Dokumente können nicht archiviert werden

[dzonilee]

Liebes Notes-Forum.
Ich hoffe, dass Ihr mir bei der folgenden Problemstellung zur Hilfe steht. 

Folgende Problemstellung:
Dokumente können aus einer MailIn-Datenbank nicht archiviert werden (weder manuell noch zeitgesteuert über Kriterien).
Der Grund ist, dass folgende Flags gesetzt sind:
$NoPurge = "1"
PROTECTFROMARCHIVE = "1"

Ich habe auch einen Agent entwickelt, der die Flags bei den bestehenden Dokumenten löschen soll.
Da jedoch laufend Dokumente die Flags haben, würde ich gerne den Grund/die Ursache dafür wissen, damit eine zentrale Lösung möglich ist, sodass die Flags garnicht gesetzt werden.
Ich bin fraglos, von wo die Flags kommen könnten. 
Noch eine Info: Passiert nur bei den gesendeten Mails, welche verschiedene Benutzer aus der MailIn-Datenbank senden.

Infos:
Client: 851
Mailschablone: 85

Bitte um eure geschätzte Hilfe.
Danke im Voraus für eure Beiträge
liebe Grüße
Niki

[ra.t]

Vielleicht hilfts dir ja:
It is common in mail files with archiving enabled to have documents left in the mail file that seem like they should of met the archive criteria. For example, a user or administrator may have archiving set up to archive all documents that are 'not modified' in the last 90 days and have a calendar entry, that is 6 months old.
 Documents that do not archive that may seem like they meet the archive criteria include:
 •Documents that contain the $NoPurge purge field
•Documents that contain the ProtectFromArchive field
•The last modified date is more current than the creation date
•Documents with ancestors (contains a $ref field)
For Calendar entries specifically check to see if it is a: •$NOPURGE field that exists and is greater than current time
 •DueDate field that exists and is greater than current time
•EndDateTime field that exists and is greater than current time
•Repeating calendar meetings
•Unprocessed calendar entries (confirming)
To override these exceptions and archive documents despite their field values or modified dates. a user can always select Actions -> Archive -> Archive Selected Documents from the Actions menu. For archiving the selected documents from source database  to destination archive database  but not delete from source database when the $NoPurge=1 or ProtectFromArchive=1.

[dzonilee]

@ra.t
Danke für deine Rückmeldung, diesen Beitrag kenne ich allerdings schon. Hat mir nicht geholfen.
Betroffen sind aktuelle Mails und nicht veraltete Kalendereinträge.
Die Eigenschaften der Mails weisen auch nicht auf mysteriöse Sachen auf, außer die zwei Flags.
In der MailIn befindet sich ebenso kein Agent, der die Flags setzten sollte.
Hab mal das Design aktualisiert, vielleich hilft ja das.

Bitte um weitere Unterstützung, jede Info ist willkommen...
lg
Niki

[ra.t]

Hallo dzonilee,
was passiert denn, wenn du so eine Nachricht einfach auf den Reiter Archiv/Archivname ziehst.
Also ohne "Aktionen" Menü.

mfg.
Ralf

[dzonilee]

Liebes Notes-Forum.
Danke für eure Rückmeldung.
Inzwischen bin ich draufgekommen was das Problem bei den Usern war.

--> Verwendung der Vorlagen wurde missbraucht
Anstatt über Button 'Neues Mails aus Vorlage' erstellen und die Vorlage dann aussuchen, ist man immer direkt per Doppelklick in die Vorlage gegangen; editiert und das Mail verschickt.
Aus diesem Grund bekammen auch die Mails analog der Vorlagen die zwei Flags und konnten somit nicht archiviert werden.

Danke nochmals für eure Unterstützung.
lg, Niki

[ra.t]

Hallo Niki,
eine Frage habe ich noch.
Kann es evtl. sein, das die Vorlagen schon älteren Datums sind ?
Also noch im alten 6- oder 7-ner Design erstellt wurden? Das würde dein Problem erklären.
mfg
Ralf

[dzonilee]

@ra.t
Es ist davon auszugehen, dass die Vorlagen mit einem 8er Client erstellt wurden.
Ich glaube jedoch, dass das Problem nicht bei der Clientversion liegen könnte, denn:
Vorlagen bleiben aufgrund der zwei Flags ($NoPurge, PROTECTFROMARCHIVE) die sie beim Erstellen immer gesetzt bekommen von der Archivierung verschont, was auch einen Sinn macht.
Problem war wie gesagt, dass nicht Mails aus einer Vorlage erstellt wurden sondern die Vorlagen selbst editiert und verschickt wurden, wenn man es genau betrachtet. Somit wurden auch die Flags übernommen.

Eine Info anbei @Alle:
Wenn jmd. ein Mail aus einer Vorlage erstellt, ist diese gesperrt und kein zweiter kann zur gleichen Zeit die Vorlage verwenden. Beim Versuch, bekommt der zweite User die Meldung, dass diese locked by ist. Finde ich ziemlich "ÄTSCH".

[ascabg]

Hallo,

Wenn jmd. ein Mail aus einer Vorlage erstellt, ist diese gesperrt und kein zweiter kann zur gleichen Zeit die Vorlage verwenden. Beim Versuch, bekommt der zweite User die Meldung, dass diese locked by ist. Finde ich ziemlich "ÄTSCH".

Wieso findest Du dieses ÄTSCH?

Ist doch das ganz "normale" Document-Locking von Notes (Softlocking bzw. das Document-Locking, welches Du einschalten kannst)


Andreas

[dzonilee]

@ascabg
Ja. Beim Testen habe ich jedoch zwei Unterschiede feststellen können:
1. Wenn Mail aus Vorlage erstellt wird -> Dokument is locked by
2. Wenn direkt in Vorlage editiert wird -> kein Locking

Wobei hier das erste Handling das korrekte ist, und hier leider die Vorgabe gesperrt wird obwohl ich mir vorstellen kann, dass 10 weitere Personen zur gleichen Zeit die Vorlage verwenden möchten.

Wo finde ich die Einstellungen für das Locking?

lg, Niki