Umgang mit Besitzer in einer Mail-In-Datenbank

[Meathor]

Ich habe vor Kurzem auf die Lotus Version 8.5 umgestellt. Derzeit installiere ich nach und nach die Clients und stelle bereichsweise die Datenbanken auf die Mailschablone 8.5 um.  Vorher haben wir mit der Mailschablone der 6er Version gearbeitet.
Wir verwenden Mail-In-Datenbanken als zentrale organisationsgebundene Postfächer. Jede Abteilung, usw. besitzt ein zentrales Postfach, dass von zwei bis vier Mitarbeitern regelmäßig kontrolliert wird. Diese leiten eingegangene Nachrichten an den zuständigen Kollegen weiter oder antworten gleich auf die Anfragen. Als Besitzer der Datenbank ist jeweils der Bereichsleiter eingetragen.
Mit der Umstellung der Mailschablone hat sich die Bedeutung des Besitzers in den Mail-In-Datenbanken verändert. Seit dem:
•   Die Kollegen finden es nervig, dass sie immer den Namen des Vorgesetzten sehen, wenn sie eine Nachricht aus einer Mail-In-Datenbank weitergeleitet bekommen.
•   Der Chef findet es nervig, dass alle Antworten auf weitergeleiteten Nachrichten an ihn gehen.
•   Obernervig ist, dass Abwesenheitsmeldungen auf weitergeleitete Nachrichten an das Postfach des Chefs gehen, der von keiner Nachricht weis und den es auch nicht interessiert, dass der Mitarbeiter zurzeit Urlaub macht.
Ich würde gern wissen, wie andere Lotus Nutzer damit umgehen.
PS: Wie ich etwas anderes als eine hierarchische Person als Besitzer eintragen kann, habe ich im Forum gefunden. Aber es muss doch eine entspanntere Lösung geben.

[ascabg]

Hallo,

Ein grosser Teil verwendet in einem solchen Fall die Teammailbox von openNTF.
Da hast Du naemlich die genannten Probleme nicht.

%Edit
Und wenn die besagte Teammailbox nicht in frage kommt, warum wird nicht der Name der mail-In-Datenbank als Besitzer
derselben eingetragen?


Andreas

[Driri]

Mir fallen adhoc nur die beiden Möglichkeiten ein :

1) Mail-In-DB mit hierarchischem Namen anlegen und diesen als Besitzer eintragen.

2) TeamMailbox nutzen.


Genau diese beiden Verfahren setzen wir bei uns auch ein.

[Meathor]

Vielen Dank für die schnellen Antworten,

dass die Mail-In-Datenbank Dokumente auch mit hierarchischem Namen angelegt werden können, habe ich bisher nicht gewußt. Deshalb frage ich gleich nochmal nach, damit ich das auch richtig vertstehe.
Im Dokument für die Mail-In-Datenbank wird der Mail-In-Name 'AbteilungABC' durch die Form 'AbteilungABC/Organisation' ersetzt. Dann kann dieser Name auch als Besitzer eingetragen werden.
Ich habe das schon ausprobiert und es funktioniert. Gibt es für die hierarchische Form des Mail-In-Datenbank-Namen irgendwelche Effekte, die ich kennen sollte bevor ich diese Form systemweit ändere?

Ecky

[Driri]

Mir wären keine Effekte bekannt. Ich kann leider keinen der Admin-Kollegen fragen, da ich hier heute alleine die Stellung halte 

[Andrew Harder]

Statt jetzt alle Mail-In DB Dokumente zu ändern, könnte man auch für Mail-In DBs eine eigene Schablone anlegen.
Dort einfach in der Maske des Kalenderprofils die Fehlermeldung durch ein @success ersetzen.
Dann kann man den Mail-In DBs einfach die Mail-In DBs als Owner setzen und bekommt die Mails dann auch dorthin wo sie gehören.

[RZLT]

Dieses System das für Abteilungen ein eigenes Personendokument mit dazugehörigem Mailfile angelegt wird, praktizieren wir schon seit Einführung von Notes a. D. 1999 und hat sich bewährt.
Nennenswerte Effekte sind nur die ACL-Verwaltung, da es ja keinen angemeldeten User gibt, sprich Zugriffe müssen halt durch die Admin´s erledigt werden.
Ansonsten nur lustige Anekdoten, das Kollegen versehentlich im Abteilungs-"Dummy" den OOO-Service aktivieren ;-)

[ascabg]

@Andrew Harder
Ist das dann nicht doch etwas zu viel Arbeit?

Neue Version = neue Versionen der Templates = muss in dem gesonderten Template wieder nachgeplegt werden.


Andreas

[Andrew Harder]

Natürlich ist das Arbeit.
Aber: Diese eine Änderung nachzuziehen und dann einen Task auf 40K Mail-Ins zu starten ist erst einmal zeitsparender, als mal eben 40K Dokumente anzufassen, welche dann auch noch über 80 Server rumrepliziert werden... und dann noch der DirCat.
Kommt halt auf die Anzahl der Mail-Ins an 

[ascabg]

Und daher verwende ich schon seit geraumer Zeit die Teammailbox.
Da habe ich genau diese Problematiken nicht mehr.


Andreas

[Driri]

Dieses System das für Abteilungen ein eigenes Personendokument mit dazugehörigem Mailfile angelegt wird, praktizieren wir schon seit Einführung von Notes a. D. 1999 und hat sich bewährt.

Nur, damit keine Mißverständnisse aufkommen. Ich meinte in meinem Vorschlag 1 nicht Personendokumente, sondern Mail-In-Datenbank-Dokumente (Configuration -> Messaging -> Mail-In-Databases and Ressources).

[RZLT]

Nene, war mir schon bewusst