Lotus Notes Archiv 2

[tuxracer]

Hallo zusammen,
bin endlich mal dazu gekommen, weiter in die Tiefen der Archivierung vorzudringen.

Problem besteht weiterhin, dass Mails in All Documents reinarchiviert werden ohne Ordnerzuordnung - habe leider bei Aktionen nichts zum Ordner aktualisieren gefunden.

Jetzt tritt noch ein weiteres Problem auf. Bislang wurde ohne Kriterien archiviert, heißt mit Drag und Drop wurden Mails ins Archiv gezogen, dort dann irgendwelche Ordner angelegt und dann die Mails auf diese Ordner verteilt. Nun soll nach Kriterien archiviert werden. Problem ist, dass die ORdnerstruktur überhaupt nicht übereinstimmt. Und Mails aus neu angelegten Ordnern ins "Nirvana" archiviert werden. Wie oben beschrieben in All Documents dann zu finden. Was würdt ihr raten, wie man am besten weiter vorgehen soll?

Vielen Dank und viele Grüße,

Ilona

[Klafu]

Hallo Ilona,

ihr habt archiviert indem ihr in einer Mail-Datenbank manuell Ordner erstellt und per Drag & Drop Mails da reingeschoben habt?
Und nun wollt ihr das archivieren in diese bestehende Datenbank automatisieren?
Welche Rechte hat den der Benuztzer auf diese MailDB?

Hast du mal probiert ob das Problem auch auftritt, wenn du (testweise) ein neues Archivkriterium/ ein neues Archiv erstellst?
Dann siehst du auch ob die Spalte "Ordner" unter Alle Dokumente dann immernoch leer ist.
Da ein "cut" zu machen und neu anzufangen wäre vielleicht - gerade wegen der Ordnerstruktur - sinnvoll.

Gruß
Chris

[MacSpudik]

Problem besteht weiterhin, dass Mails in All Documents reinarchiviert werden ohne Ordnerzuordnung - habe leider bei Aktionen nichts zum Ordner aktualisieren gefunden.

Hallo Ilona,

der Menupunkt Ordnergestaltung aktualisieren ist unter Aktionen versteckt.
D.h. die (produktive) MailDB des Anwenders öffnen und im Menu (d.h. auf gleicher Ebene wie Datei, Bearbeiten, Ansicht, Erstellen etc.) Aktionen aufklappen.
Hier existiert dann entweder direkt der Menupunkt "Ordnergestaltung aktualisieren" oder er versteckt sich unter dem Submenu "Ordner" und dann "Ordnergestaltung aktualiseren".
Nachdem die Ordnergestaltung der produktiven DB akualisiert wurde, ein Dokument archivieren.
Wenn nun das Archiv geöffnet wird, sollten alle Ordner existieren (neue und alte) und diese sollten auch gefüllt sein.

Wenn aber bereits direkt im Archiv (aus der Not) neue Ordner erstellt worden sind, werden diese dann natürlich doppelt sein. D.h. die eigentliche Struktur zum Zeitpunkt der Archivierung ist nun eh schon durcheinander und muss ggf. aufgeräumt werden.

Oder man entscheidet sich, wie Chris geschrieben hat, für einen sauberen Schnitt, nutzt das alte Archiv nur noch zu Lesezwecke (z.B. via Lesezeichenverknüpfung) und erstellt ein neues Archiv.

Grüße von
Sebastian

[tuxracer]

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Hinweise. Wir haben das gemacht, weil wir´s nicht besser wussten. Wie das halt manchmal so ist  .

Denke auch, dass ein Schnitt gemacht und neu angefangen werden muss. Dachte ich mir schon. Die Problematik mit dem Einordnen in All Documents hat sich dann auch erledigt.

NOCH MAL DANKE!!!