Postfach mitloggen

[Ottoderxte]

Hallo zusammen,

ich habe ihr eine begnadete Kollegin die es immer wieder schafft E-Mail in Ordner zu verschieben oder auch zu löschen und dann an Gott und die Welt E-Mails sendet das sie schon wieder wichtige E-Mails verloren hätte und das unser E-Mail System sche... wäre etc.
Wäre ja alles nicht so schlimm wenn es nicht die Personalchefin wäre. In der Regel finde ich ja ihre E-Mails wieder wenn sie nur verschoben wurden wenn sie gelöscht wurden habe ich aber nur 96 Stunden Zeit.
Deshalb meine Frage, gibt es eine Möglichkeit festzustellen was mit einer E-Mail passiert ist?

Gefunden habe ich jetzt auf die schnelle nichts.

Für Hinweise dankbar
Gruß Otto

[ascabg]

Hallo,

Spontan faellt mir nichts ein.

Aber man koennte ja eventuell die Mailverfolgung auf dem Server einmal einschalten.
Oder Du setzt mal die Zeit von den 96 Stunden hoch auf z.B. 168.

Oder Du greifts bei der Dame in das Design der Mailbox ein und haengst Dich mit dem entsprechenden Code in den Event "QueryDocumentDelete" im Datanbankscript.


Andreas

[klaussal]

Das wäre was:

http://www.qkom.de/ibmdomino/securtrac

Es passt optimal zu jeder Anwendung und bietet Überwachung ohne Eingriff in die Gestaltung.

[Banni]

Hallo,

nimm ihr mal die Löschrechte in der eigenen Mailbox weg. Wenn sie dann aufschreit, dass sie nicht löschen kann, hast Du den genauen Zeitpunkt. 
Die "verschwundenen" Mails sind dann wirklich nur verschoben worden.

Jan

[MaVo]

Otto, zeig Deiner Personalchefin, wie man die Mails in Notes verwaltet, dann hast Du weniger Stress und die Aussage

... und das unser E-Mail System sche... wäre etc.

ist schneller im Keim erstickt, als mit Tools oder LotusScript-Code Dir am Ende noch mehr Stress zu machen.

Denn das Löschrecht einer Person in deren Mailbox zu entziehen, halte ich für den falschen Weg.

[Banni]

Denn das Löschrecht einer Person in deren Mailbox zu entziehen, halte ich für den falschen Weg.

War so als kleine Aufmunterung gedacht 
Aber für ganz besonders schwierige Fälle halte ich das als zeitweiligen Workaround für angebracht.

Jan

[mwe]

Wenn man eine revisionssichere Email-Archivierung einsetzt, ist es kein Problem Mails aus dem Archiv wieder herzustellen.

Michael

[ascabg]

@mwe

Wenn man eine revisionssichere Email-Archivierung einsetzt, ist es kein Problem Mails aus dem Archiv wieder herzustellen.

Waere ja schoen, aber was machst Du mit den Mails, die 'geloescht' wurden, und die noch nicht im Archiv gelandet sind?
Denn anscheinend handelt es sich ja gerade um solche Mails.


Andreas

[Peter Klett]

Eine revisionssichere EMail-Archivierung archiviert, bevor der User die Mail in die Finger bekommt, sonst ist sie nicht revisionssicher.

Meine 5 Cent dazu ...

[mwe]

Hallo,

wenn man eine richtige revisionssichere Archivierung betreibt, werden alle ein- und ausgehenden Mails direkt archiviert, bevor sie beim User ankommen bzw. dieser die Mails löschen kann. Übrigens schreibt das Handelsgesetz das in D vor.

Michael

[ascabg]

Dann muss ich meine Frage noch etwas erweitern.

Und wie viele Firmen archivieren genau auf dieser Basis?

Mir ist bisher noch nicht eine Firma untergekommen, die Mals bereits archiviert hat, bevor diese
beim Benutzer eingetroffen ist und er mit dieser etwas unternehmen konnte.


Andreas

[kuabuab]

Wenn ich auch noch mein Senf dazu geben darf...

Genau, hat jemmand ein System im Einsatz so wie Michael das beschreibt?

Ich kenne von Kollegen nur Saperion. Aber so wie ich das verstehe wird bei Saperion erst auf der Usermailbox ab und an Archiviert. (also nicht Revisionssicher)


Von IBM soll es ja so eine Schweine teure Lösung geben die auch Revisionsicher ist. Eine grössere Firma in Liechtenstein im Bereich Recht und Treuhand soll anscheinend so eine Lösung einsetzten, die E-Mails immer direkt archiviert.

Gruss Daniel

[mwe]

Hallo Andreas,

seit dem 01.01.2006 ist es Pflicht revisionssicher zu archivieren. Siehe auch bei http://www.heinlein-support.de/mail-archiv, ein sehr guter Artikel. Wir machen die Mailarchivierung mit Anpassungen in der Mailschablone mit Docuware und Connect to Notes. Wir sind seit 2011 dabei, nachdem wir von unseren Wirtschaftsprüfern dazu aufgefordert wurden.

Gruss
Michael

P.S. man kann natürlich auch das System von Heinlein-Support nehmen, ist gar nicht so teuer. Hätte ich das System vorher gekannt, hätten wir das genommen.

[Ottoderxte]

Hallo,

ich sichere jede E-Mail per Regel in ein Journal. Da aber dort sehr viele E-Mail sind ist das immer ein Gesuche. (Ungenaue Angaben über Absender bzw. Betreff)

Um mal den Grad Ihrer EDV-Affinität darzustellen:
Trotz mittlerweile 6maligen Hinweis in einem Monat ändert sie von pdf-Dateien die Endung in doc und versucht sie mit Word zu öffnen.
Ich verstehe einfach nicht wie man so ein Kurzzeitgedächnis haben kann.
Hier würden sich 200 Mitarbeiter freuen wenn die Frau in Rente gehen würde.

Securtrac schaue ich mir mal an.

Gruß Otto

[cg-home]

Hallo zusammen,

wir archivieren auch schon länger. Die teure Lösung von IBM haben wir auch nicht genommen
sondern eine Schlankere Lösung die es auch tut. Dabei nutzen wir auch das Journal dessen Inhalt
dann per POP3 von der Archiv-Lösung abgeholt und revisionssicher abgelegt wird bevor es beim
Empfänger ankommt. Das Journal ansich ist ja nicht wirklich revisionssicher.
Anpassungen an der Mail-Schablone waren dazu nicht notwendig.

Ich stimme Martin zu, dass es vermutlich langfristig der bessere Weg ist ihr eine "Einzelschulung"
zu geben, auch wenn es einen selbst nervt. Aber das gehört nun mal dazu. Versetz Dich doch mal in
Ihre Lage ohne Deinem Wissen über Notes. Laß dir vielleicht auch erstmal zeigen wie Sie so arbeitet
um Dir ein Bild davon zu machen. Vielleicht macht Sie ja generell etwas ganz falsch.
Oder hat vielelicht noch jemand anderes Zugriff auf Ihre Mail-DB, so etwas hatten wir auch schon mal.

Ist zwar nicht dramatisch, aber überleg Dir vielleicht ob Du den letzten Beitrag etwas
entschärfst - Personaltechnisch sitzt sie am längeren Hebel.

mfg Christian

[Ottoderxte]

Ist zwar nicht dramatisch, aber überleg Dir vielleicht ob Du den letzten Beitrag etwas
entschärfst - Personaltechnisch sitzt sie am längeren Hebel.

mfg Christian

Das war die entschärfte Fassung!
Zu unser aller Erstaunen gibt es genau einen von 200 Kollegen der keinen Streß mit Ihr hat alle anderen stehen auf dem Kriegsfuss mit ihr.
Da die Geschäftsleitung aber trotz wiederholter Aufforderung vom Betriebsrat der Frau keinen Einhalt gebietet bzw. sie mal einnordet meint die auch noch das alles gut ist was sie macht.
Aber das gehört jetzt nicht mehr hierhin, zeigt aber nur das man seitens EDV machen kann was man will wenn der Mitarbeiter sich bewußt quer stellt hat man keine Chance.

Gruss Otto.

[Dr.Domino]

> Und wie viele Firmen archivieren genau auf dieser Basis?

Wir machen es - seit jetzt 4 Jahren ... ist halt im Prinzip ein "muß", das sich aus der Gesetzgebung in diesem Lande ergibt - allerdings stimmt es wohl, daß viele Firmen bei der Nummer "Vogel Strauß" spielen.
Bei uns kommt auch keine IBM-Lösung sondern eine aus Mülheim zum Einsatz :-)

[MCPvsTron]

Hallo,

wir haben so ein revisionssicheres System seit Februar diesen Jahres im Einsatz. Ist nicht von IBM sondern von einer großen anderen Company aber auch teuer...

VG
Christian

[Driri]

Genau, hat jemmand ein System im Einsatz so wie Michael das beschreibt?

Ja, haben wir. Und wir haben die teure Lösung von IBM genommen und seitdem mehr PMRs eröffnet, als in den gesamten Jahren davor, seit ich hier im Unternehmen bin.

[ascabg]

Ok.

Also haben anscheinend doch ein paar Firmen diese Art der Archiverung gewaehlt.
Na hoffentlich ist es dann den Anwendern auch untersagt worden, die Firmenadresse (eMail-Adrsse) zum Versenden und Empfangen von privaten Mails zu verwenden.
Und wenn Sie ihre Firmanadresse auch fuer private Mails verwenden koennen, dann sind die Mitarbeiter hoffentlich ueber den besagten Sachverhalt informiert wurden, dass ihre private Korrespondenz ebenfalls mit im Archiv landet und somit mind. 6 Jahre dort erhalten bleibt.

Denn diese privaten eMails wuerden in dem Falle ja dann auch alle mitarchiviert werden, oder sehe ich hier etwas falsch.


Andreas