vorbelegen Zustelloptionen Antwort senden an

[Lisa]

Hallo,

habe im Forum nichts Passendes gefunden:
Mitarbeiter senden Mails nach extern, sind unerwartet abwesend und die Antworten können nicht bearbeitet werden. In den Zustelloptionen soll unter Antwort senden an automatisch das Mailinpostfach der jeweiligen Abteilung eingetragen werden.

- es soll dies nur bei externen Mails gelten
- es werden unterschiedliche Mailinadressen benötigt, die irgendwo hinterlegt werden müssten (AD, andere NotesDB, Feld im Personendokument o.ä.)
- manche MA arbeiten für 2 verschiedenen Abteilungen
- es werden Mails auch über die Webschablone versandt

Wie ist dies in anderen Firmen geregelt?

Lisa

[Klafu]

Es gibt eine sogenannte Team-Mailbox, aus der heraus die Mitarbeiter E-Mails verschicken können. So landen die Antworten auch direkt wieder in der Teammailbox (abteilungs-MailDB)

Chris

[ascabg]

Hallo,

Zum einen ist das was Du moechtest, nicht ohne einen Eingriff in das Mailfile zu realisieren.

Zum Andern ist es in vielen Firmen so geregelt, dass sich die Mitarbeiter einer Abteilung meist gegenseitig auf
ihr Mailfiel berechtigen.
Ist jetzt einmal ein Mitarbeiter abwesend - nicht geplant, krank - dann uebernehmen es seine Kollegen und
arbeiten in seinem Mailfile.


Andreas

[Lisa]

Danke für die Antworten! Dann bleibt es beim Freigeben der Mailfile für eine Vertretung.

@Chris,
die Team-Mailbox hatte ich neulich schon gesucht.
Wie es aussieht ist derzeit (Stand März 2013) kein Download verfügbar:
http://atnotes.de/index.php/topic,39220.120.html

Lisa

[elektron]

Hallo,

hier ist die Version 3.26 zu finden:
http://www.openntf.org/internal/home.nsf/project.xsp?action=openDocument&name=DominoTeamMailbox

Gruss
Toralf

[Lisa]

Danke Toralf für den Link!

Testweise habe ich mit beiden Schablonen eine lokale DB erstellt.
Um den Teammailviewer nutzen zu können, müsste ich zumindest einige Übersetzungen ins Deutsche machen.

Vorher muss ich klären, ob die Teammailbox für unsere Zwecke geeignet ist.

Wenn ich es richtig verstanden habe, bekommt der User zusätzlich zu seinem persönlichen Postfach ein Lesezeichen für die Teammailbox und nutzt diese DB wie eine MailinDB?
Alle Mails werden von den in der ACL entsprechend eingetragenen Benutzern gesehen?
Ich brauche für jede DB eine zusätzliche Adresse, welche nach außen kommuniziert werden muss und die von der Adresse der zentralen Mailin abweicht?

Wo liegt der Unterschied zu einer MailinDB? Die Antworten sollen ja eigentlich an die zentrale Abteilungsadresse gehen.
Vielleicht habe ich auch das Prinzip noch nicht richtig verstanden.

Lisa

[elektron]

Hallo Lisa,

Ja, eine TeamMailbox empfängt die Mails mit der für sie konfigurierten Internetadresse.
(Man kann auch mehrere Mailin-Verweise mit verschiedenen Internetadresse auf eine TeamMailbox zeigen lassen.)
Damit haben Arbeitsgruppen alle empfangenen Mails an einem Ort.

Nun zum Vorteil:
Wenn man aus solch einer TeamMailbox Mails beantortet, dann wird diese Antwort von der TeamMailbox verschickt und nicht von einer bestimmten Person. Die Externen sehen also keine persönlichen Mailadressen und die Kommunikation "verschwindet" nicht in den privaten Maildatenbanken der Arbeitsgruppenmitglieder.

Und ja, man kann so viele neue Mailadressen nach aussen kommunizieren.
Anstatt diese Mailadressen in die Personendokumente bestimmter Mitarbeiter (als Alias) oder neuen Mailgruppen zuzuordnen, lässt man so adressierte Mails in die TeamMailboxen laufen und gibt einem Personenkreis per ACL darauf Zugriff.

Gruss Toralf