppen-Mail-Adresse,
- bei der Antworten auf Mails von dieser Adresse auch automatisch an dieselbe Adresse geschickt werden und nicht an die Adresse des Teammitgliedes, das die Mail verschickt hat
- bei der nachvollziehbar ist, welches Teammitglied eine bestimmte Mail von der Gruppen-Mail-Adresse versendet hat
- die seriös, sicher und vertrauenswürdig ist

Welche Möglichkeiten gibt es und wer kann mir etwas zu den Kosten dieser Varianten sagen?

Vielen Dank im Voraus!

Gruß
Mark

[WildVirus]

Hallo Mark,

herzlich willkommen.

Wir haben die Mail-Schablone schon vor Jahren so angepasst, dass sie -neben anderen Anpassungen- genau die Funktionalitäten hat.

Ist relativ wenig Aufwand und Ihr seid unabhängig von anderen.

Voraussetzung ist natürlich, dass bei Euch jemand Erfahrung in der Notesprogrammierung hat.

CU,
Axel

[Driri]

Hallo und herzlich Willkommen bei AtNotes,

wir setzen schon seit Jahren einige Lösungen von OpenNTF ein, unter anderem auch die Team Mailbox.

Worauf "Finger Weg"-Kommentare beruhen, kann wohl nur der Kommentator selber sagen, nachvollziehen kann ich das aus meiner Erfahrung nicht. Natürlich muß man sich darüber im Klaren sein, daß dort präsentierte Lösungen auf eigenes Risiko zum Einsatz kommen und Support maximal über das je Projekt vorhandene Disksussionsbord geleistet wird. Es schadet also nicht, wenn man im Haus gutes Entwicklungs-Know-How hat, um ggf. im Problemfall auch mal selber nachsehen zu können.

Zu Deinen konkreten Anforderungen : Diese ließen sich mit der genannten Team Mailbox realisieren.

- Absender und ReplyTo lassen sich in der Team Mailbox konfigurieren, d.h. Absender ist die Mail-In-Datenbank und diese erhält auch die Antworten. Der eigentliche Absender (also die Person) ist von außen nicht erkennbar.

- Die Information, welche Person eine Mail versendet hat, steht zwar nicht direkt sichtbar in der Maske. Man erkennt das aber im Zweifelsfall immer noch an Systemfeldern, z.B. $UpdatedBy. Außerdem gibt es das Feld "TeamEditors", wo der Name auch noch mal gespeichert ist.

- Die letzten drei Kriterien muß wohl jeder für sich bewerten. Für uns ist die Lösung auf jeden Fall seit mind. 2 Jahren ohne Probleme im Einsatz.

[Torge]

Hallo,

vielen Dank für die Antworten!

Eine Nachfrage habe ich noch.

Folgender Fall:
Ein Mitarbeiter hat unter Nutzung einer Notes-Vertretungsregelung aus dem Mail-Account eines anderen Mitarbeiters eine Mail an einen externen Empfänger verschickt. Im Gegensatz zu internem Mailverkehr sieht der externe Empfänger nicht, dass von wem die Mail wirklich versendet worden ist. Für ihn sieht es so aus, als hätte der Vertretene die Mail selbst versendet.
Gibt es intern eine Möglichkeit (z.B. für die EDV-Abteilung), festzustellen, auszulesen oder sonstwie, wer die Mail tatsächlich an den externen Empfänger verschickt hat?
Wenn ich es richtig verstanden habe, gibt es hier keine Möglichkeit!?

Gruß
Mark

[Driri]

Das hängt jetzt davon ab, wie der Vertreter die Mail versendet hat. Wenn er sich natürlich mit der ID des anderen Anwenders anmeldet, dann hat man keine Chance. Wenn er mit seiner eigenen ID aus der Mail-DB des Anwenders eine Mail versendet, dann steht er als Person mit seinem Namen im From-Feld der Mail.

Wenn alle Stricke reißen, sollte er zumindest im Systemfeld $UpdatedBy auftauchen.

[Sascha Seipp]

Hallo Mark,

die Infos des tatsächlichen Absenders, die Notes als "Sent by: xy" anzeigt, werden auch in den Mailheader extern versendeter Mails gepackt. Es bleibt also dem empfangenden Mail-Client überlassen, was er daraus macht. In einem Parallelthread wurde meines Wissens erst vor kurzem darauf hingewiesen, daß z.B. auch Outlook diese Info anzeigt (ich kann das mangels Outlook nicht verifizieren).

Die von dir gewünschte Basis-Funktionalität geht aber auch ohne Team-Mailbox: wenn du dem MailIn-DB-Dokument einen hierarchischen Namen verpaßt (sinnvollerweise analog deiner gegebenen Certifier), also z.B. TeamMailbox/Abteilung/Firma/ORG, dann kannst du diesen Namen auch als Owner in einem "ganz normalen" Postfach einbauen, und dann wird die dort hinterlegte Adresse auch als Absender versandter Mails genutzt.

So machen wir das schon eine Weile erfolgreich. Hat mich aber auch eine Weile gekostet, bis ich irgendwo im Netz (evtl. sogar hier im Forum?) darüber gestolpert bin.

Ciao
Sascha

[koehlerbv]

In einem Parallelthread wurde meines Wissens erst vor kurzem darauf hingewiesen, daß z.B. auch Outlook diese Info anzeigt (ich kann das mangels Outlook nicht verifizieren).

Verifizierung: Ausguck zeigt an "Name des tatsächlichen Schreibers im Auftrag von Besitzer der Mail-Datenbank".

Bernhard